Afspraken plannen kost vaak meer tijd dan je lief is. Mailtjes heen en weer, terugbelmomenten (komt dinsdag of donderdag beter uit?) en ondertussen mis je misschien ook nog afspraken buiten openingstijd. Met de agendafunctie van Heyloha laat je je AI-agent afspraken plannen in je Microsoft 365-agenda, terwijl jij zelf de spelregels bepaalt. Jij bepaalt natuurlijk zelf de regels wanneer een afspraak kan. De AI plant deze dan volgens jouw wensen meteen in jouw agenda.
Wat doet de agendafunctie?
Heyloha kan tijdens een gesprek direct een afspraak inplannen.
Dat werkt via:
- De AI-chatbot op je website
- De AI-telefonist die de telefoon aanneemt
- De AI-QR agent, bijvoorbeeld op een poster, balie of etalage
Zo verloopt het in de praktijk:
Iemand stelt een vraag (via chat, telefoon of QR). De AI ziet dat een afspraak handig is (demo, intake, bezichtiging, consult, rondleiding). De AI checkt jouw agenda en toont alleen passende momenten. Zo heb je niet meer te maken met losse bookinglinks, hoeft geen extra mail te sturen en je hoeft geen notities op post-its meer te schrijven.
Jij houdt de controle
Automatisch plannen werkt alleen als jouw agenda geen chaos wordt. Daarom begint alles bij duidelijke afsprakenregels die jij zelf instelt. Je kunt bijvoorbeeld bepalen:
- Op welke dagen afspraken worden ingepland (bijv. alleen di/wo/do)
- Binnen welke tijden (bijv. 09.00 – 12.00 uur of alleen middag)
- Maximaal aantal afspraken per dag (bijv. 4 intakes per dag)
- Buffertijd tussen afspraken (bijv. 15 of 30 minuten, vooraf, na afloop)
- Soorten afspraken (online call, op locatie, bezichtiging, rondleiding, intake, etc.)
Heyloha:
- Toont alleen tijdsloten die voldoen aan die regels
- Checkt je agenda op bestaande afspraken
- Zorgt dat er geen dubbele afspraken ontstaan
Je geeft dus geen blinde toegang tot je hele agenda; je geeft de AI een zorgvuldig afgebakend speelveld.
Drie korte praktijkvoorbeelden
1. Makelaar: bezichtigingen inplannen terwijl jij slaapt
Een bezoeker zit ’s avonds op Funda en komt op jouw site. De AI-chat-agent:
- Beantwoordt vragen over de woning
- Stelt voor om een bezichtiging te plannen
- Toont beschikbare momenten volgens jouw makelaarsagenda
- Boekt de afspraak direct in
De volgende ochtend zie je een nieuwe bezichtiging in je agenda inclusief naam, telefoonnummer en referentie van de woning.
2. Zorgpraktijk: minder piekdruk op de telefoon
Een patiënt twijfelt ’s avonds of hij moet bellen. De AI-telefonist:
- Stelt een paar triagevragen
- Geeft basisinformatie
- Plant een belafspraak of consult in op een rustig moment in de agenda
Resultaat: minder telefoondruk in de ochtend, beter gespreide afspraken en toch bereikbaar voor patiënten buiten kantoortijd.
3. Museum of vakantiepark: vragen én afspraken via één ingang
Een bezoeker of gast wil weten wat er mogelijk is voor een groep. De AI-agent:
- Legt de opties uit
- Beantwoordt praktische vragen (tijden, prijzen, bereikbaarheid)
- Zet een groepsafspraak of belafspraak in de agenda van de juiste afdeling
Zo komt een warme lead niet meer binnen als losse mail, maar als concrete afspraak met context.
Waarom niet gewoon een losse bookingtool?
Veel organisaties gebruiken al boekingssoftware. Waarom dan toch Heyloha?
Gesprek + afspraak in één ervaring
De klant hoeft niet zelf te bedenken dat er een afspraak nodig is. De AI begeleidt het gesprek en stelt een afspraak voor op het juiste moment.
Meer context in je agenda
Omdat Heyloha het hele gesprek “kent”, kunnen relevante details automatisch in de afspraaknotities komen te staan: onderwerp, type afspraak, referentienummer, bijzonderheden. 24/7, op meerdere kanalen Of iemand belt, chat of een QR scant: de logica achter je agenda is overal hetzelfde. Jij beheert één set regels, Heyloha doet de rest.
Veelgestelde vragen in het kort:
Kan de AI zomaar alles in mijn agenda zetten?
Nee. De AI mag alleen boeken binnen de afsprakenregels die jij instelt. Buiten die kaders gebeurt er niets.
Wat als mijn agenda al vol zit?
Heyloha checkt bestaande afspraken. Een vol of bezet blok wordt niet aangeboden.
Is dit nuttig als we weinig traffic hebben?
Ja. Juist dan wil je geen kansen missen: elke lead of afspraak telt. Door frictie weg te halen (direct plannen tijdens het gesprek) haal je meer uit de bezoekers die je wél hebt.
Zelf proberen?
Wil je ervaren hoe het is als afspraken “vanzelf” in je agenda verschijnen terwijl jij de regels bepaalt?
- Koppel je Microsoft 365-agenda aan Heyloha
- Stel je beschikbare dagen, tijden en buffertijd in
- Laat je AI-agent de eerste afspraken plannen
Zo blijft jouw agenda van jou, maar hoef je het plannen niet meer zelf te doen.
