Waarom Heyloha anders is dan de standaard AI-chatbot

AI-chatbots zijn inmiddels standaardgereedschap. Toch hoor je in veel organisaties hetzelfde: “De chatbot snapt het net niet”, “We weten niet wie ’m beheert” of “De telefoon blijft alsnog roodgloeiend.”

Heyloha is bewust niet gebouwd als “nog een chatbot-widget”, maar als een AI-collega voor klantcontact.

Eén digitale medewerker die chat, telefonie en zelfs QR-codes voor je afhandelt en die met jouw kennis, in jouw tone of voice werkt. In dit artikel lees je wat Heyloha anders maakt dan de gemiddelde AI-chatbot en waarom dat juist voor mkb en non-profit zo’n verschil kan zijn.

Een klassieke chatbot denkt in losse vragen en antwoorden. Heyloha denkt in taken en processen.

De AI:

• vangt vragen op via chat, telefonie en QR;
• haalt de juiste informatie uit jouw website, documenten en FAQ;
• zet acties uit, zoals afspraken plannen, leads kwalificeren of terugbelverzoeken noteren.

Daarmee verschuift Heyloha van “tooltje op de website” naar een extra collega in je klantcontactteam. De rol van je medewerkers verandert ook: zij sturen bij, bewaken kwaliteit en pakken alleen de gesprekken over die écht menselijk moeten blijven.

Voor veel organisaties is de telefoon nog altijd het drukste kanaal. Zeker in sectoren als zorg, kinderopvang, makelaardij en de vakantiebranche. Precies daar loopt het vaak vast: wachtrijen, gemiste oproepen, gestreste teams.

Heyloha introduceert de AI-telefonist:

Stel: een ouder belt naar een kinderopvang, terwijl de groep vol zit en de administratie al achterloopt. De AI-telefonist neemt op, begroet in de naam van de organisatie, herkent dat het om een ziekmelding gaat, stelt een paar gerichte vragen en bevestigt de boodschap. Daarna stuurt Heyloha automatisch een nette samenvatting naar het juiste e-mailadres of systeem.

Het effect: ouders voelen zich geholpen, collega’s worden niet uit hun werk gehaald en er gaat niets verloren in losse notitieblaadjes. En dit blijft niet bij één lijn. De AI-telefonist kan meerdere gesprekken tegelijk voeren, 24/7, in meerdere talen, zonder pauze. Dat gaat verder dan “er zit een chatbot op onze site”. Dit is een digitale receptie.

QR-codes zie je overal: op campings, in vakantiehuizen, musea, festivals, handleidingen. Meestal verwijzen ze naar een pdf of een statische pagina. Handig, maar beperkt.

Met AI-QR verandert diezelfde sticker in een live gesprek.

Een bezoeker scant de code:

• in een museumzaal en vraagt naar het verhaal achter een kunstwerk;
• in een vakantiehuis en wil weten hoe de inductiekookplaat werkt;
• op een festival en zoekt het programma of de route.

In plaats van een lange tekst naar beneden te scrollen, stelt de bezoeker gewoon een vraag. De AI antwoordt direct, in de taal van de gebruiker, met informatie uit jouw kennisbank. Meldingen (“de lamp in huisje 14 is stuk”) kunnen meteen worden vastgelegd en doorgestuurd.

Zo wordt elk object, huisje of zaal een eigen servicepunt, zonder extra personeel.

Zodra je meerdere kanalen en tools hebt, ontstaat er al snel versnippering: chats in de ene omgeving, belnotities in de andere, QR-scans in weer een derde. Overzicht houden kost meer tijd dan het oplevert.

Heyloha voorkomt dat door alles te bundelen:

• Alle gesprekken in één inbox
  Of iemand nu belt, chat of een QR scant: alles komt in hetzelfde overzicht te staan. Je ziet wat de AI heeft gezegd, welke gegevens zijn verzameld en welke gesprekken nog actie vragen.
• Gezamenlijke kennislaag
  De AI gebruikt één centrale kennisbron: jouw website, geüploade documenten en aanvullende FAQ’s. Pas je iets aan op de site, dan loopt die kennis automatisch mee.
• Menselijke overdracht ingebouwd
  Medewerkers kunnen gesprekken eenvoudig overnemen, aanvullen en terugkoppelen. Hun antwoorden helpen de AI weer om de volgende keer beter te reageren.

In plaats van “we hebben overal losse stukjes AI”, krijg je een samenhangend systeem waar je team grip op houdt.

Veel AI-oplossingen zijn in de kern enterprise-software: krachtig, maar zwaar. Denk aan lange implementaties, maatwerkprojecten en een batterij consultants. Voor een mkb-organisatie of stichting is dat vaak onhaalbaar.

Heyloha kiest bewust een andere route:

• No-code start
  Op een WordPress-site installeer je een plugin, vul je een Brand ID in en de AI-chatbot staat. Of je plaatst één script via Google Tag Manager.
• Geen ontwikkeltraject nodig.
  Eén licentie, meerdere agents Je werkt met een helder creditmodel: chatgesprekken en belminuten gebruiken dezelfde credits. Chat, telefonie en AI-QR zijn inbegrepen; je hoeft niet per kanaal aparte tools te kiezen.
• Eenvoudig opschalen
  Gaat het gebruik omhoog, dan voeg je simpelweg meer credits toe. Je hoeft niet opnieuw te onderhandelen over modules of ingewikkelde bundels.

Zo wordt AI voor klantcontact haalbaar en behapbaar voor kleinere organisaties zonder in te leveren op kwaliteit.

De vraag die uiteindelijk telt: wat merk je er in de praktijk van? 4 voorbeelden:

1. Minder gemiste contactmomenten
De AI neemt op wanneer het team bezet is of buiten openingstijden. Dat betekent meer tevreden klanten, gasten of cliënten – én beter zicht op de echte vraag.

2. Minder herhaalvragen en onderbrekingen

Veelgestelde vragen worden automatisch en consistent beantwoord. Teams ervaren meer rust en kunnen zich richten op complexere zaken.

3. Betere service, zonder extra formatie

Door chat, telefonie en QR te combineren, verhoog je de servicegraad zonder direct nieuwe mensen te hoeven aannemen.

4. Meer inzicht in wat er speelt
Alle gesprekken staan centraal. Je ziet trends in vragen, piekmomenten in drukte en kansen voor verbetering in je processen en communicatie.

AI wordt zo geen speeltje aan de rand, maar een structurele versterking van je klantcontact.

De grootste drempel rond AI is vaak psychologisch: “We moeten eerst een strategie en een projectteam en draagvlak…” In de tussentijd lopen de telefoons door, staan inboxen vol en haakt je doelgroep af in wachtrijen.

Heyloha is juist bedoeld om pragmatisch te beginnen:

1. Start met één kanaal (bijvoorbeeld AI-telefonie of websitechat).

2. Laat de AI draaien op jouw bestaande kennis.

3. Leer van echte gesprekken en breid daarna uit met extra kanalen of use cases.

Zo groeit je AI-collega stap voor stap mee met je organisati

Wil je zien hoe dat eruit kan zien voor jouw organisatie. of die nu in de zorg, kinderopvang, makelaardij, musea, vakantiebranche of een totaal andere sector zit?

Plan een korte demo, laat ons horen hoe jouw klantcontact nu loopt en ervaar live hoe een AI-collega van Heyloha klinkt. Geen theoretische toekomstmuziek, maar concrete gesprekken die je team morgen al werk uit handen kunnen nemen.