De toepasbaarheid van AI voor evenementen & festivals
Een event is nooit stil. Bezoekers vragen van alles, de hele dag door. Vóór het event, onderweg én op locatie. Over tickets, tijden, bereikbaarheid, lockers, toegankelijkheid, muntverkoop, het programma, “waar is ingang X?” en “wat moet ik doen als ik iets kwijt ben?”.
Heyloha zorgt dat die vragen direct worden beantwoord. Vriendelijk, helder en in jullie toon. Zodat jullie crew focus houdt op de beleving op het terrein.
Altijd antwoord vóór én tijdens het event, 24/7 in elke taal
Meer rust voor je crew, meer tijd voor echte beleving
Bezoekers appen en zoeken op het moment dat het ertoe doet: op weg naar het terrein, in de rij bij de ingang, of midden tussen twee optredens. Heyloha helpt meteen. Via website chat, een AI QR-code op locatie, en WhatsApp .
Situatie
Eventorganisaties krijgen veel herhaalvragen via verschillende kanalen. In piekmomenten (ticketverkoop, dag van het event, timetable wijzigingen) loopt dat snel op. Dat zorgt voor:
- Extra druk op infopunten en crew,
- Onduidelijkheid bij bezoekers,
- En gemiste kansen om service én beleving te verbeteren.
Oplossing met Heyloha AI Agents
Heyloha vangt bezoekersvragen op en helpt mensen direct verder. Vóór én tijdens het event.
Website chat (vooraf & verkoopmoment)
- Antwoordt direct op vragen als: “Hoe laat begint het?”, “Kan ik met OV komen?”, “Wat zijn de regels rond tassen?”, “Is er een rolstoelplatform?”
- Stuurt door naar de juiste pagina: tickets, timetable, bereikbaarheid, FAQ.
- Helpt oriënterende bezoekers door naar de juiste actie: tickets kopen / contact / info.
AI QR-code op locatie (fysiek contactpunt)
- QR’s bij ingang, infobalie, barren, toiletten, lockers, plattegrond-punten.
- Vragen als: “Waar is stage B?”, “Waar kan ik water halen?”, “Hoe werken lockers?”, “Waar is EHBO?”
- Minder rijen bij infopunten: bezoekers vinden zélf antwoord
WhatsApp (snel, laagdrempelig)
- Bezoekers stellen vragen zoals ze dat toch al doen: “Waar kan ik parkeren?”, “Mag ik re-entry?”, “Ik ben iets kwijt.”
- Heyloha geeft direct antwoord of zet het door naar een collega als dat nodig is.
- Perfect voor last-minute vragen en het “nu even snel”-moment.
Resultaat
- Minder druk op infopunten en crew tijdens piekmomenten. Sneller geholpen → minder frustratie, meer beleving.
- Consistente antwoorden (ook bij meerdere locaties/dagen).
- Betere voorbereiding van bezoekers vóór aankomst.
Voor noodsituaties en veiligheidsinstructies volgt de bezoeker altijd de aanwijzingen van organisatie en hulpdiensten.
Wil je dit zien voor jouw event?
Plan een korte demo of bekijk alle use cases.
Wat eventorganisaties als eerste merken van werken met een AI agent
Minder ruis, meer overzicht en bezoekers die beter voorbereid aankomen. Service wordt vanzelfsprekend, ook als het druk is.
Minder herhaalvragen op het drukste moment
De “waar is…?” en “hoe werkt…?” vragen gaan niet meer langs drie mensen, maar worden direct opgelost.
Sneller antwoord, ook onderweg en op locatie
Bezoekers krijgen direct duidelijkheid via chat, QR of WhatsApp, precies wanneer ze het nodig hebben.
Meer rust voor crew, meer tijd voor beleving
Minder onderbrekingen voor je team. Meer focus op sfeer, flow en veiligheid.
Klantverhaal Mojo / De Grote Schijn
Hoe Heyloha Mojo Concerts helpt tijdens piekmomenten.Zet Heyloha ook fysiek neer op je event
Met een AI-code (QR) op strategische plekken kunnen bezoekers Heyloha direct openen op hun telefoon. Handig voor snelle vragen zonder rijen bij infopunten en zonder dat je crew steeds wordt onderbroken.
Waar je ’m voor gebruikt
- Wayfinding: “Waar is stage B?”, “Waar vind ik toiletten/lockers/waterpunten?”, “Hoe kom ik bij ingang X?”
- Praktisch: timetable, plattegrond, huisregels, tassenbeleid, munten/betaalmogelijkheden
- Service: verloren & gevonden, toegankelijkheid, re-entry, contact met organisatie (waar nodig)
Waarom dit werkt
Bezoekers vragen het liefst op het moment zelf. Eén scan → direct antwoord. Minder stress in de rij, meer flow op het terrein.
Voor noodsituaties en veiligheidsinstructies volgt de bezoeker altijd de aanwijzingen van organisatie en hulpdiensten.
Achter de schermen bij Heyloha
Heyloha wordt getraind op jullie eigen informatie: website, eventpagina’s, huisregels, plattegrond, timetable en praktische info. De AI-agent spreekt in jullie tone of voice en kan (waar nodig) soepel schakelen tussen talen. Handig bij internationale bezoekers!
Stuurt emails
Agendakoppeling
Mens kan gesprek overnemen
Onbeperkt aantal bots
In jouw huisstijl
Snelle keuzeknoppen
Altijd bereikbaar, ook tijdens piekmomenten
Maak van elke vraag een soepel antwoord. Ervaar hoe Heyloha bezoekers helpt en jouw team ademruimte geeft.