Hoe Heyloha Mojo Concerts helpt tijdens piekmomenten
Over Mojo Concerts De Grote Schijn
De Grote Schijn, een productie van Mojo Concerts, tovert het Kralingse Bos elk najaar om tot een magisch lichtspektakel. Met meer dan 65.000 bezoekers in slechts drie weken is het evenement een logistieke uitdaging van formaat.
De oplossing voor de stroom aan bezoekersvragen? Een nieuwe digitale collega genaamd ‘Sterre’, powered by Heyloha.
De uitdaging: 65.000 bezoekers, duizenden vragen, één klein team
Met al die bezoekers in een tijdvak van slechts drie weken, kampt De Grote Schijn met flinke pieken in klantvragen. Terwijl de organisatie zich focust op de technische productie en de beleving in het bos, loopt de mailbox vol.
Bezoekers hebben (vaak last-minute) dezelfde praktische vragen:“Waar kan ik parkeren?”, “Is het rolstoeltoegankelijk?” of “Welk tijdslot heb ik nodig?”.
Alexandra Garton van De Grote Schijn legt uit:
“We merkten dat we dezelfde vragen keer op keer kregen. Ons support team, is altijd op locatie en wilde zich focussen op het evenement zelf, maar was veel tijd kwijt aan het beantwoorden van eenvoudige vragen van bezoekers.”tijdswinst
480 vragen automatisch beantwoord
Benieuwd hoe Heyloha jou kan helpen?
30 minuten, geheel vrijblijvend
De oplossing: Een AI-agent om veelgestelde vragen te beantwoorden
Om de bezoekersservice te verbeteren zonder het supportteam extra te belasten, koos Mojo Concerts voor Heyloha.
De implementatie was razendsnel:
- Website als kennisbron: Heyloha scande de website en leerde direct alle details over ticketsoorten, route en parkeren.
- In eigen stijl: De AI-agent kreeg de naam Sterre en werd getraind om bezoekers vriendelijk en in de sfeer van het evenement te woord te staan.
- Live in een halfuur: Zonder technische kennis stond Sterre binnen 30 minuten live om vragen te beantwoorden.
Het resultaat: 32 uur tijdwinst en blije bezoekers
Sterre bleek de perfecte aanvulling op het team. Ze is er altijd: ’s avonds laat, in het weekend en tijdens de drukste piekmomenten.
De resultaten van editie 2025 spreken voor zich:
- 480 gesprekken volledig zelfstandig afgehandeld.
- 32 uur tijdwinst voor het supportteam.
- 70% minder herhaalvragen.
- Slechts 5% van de vragen hoefde te worden doorgezet naar een medewerker.
automatisch beantwoord
Tijdens piekmomenten
tijdwinst
Gem. 4 minuten per vraag bespaard
“Heyloha heeft ons echt geholpen om de focus te leggen waar die hoort: op het evenement zelf. Onze AI-collega Sterre beantwoordde de praktische vragen feilloos, ook als bezoekers om 22:00 uur hun plannen maken. Dat scheelt ons veel tijd én zorgt voor tevreden gasten.”
— Alexandra Garton, De Grote Schijn
Waarom Heyloha werkt voor evenementen
Voor seizoensgebonden evenementen zoals De Grote Schijn is schaalbaarheid cruciaal. Heyloha vangt de piekbelasting op, verhoogt de service door altijd bereikbaar te zijn, en neemt twijfels bij bezoekers weg precies op het moment dat ze een ticket willen kopen.
Benieuwd hoe een AI-assistent jouw evenement kan helpen?
20 minuten, via Teams, en geheel vrijblijvend
Use case evenementen & festivals
De toepasbaarheid van AI voor evenementen en festivals.
Meer klantverhalen lezen?
Hoe Van der Linden Makelaardij de focus in het team terugbracht
Daarom zochten zij naar een slimme oplossing: de Heyloha chat-assistent op hun website. Hun AI-assistent handelt zo’n 245 vragen per week automatisch af, en het team heeft weer focus voor persoonlijk contact.
