WhatsApp Business mit einem KI-Assistenten verbinden: so funktioniert es

Was Sie eigentlich einrichten wollen

Wer nach „WhatsApp Business API einrichten“ sucht, möchte meist eines: dass Kundenfragen über WhatsApp schnell und gut beantwortet werden, auch wenn das Team viel zu tun hat oder das Büro geschlossen ist. Genau das leistet ein KI-Assistent, der Nachrichten auf Ihrer WhatsApp-Nummer beantwortet.

Die offizielle WhatsApp Business API ist der Weg, über den vor allem große Unternehmen WhatsApp über Meta an ihre eigenen Systeme anbinden, oft mit Hilfe eines spezialisierten Anbieters. Mit Heyloha müssen Sie diesen Prozess nicht durchlaufen. Sie verbinden die Nummer, die Sie bereits haben, direkt mit dem Assistenten.

Wie Heyloha WhatsApp verbindet

Sie verbinden Ihre WhatsApp-Nummer, indem Sie in Heyloha einen QR-Code mit Ihrem Telefon scannen, genau wie bei WhatsApp Web. Heyloha wird damit zu einem verknüpften Gerät Ihrer Nummer.

Sie entscheiden selbst, welche Nummer Sie verbinden. Das kann die Nummer sein, die Ihre Kunden schon kennen, oder eine eigene Nummer, wenn Sie den Kundenservice lieber getrennt halten.

Ihr Team muss nichts umstellen. Alle antworten weiterhin aus der WhatsApp-App auf dem Telefon. Antwortet eine Kollegin selbst in einem Gespräch, kann sich die KI zurücknehmen.

Schritt für Schritt live

Schritt 1: Nummer verbinden. Öffnen Sie in Heyloha den WhatsApp-Kanal und scannen Sie den QR-Code mit Ihrem Telefon, unter Verknüpfte Geräte in WhatsApp.

Schritt 2: Wissen prüfen. Der Assistent nutzt dasselbe Wissen und denselben Tonfall wie der Chat auf Ihrer Website: Ihre Website, Dokumente und Anweisungen. Läuft Ihr Website-Chat bereits, ist diese Arbeit größtenteils erledigt.

Schritt 3: Übergabe festlegen. Bestimmen Sie, wann ein Gespräch an eine Kollegin oder einen Kollegen gehen soll, etwa bei einer Beschwerde, einer individuellen Anfrage oder wenn der Kunde einen Menschen sprechen möchte.

Schritt 4: Kanal live schalten. Verbinden und Aktivieren sind zwei getrennte Schritte. Erst wenn Sie in Heyloha unter Agent > Kanäle > WhatsApp auf Kanal aktivieren klicken, beginnt der Assistent zu antworten. So können Sie vorher in Ruhe alles prüfen.

Die meisten Teams sind in etwa einer Stunde live, ganz ohne technische Kenntnisse.

Was Ihre Kunden sehen

Für Ihre Kunden ändert sich nichts daran, wie sie Sie erreichen. Sie schreiben an Ihre bekannte Nummer und erhalten sofort eine Antwort, auch abends und am Wochenende.

Der Assistent antwortet in der Sprache, in der der Kunde schreibt, und beherrscht mehr als 50 Sprachen. Der WhatsApp-Assistent reagiert nur auf eingehende Nachrichten. Es werden keine proaktiven Nachrichten und keine Massennachrichten versendet.

So funktioniert die Übergabe an Ihr Team

Wird eine Frage zu speziell, übergibt der Assistent das Gespräch mitsamt dem gesamten Verlauf an eine Kollegin oder einen Kollegen. Ihr Team sieht sofort, was schon besprochen wurde, und muss beim Kunden nichts erneut erfragen.

Weil Ihr Team in der WhatsApp-App mitliest, kann jemand auch selbst einspringen, wenn das besser passt. Die KI kann sich dann zurücknehmen, damit der Kunde nicht zwei Antworten gleichzeitig bekommt.

Datenschutz und DSGVO

Heyloha läuft auf Servern in der EU, und Sie schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, wie es die DSGVO verlangt. Gespräche werden gespeichert, damit Ihr Team bei einer Übergabe den Kontext hat, und Sie können Daten jederzeit einsehen oder löschen.

Jetzt loslegen

Bereit, WhatsApp für Ihren Kundenservice einzusetzen? Starten Sie eine kostenlose 14-tägige Testphase, scannen Sie den QR-Code und schalten Sie den Kanal live, sobald Sie so weit sind. In etwa einer Stunde antwortet der Assistent auf Ihrer eigenen Nummer.

Häufig gestellte Fragen