KI-Telefonassistent
Nimmt sofort ab, auch wenn mehrere Personen gleichzeitig anrufen, bucht Termine und stellt bei Bedarf durch.
Heyloha übernimmt als KI-Telefonassistent die Anrufannahme für Ihr Unternehmen, rund um die Uhr, wie eine virtuelle Telefonistin. Der Assistent beantwortet Fragen mit natürlicher Stimme, in mehr als 50 Sprachen, und Sie behalten Ihre eigene Nummer. In einer Stunde live, ab 149 € im Monat.
Monatlich kündbar · Hören Sie vorher, wie er klingt: +31 970 102 257 34
Loha
Digitaler Assistent, rund um die Uhr erreichbar
“Guten Tag, Sie sprechen mit Loha, dem digitalen Assistenten. Wie kann ich Ihnen helfen?”
Demo-Nummer anrufen+31 970 102 257 34
Rund um die Uhr erreichbar. Stellen Sie ruhig eine Frage.
- Klingt natürlich und gibt sich offen als KI zu erkennen
- Kein Sprachmenü und keine Warteschleifenmusik. Der Assistent spricht in Echtzeit, lässt Anrufer ausreden und stellt sich als digitaler Assistent Ihres Unternehmens vor.
- Nimmt ab, auch nach Feierabend
- Abends, am Wochenende und wenn mehrere Personen gleichzeitig anrufen. Keine Mailbox und kein Besetztzeichen, also weniger Kunden, die auflegen und woanders anrufen.
- Erkennt die Sprache des Anrufers
- Mehr als 50 Sprachen. Der Assistent hört, welche Sprache jemand spricht, und antwortet sofort in dieser Sprache.
- Verbindet mit Kontext weiter
- Bei einer warmen Weiterleitung meldet der Assistent den Anrufer zuerst bei Ihrem Kollegen an. Nimmt niemand ab, kann er einen Rückrufwunsch aufnehmen.
- Bucht Termine während des Gesprächs
- Ist Ihr Outlook- oder Microsoft-365-Kalender angebunden, sieht der Assistent, welche Zeiten frei sind, und trägt den Termin direkt ein.
- Funktioniert mit Ihrer bestehenden Nummer
- Sie erhalten zusätzlich eine Heyloha-Nummer. Leiten Sie Ihre eigene Nummer dorthin um, immer oder nur dann, wenn Sie selbst nicht abnehmen.
Was Ihr KI-Telefonassistent außerdem kann
Mehr als eine Mailbox: ein Assistent, der Anfragen qualifiziert, Daten erfasst und alles an die Systeme weitergibt, die Sie bereits nutzen.
- Ziele für Leads und Termine
- Geben Sie dem Assistenten ein Ziel, etwa einen Termin zu buchen, eine Angebotsanfrage aufzunehmen oder Kontaktdaten zu erfassen, und er lenkt das Gespräch gezielt darauf hin.
- Zehn natürliche Stimmen
- Hören Sie sie im Dashboard im direkten Vergleich an, wählen Sie die Stimme, die zu Ihrer Marke passt, und wechseln Sie jederzeit. Jede Stimme spricht alle unterstützten Sprachen.
- Eigene Anweisungen und Tonalität
- Förmlich oder locker, kurz oder ausführlich. Sie bestimmen, was der Assistent sagt und was nicht, und wann er weiterverbindet.
- Antworten aus Ihrer eigenen Wissensdatenbank
- Ihre Website, FAQs, PDFs und andere Dokumente. Der Assistent antwortet mit dem, was für Ihr Unternehmen zutrifft, nicht mit allgemeinem Wissen.
- CRM-Anbindungen
- Gesprächsdaten und Leads gehen direkt an HubSpot oder ActiveCampaign, oder über Zapier, Make, n8n und Webhooks an fast jedes andere System. Eine direkte Anbindung an Ihre eigene Software bauen wir auf Anfrage.
- Transkripte und Auswertungen
- Jedes Gespräch wird transkribiert und lässt sich in Ihrer Inbox nachlesen. Sie sehen, welche Fragen eingehen und wie viele davon der Assistent selbst klärt.
So funktioniert Ihr KI-Telefonassistent in drei Schritten
Keine technischen Kenntnisse nötig. Bei den meisten Teams ist der Assistent innerhalb einer Stunde live.
Nummer erhalten
Sie erhalten eine eigene Heyloha-Nummer. Nutzen Sie sie sofort, oder leiten Sie Ihre bestehende Nummer über Ihren Telefonanbieter dorthin um.
Assistenten einrichten
Richten Sie Begrüßung, Wissensdatenbank, Kalender und Weiterleitungsregeln im Dashboard ein. Ihre Website liest der Assistent selbst ein.
Live gehen
Von da an nimmt der Assistent ab, rund um die Uhr, und Sie lesen jedes Gespräch in Ihrer Inbox nach.
Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent nimmt geschäftliche Anrufe entgegen und führt das Gespräch mit natürlicher Stimme, so wie eine Telefonistin. Der Assistent von Heyloha beantwortet Fragen auf Basis Ihrer eigenen Informationen, bucht Termine, nimmt Rückrufwünsche auf und stellt bei Bedarf zu einem Kollegen durch. Rund um die Uhr, in mehr als 50 Sprachen.
Ihre bestehende Telefonnummer behalten
Jeder Assistent erhält eine eigene Telefonnummer von Heyloha, und diese Nummer ist in Ihrem Paket enthalten. Ein Anbieterwechsel ist nicht nötig. Bei Ihrem Telefonanbieter stellen Sie ein, dass Ihre aktuelle Nummer auf die Heyloha-Nummer umgeleitet wird. Das geht bei fast jedem Festnetz-, Mobil- oder VoIP-Anschluss.
Sie entscheiden selbst, wann der Assistent abnimmt: immer, nur außerhalb der Geschäftszeiten oder erst dann, wenn Sie selbst nicht abnehmen oder besetzt sind. Die Umleitung bei Nichtmelden oder bei Besetzt heißt bedingte Rufumleitung, und Ihr Anbieter erklärt Ihnen, wie Sie sie einrichten.
Am Handy richten Sie die Umleitung mit einem Code ein, der bei Telekom, Vodafone und O2 gleich funktioniert: **21*Zielnummer# leitet alle Anrufe um, **61*Zielnummer# nur, wenn Sie nicht abnehmen, und **67*Zielnummer# nur bei Besetzt. Mit ##21#, ##61# oder ##67# schalten Sie sie wieder aus. Am Festnetz stellen Sie die Rufumleitung an der Fritzbox, im Kundenportal Ihres Anbieters oder in Ihrer Telefonanlage ein.
Nummern gibt es in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, Österreich, Frankreich, dem Vereinigten Königreich und der Schweiz. In Deutschland, Österreich und Frankreich erhalten Sie eine lokale Rufnummer mit Ortsvorwahl.
Weiterverbinden: Was passiert, wenn niemand abnimmt?
Fragt ein Anrufer nach einem Mitarbeiter oder kann der Assistent etwas nicht selbst klären, leitet er den Anruf an die Nummer weiter, die Sie dafür festlegen. Pro Kontakt bestimmen Sie, wann das erlaubt ist, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten, und ob die Weiterleitung warm oder kalt erfolgt.
Bei einer warmen Weiterleitung meldet der Assistent das Gespräch zuerst bei Ihrem Kollegen an, und erst nach dessen Zustimmung wird der Anrufer durchgestellt. Bei einer kalten Weiterleitung wird der Anrufer sofort verbunden.
Nimmt niemand ab und sind Rückrufwünsche eingeschaltet, notiert der Assistent einen Rückrufwunsch mit Name, Telefonnummer und Anliegen und schickt ihn per E-Mail an die Adresse, die Sie festlegen. Sind sie ausgeschaltet, hört der Anrufer, dass gerade niemand erreichbar ist.
Eine KI-Telefonistin, die sich als KI zu erkennen gibt
Seit dem 2. August 2026 schreibt die europäische KI-Verordnung (AI Act) vor, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Die Standardbegrüßung von Heyloha stellt den Assistenten deshalb als digitalen Assistenten Ihres Unternehmens vor. Den Text können Sie selbst anpassen, wir empfehlen aber, den Hinweis beizubehalten.
Ein Nachteil muss das nicht sein. Für Anrufer ist die Alternative oft eine Mailbox, ein Sprachmenü oder ein Besetztzeichen. Ein Assistent, der sofort abnimmt, das Anliegen versteht und einen Termin bucht, ist dann eher eine Verbesserung als eine Hürde.
Datenschutz und DSGVO
Gespräche werden nicht aufgezeichnet, sondern nur transkribiert, damit Sie und Ihr Team sie nachlesen können. Die Daten liegen auf Servern in der Europäischen Union, und die Verarbeitung unterliegt der DSGVO.
Heyloha verarbeitet personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter für Sie, dafür schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Mehr zu Hosting, Zugriff und Sicherheit lesen Sie auf der Seite Sicherheit.
KI-Telefonistin, Telefonservice oder Sprachmenü
Bei einem externen Telefonservice oder Telefonsekretariat nehmen Mitarbeiter eines anderen Unternehmens Ihre Anrufe an. Sie notieren eine Nachricht oder beantworten einfache Fragen, und Sie zahlen meist pro Anruf oder pro Minute. Ein Sprachmenü leitet Anrufer per Tastendruck weiter, beantwortet aber selbst nichts. Wie sich ein KI-Anrufbeantworter von einem klassischen Telefonservice unterscheidet, lesen Sie auf der Seite zum KI-Anrufbeantworter.
Ein KI-Telefonassistent nimmt sofort ab, auch mitten in der Nacht und auch dann, wenn mehrere Personen gleichzeitig anrufen. Er beantwortet Fragen auf Basis Ihrer eigenen Informationen und bucht selbst Termine. Was er nicht klären kann oder soll, gibt er an Ihr Team weiter. Für komplexe oder heikle Gespräche bleibt ein Mensch die beste Wahl.
Sie möchten Anbieter vergleichen? In der Kaufberatung KI-Telefonassistent vergleichen sehen Sie, worauf es ankommt: Stimme, Weiterleitung, Kalender, Datenschutz und Preis.
Was kostet der KI-Telefonassistent von Heyloha?
Heyloha kostet ab 149 € im Monat, zzgl. MwSt. Sie zahlen mit Credits: Ein Credit entspricht einer Gesprächsminute oder einem Chat-Gespräch. Das kleinste Paket enthält 250 Credits pro Monat. Telefonie, Chat, WhatsApp und E-Mail sind im selben Paket enthalten, ebenso eine Telefonnummer. Sie zahlen pro volle Gesprächsminute, abgerundet: Ein Anruf von 2 Minuten und 50 Sekunden kostet 2 Credits.
Ein Rechenbeispiel: Dauert ein Anruf im Schnitt zweieinhalb Minuten, deckt das kleinste Paket rund 100 Telefonate pro Monat ab. Rufen mehr Menschen an, wählen Sie ein größeres Paket oder kaufen Sie Credits dazu. Das Abo ist monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr, und Sie testen zuerst 14 Tage kostenlos. Ist Ihr Paket aufgebraucht und der automatische Zukauf ausgeschaltet, hören Anrufer eine kurze Ansage, dass der Dienst nicht erreichbar ist. Für eine stark genutzte Leitung empfehlen wir deshalb, den automatischen Zukauf einzuschalten.
Alle Pakete finden Sie auf der Preisseite. Mit dem ROI-Rechner berechnen Sie, was Ihnen ein KI-Telefonassistent bringt.
KI-Telefonie für Ihre Branche
Für jede Branche ausgearbeitet: welche Anrufe der Assistent annimmt, was er bucht und wann er weiterverbindet.
Rufen Sie unseren KI-Agenten an und urteilen Sie selbst
Rufen Sie jetzt an und erleben Sie, wie unser KI-Telefonassistent ein Gespräch führt. 24/7 erreichbar.
Teams, bei denen Heyloha schon heute ans Telefon geht
“Heyloha hat uns enorm dabei geholfen, unseren telefonischen Support zu verbessern. Der KI-Agent spricht gut Niederländisch, ist einfach einzurichten und bietet viel Flexibilität mit Weiterleitung, Zeitfenstern und Webhook-Integrationen.”
Team GiffyGiffy, Gutscheine und PrämienNEXXT GYM
NEXXT GYM hat den telefonischen Kundenservice aller 11 Studios durch KI ersetzt. KI-Assistentin Alma nimmt rund um die Uhr ab und leitet Anliegen an das richtige Studio weiter.
122telefonische Anliegen pro Monat automatisch bearbeitet
Die Geschichte von NEXXT GYM lesen4,6 auf Google, aus 9 Bewertungen (öffnet in einem neuen Tab)
Weiterlesen
Ihren KI-Telefonassistenten anlegen
Ihren ersten Assistenten Schritt für Schritt einrichten und mit Ihrer Wissensdatenbank trainieren.
→Anweisungen für Ihren Telefonassistenten schreiben
So formulieren Sie klare Anweisungen, damit der Assistent genau weiß, was er sagen darf und was nicht.
→Weiterleitung einrichten
Legen Sie fest, wann und an wen der Assistent weiterverbindet und was passiert, wenn niemand abnimmt.
→Häufige Fragen zum KI-Telefonassistenten
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent nimmt geschäftliche Anrufe entgegen und führt das Gespräch mit natürlicher Stimme, wie eine Telefonistin. Er beantwortet Fragen auf Basis Ihrer eigenen Informationen, bucht Termine, nimmt Rückrufwünsche auf und stellt bei Bedarf zu einem Kollegen durch. Andere Bezeichnungen sind digitaler Telefonassistent, KI-Telefonzentrale, KI-Telefonagent, virtuelle Telefonistin oder KI-Voice-Agent.
Klingt der Assistent wie ein echter Mensch?
Der Assistent spricht in Echtzeit mit natürlicher Stimme und lässt Anrufer ausreden. Sie wählen aus zehn Stimmen. Er stellt sich aber als digitaler Assistent vor, damit Anrufer wissen, mit wem sie sprechen. Überzeugen Sie sich selbst unter unserer Demo-Nummer: +31 970 102 257 34.
Kann ich meine bestehende Telefonnummer behalten?
Ja. Sie erhalten eine Heyloha-Nummer, die in Ihrem Paket enthalten ist, und leiten Ihre aktuelle Nummer über Ihren Telefonanbieter dorthin um. Die Umleitung kann dauerhaft greifen, nur außerhalb der Geschäftszeiten oder nur dann, wenn Sie selbst nicht abnehmen oder besetzt sind.
Funktioniert der Assistent mit meiner Telefonanlage?
Ja, wenn Ihr Anschluss eine Rufumleitung erlaubt, und das kann fast jeder Festnetz-, Mobilfunk- oder VoIP-Anschluss. Sie leiten Ihre Nummer auf die Heyloha-Nummer um, an der Fritzbox, im Kundenportal Ihres Anbieters oder in Ihrer Telefonanlage. Ihre Telefonanlage müssen Sie dafür nicht austauschen.
Was kostet Heyloha?
Heyloha kostet ab 149 € im Monat zzgl. MwSt., für 250 Credits. Ein Credit entspricht einer Gesprächsminute oder einem Chat-Gespräch. Eine Telefonnummer und alle Kanäle sind enthalten, Sie können monatlich kündigen und testen zuerst 14 Tage kostenlos. Wie andere Anbieter abrechnen, lesen Sie unter KI-Telefonassistent Kosten im Vergleich.
Kann ich Heyloha kostenlos testen?
Ja, 14 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Informationen und Ihrer eigenen Nummer. Danach ab 149 € im Monat zzgl. MwSt., monatlich kündbar und ohne Einrichtungsgebühr. Einen dauerhaft kostenlosen KI-Telefonassistenten für echte Geschäftsanrufe gibt es kaum; was es gibt und worauf Sie beim Test achten sollten.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
Dann bietet er dem Anrufer an, ihn mit dem Kollegen zu verbinden, den Sie dafür festgelegt haben, wahlweise warm oder kalt. Nimmt niemand ab und sind Rückrufwünsche eingeschaltet, notiert er einen mit Name, Nummer und Anliegen und schickt ihn an Ihr Team.
Was passiert bei einem dringenden Anruf?
Für jede Weiterleitungsnummer beschreiben Sie, in welchen Fällen der Assistent direkt durchstellt, zum Beispiel wenn ein Anrufer einen Notfall schildert oder ausdrücklich einen Mitarbeiter verlangt, und an welchen Tagen und zu welchen Zeiten das gilt.
Weiß der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Seit dem 2. August 2026 schreibt die europäische KI-Verordnung vor, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Die Standardbegrüßung stellt den Assistenten deshalb als digitalen Assistenten Ihres Unternehmens vor.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Gespräche werden nicht aufgezeichnet, sondern nur transkribiert. Die Daten liegen auf Servern in der EU, die Verarbeitung unterliegt der DSGVO, und wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
Mit welchem Kalender arbeitet der Assistent?
Der Assistent verbindet sich mit Outlook und Microsoft 365, sieht freie Zeiten und trägt Termine direkt ein. Nutzen Sie ein anderes Buchungssystem oder eine Praxissoftware, gehen Terminanfragen über Zapier, Make, n8n oder einen Webhook an dieses System, oder wir bauen auf Anfrage eine direkte Anbindung.
Wie erfahre ich, was am Telefon besprochen wurde?
Jedes Gespräch steht als Transkript in Ihrer Inbox. Über einen Workflow erhalten Sie zusätzlich eine E-Mail mit den erfassten Angaben, auf Wunsch mit dem ganzen Gespräch, und bei einem gebuchten Termin eine Terminmail. Leads gehen auf Wunsch direkt an HubSpot, ActiveCampaign oder per Webhook an Ihr eigenes System.
Kann der Assistent mehrere Anrufe gleichzeitig annehmen?
Ja. Jeder Anrufer wird sofort bedient, auch wenn mehrere Personen gleichzeitig anrufen. Es gibt keine Warteschleife und kein Besetztzeichen.
Wie schnell ist ein KI-Telefonassistent einsatzbereit?
Die meisten Teams sind innerhalb einer Stunde live. Der Assistent liest Ihre Website ein, Sie ergänzen eigene Antworten und richten Weiterleitung und Kalender ein. Danach leiten Sie Ihre Nummer um.
Was ist der Unterschied zu einem externen Telefonservice?
Bei einem Telefonservice nehmen Mitarbeiter eines anderen Unternehmens Ihre Anrufe an und notieren meist eine Nachricht. Ein KI-Telefonassistent nimmt sofort ab, rund um die Uhr, beantwortet Fragen auf Basis Ihrer eigenen Informationen und bucht selbst Termine. Was er nicht klären kann, verbindet er auf Wunsch mit einem verfügbaren Kollegen.
Welche Sprachen spricht der Assistent?
Mehr als 50 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch, Spanisch, Polnisch und Türkisch. Der Assistent erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet sofort in dieser Sprache.
Bekomme ich eine deutsche Telefonnummer?
Ja. In Deutschland erhalten Sie eine lokale Rufnummer mit Ortsvorwahl, die in Ihrem Paket enthalten ist. Nutzen Sie sie direkt, oder leiten Sie Ihre bestehende Nummer dorthin um, dauerhaft oder nur dann, wenn Sie selbst nicht abnehmen.
Was passiert, wenn meine Credits aufgebraucht sind?
Ist der automatische Zukauf ausgeschaltet, pausiert die KI, und Anrufer hören eine kurze Ansage, dass der Dienst nicht erreichbar ist. Schalten Sie den automatischen Zukauf ein, läuft alles weiter, und Sie zahlen pro zusätzlichem Credit. Für eine stark genutzte Telefonleitung empfehlen wir Letzteres.