Telefonsekretariat oder KI: was es kostet und wann ein Mensch besser ist

Telefonsekretariat oder KI: die kurze Antwort

Bei wenigen Anrufen ist ein menschliches Telefonsekretariat günstiger. Bei Gesprächen von zweieinhalb Minuten kippt das nach den Preislisten, die wir am 12. Oktober 2026 geprüft haben, bei ebuero schon ab 17 Anrufen im Monat, bei Starbüro je nach Tarif zwischen 48 und 61 Anrufen. Darüber kostet eine KI deutlich weniger: Für 100 Anrufe zahlen Sie bei den beiden Sekretariaten im jeweils günstigsten Tarif zwischen 245 € und 576 €, bei Heyloha 149 € im Monat, jeweils zzgl. MwSt.

Der Preis ist aber nur die halbe Antwort. Ein Telefonsekretariat meldet sich in Ihrem Namen, hält fest, wer angerufen hat und warum, und je nach Tarif beantwortet es Standardfragen und bucht Termine. Eine KI beantwortet alles, was in Ihren Informationen steht, und bucht Termine in Ihren Kalender. Dafür kann ein Mensch Situationen einschätzen, die in keinem Ablauf stehen. Was davon für Sie zählt, hängt davon ab, wer bei Ihnen anruft und warum.

Was ein externes Telefonsekretariat leistet

Ein externes Telefonsekretariat nimmt Anrufe für Ihr Unternehmen an, meldet sich mit Ihrem Firmennamen und gibt das Anliegen an Sie weiter, meist per E-Mail, SMS oder App. Auf Wunsch stellt es zu Ihnen durch. Viele Sekretariate beantworten auch Standardfragen und vereinbaren Termine: Bei Starbüro sind Terminbuchung und eine FAQ-Liste ab dem Tarif Smart enthalten (bis zu 10 Einträge, in Pro bis zu 20), und ebuero vereinbart Termine, wenn Sie Ihren Kalender freigeben.

Dieselbe Leistung läuft unter vielen Namen: Telefonservice für Unternehmen, Telefondienst, Büroservice, Anrufannahme oder virtuelles Sekretariat. Die Anrufe nehmen Mitarbeitende des Anbieters an, die für viele Firmen arbeiten. Ihr Unternehmen kennen sie aus dem, was Sie ihnen hinterlegen.

Wann jemand abnimmt, hängt vom Tarif ab. Bei ebuero sind es in den Tarifen Einsteiger und Standard Montag bis Freitag 7 bis 19 Uhr, rund um die Uhr für 19,90 € im Monat mehr; im Tarif Profi ist rund um die Uhr enthalten. Bei Starbüro ist es im Tarif Flex Montag bis Freitag 8 bis 18 Uhr, in Smart und Pro rund um die Uhr.

Was ein Telefonsekretariat kostet

Fast alle Anbieter rechnen nach demselben Muster ab: eine monatliche Grundgebühr, dazu eine Gebühr für jeden angenommenen Anruf und ein Preis pro Minute. Wie die Minute zählt, macht einen großen Unterschied. Bei ebuero zahlen Sie die Annahmegebühr und jede angefangene Minute, ein Gespräch von 2 Minuten und 30 Sekunden zählt also als 3 Minuten. Bei Starbüro wird sekundengenau abgerechnet, zur Minute gehört dort aber neben dem Gespräch auch die Nachbearbeitung.

Hier die Preislisten von zwei Anbietern, die bei Google für 'Telefonservice' weit oben stehen:

Rechenbeispiel: 20, 100 und 200 Anrufe im Monat

Wir haben beide Preislisten mit Gesprächen von durchschnittlich zweieinhalb Minuten durchgerechnet, alle während der Kernzeit, ohne Nachbearbeitung und ohne Zusatzoptionen. Bei ebuero steht jeweils der günstigste Tarif für die Menge.

Das Ergebnis: Bei 20 Anrufen ist Starbüro Flex am günstigsten, solange Ihnen Erreichbarkeit zu Bürozeiten reicht. Ab gut 60 Anrufen im Monat kostet Heyloha weniger als jeder Tarif der beiden Preislisten, bei 200 Anrufen weniger als die Hälfte. Kommen viele Anrufe abends oder am Wochenende, wächst der Abstand zu ebuero: Dort kosten Minuten außerhalb der Kernzeit 0,25 € mehr, in Einsteiger und Standard kommen 19,90 € im Monat für die Erreichbarkeit rund um die Uhr dazu. Bei Heyloha kostet ein Anruf um 22 Uhr dasselbe wie um 10 Uhr.

Vergleichen Sie dabei auch, was Sie für den Betrag bekommen. Starbüro Smart und Pro buchen Termine und beantworten Fragen aus einer FAQ-Liste mit bis zu 10 beziehungsweise 20 Einträgen, ebuero vereinbart Termine in Ihrem freigegebenen Kalender. Was über die Liste hinausgeht, nimmt das Sekretariat als Nachricht für Sie auf. Eine KI beantwortet alles, was in Ihren Informationen steht, Website und Dokumente eingeschlossen, und bucht Termine in Outlook oder Microsoft 365.

Was eine KI am Telefon anders macht

Eine KI am Telefon meldet sich ebenfalls mit Ihrem Firmennamen. Statt nur aufzuschreiben, beantwortet sie die Frage selbst, aus Ihrer Website, Ihren Dokumenten und Ihren Anweisungen. Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite dazu, wie der KI-Telefonassistent von Heyloha Anrufe annimmt. Was hinter Begriffen wie Voicebot oder Voice-Agent steckt, erklärt unser Artikel zum Voicebot.

Termine trägt die KI während des Gesprächs in Ihren Outlook- oder Microsoft-365-Kalender ein. Sie nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an, in über 50 Sprachen, und kostet abends und am Wochenende dasselbe wie mittags.

Weiterverbunden wird nach Regeln, die Sie pro Weiterleitungsnummer festlegen: bei welchen Anliegen, zu welchen Zeiten, warm oder kalt. Bei der warmen Weiterleitung kündigt die KI den Anrufer an, und Ihre Kollegin nimmt mit der Taste 1 an. Nimmt niemand ab, nimmt sie eine Rückrufbitte auf, wenn Sie diese Funktion eingeschaltet haben.

Jedes Gespräch steht danach als Text in Ihrem Posteingang. Aufgezeichnet wird nichts, und gespeichert wird in der EU (Niederlande). Live laufen Telefonate über Unterauftragsverarbeiter, etwa Twilio in den USA für die Übertragung; alle stehen mit Standort auf unserer Seite zu den Unterauftragsverarbeitern. Wer vor allem die Mailbox ablösen möchte, findet beim KI-Anrufbeantworter die Unterschiede zur Mailbox.

Wann ein menschliches Telefonsekretariat besser ist

Bei wenigen Anrufen. Bei Gesprächen von zweieinhalb Minuten ist Starbüro Flex bis 47 Anrufe im Monat günstiger als das kleinste Heyloha-Paket, Starbüro Smart bis 55 (mit 12 Monaten Laufzeit bis 60) und ebuero Einsteiger bis 16. Wer zehn Anrufe im Monat bekommt, braucht keine KI.

Wenn Ihre Anrufer einen Menschen erwarten. Manche Kundschaft legt bei einer Computerstimme auf, wie gut sie auch klingt. Kennen Sie Ihre Anrufer so, ist ein Mensch die sicherere Wahl.

Wenn fast jeder Anruf anders ist. Eine KI ist so gut wie die Informationen, die Sie ihr geben. Lässt sich wenig vorab aufschreiben und braucht fast jeder Anruf ein eigenes Urteil, ist ein erfahrener Mensch im Vorteil.

Bei heiklen Gesprächen. Eine aufgebrachte Beschwerde oder eine schwierige persönliche Lage: Hier zählt Einfühlungsvermögen mehr als Geschwindigkeit.

Wenn auch angerufen werden soll. Heyloha nimmt nur eingehende Anrufe an. ebuero bietet dagegen zum Beispiel einen Outbound-Service für ausgehende Anrufe an.

Wann sich eine KI rechnet

Ab gut 60 Anrufen im Monat, wenn ein großer Teil davon wiederkehrende Fragen und Terminwünsche sind: Öffnungszeiten, Preise, Abläufe, ein freier Termin am Donnerstag.

Wenn Anrufe abends und am Wochenende kommen. Bei ebuero kostet jede Minute außerhalb der Kernzeit 0,25 € mehr, bei Starbüro gibt es rund um die Uhr erst ab dem Tarif Smart mit Grundgebühr. Bei einer KI kostet ein Anruf nachts dasselbe wie mittags.

Wenn viele gleichzeitig anrufen. Eine KI hat kein Besetztzeichen und keine Warteschleife, auch nicht am Montagmorgen.

Wenn viele Anrufe Terminwünsche sind. Termine buchen auch Sekretariate, bei Starbüro ab dem Tarif Smart, bei ebuero in Ihrem freigegebenen Kalender. Der Unterschied liegt dann im Preis: Beim Sekretariat zahlen Sie für jeden Terminanruf die Annahmegebühr und die Minuten, bei Heyloha volle Gesprächsminuten aus Ihrem Paket.

Beides kombinieren: Sekretariat am Tag, KI am Abend

Sie müssen sich nicht für eines entscheiden. Ein naheliegender Weg: Tagsüber nimmt Ihr Team oder Ihr Sekretariat ab, abends, nachts und am Wochenende die KI. Das steuern Sie über die Rufumleitung, in vielen Telefonanlagen auch nach Uhrzeit. Wie das am Handy, am Festnetz und in der Telefonanlage geht, steht in unserer Anleitung Rufumleitung einrichten.

Oder umgekehrt: Die KI nimmt jeden Anruf zuerst an, erledigt Standardfragen und Termine und verbindet den Rest an Ihr Team weiter. Dann landen bei Menschen nur noch die Anrufe, die wirklich einen Menschen brauchen.

Wollen Sie nicht nur das Telefon, sondern den ganzen Kundenservice abgeben, also auch Chat und WhatsApp, lesen Sie unseren Vergleich Kundenservice auslagern: Callcenter oder KI.

So testen Sie den Unterschied selbst

Einen ersten Eindruck von Stimme und Gesprächsführung bekommen Sie über unsere Demo-Nummer +31 970 102 257 34. Der Demo-Assistent kennt Ihr Unternehmen nicht, er zeigt Ihnen, wie ein Gespräch mit der KI klingt.

Den eigentlichen Vergleich machen Sie in der Testphase: Testen Sie Heyloha 14 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Informationen, Ihrem Kalender und Ihren Weiterleitungsnummern, zum Beispiel erst nur abends neben Ihrem bestehenden Sekretariat. Stellen Sie die Fragen, die Ihre Kunden sonst Ihrem Sekretariat stellen, und lesen Sie danach im Posteingang nach, was die KI erledigt hat und was nicht. Alle Pakete stehen auf der Preisseite.

Häufige Fragen zu Telefonsekretariat und KI