Anrufbeantworter-Ansage geschäftlich: 24 Mustertexte

Kurz gesagt: Das gehört in eine geschäftliche Anrufbeantworter-Ansage

Eine gute geschäftliche Anrufbeantworter-Ansage beantwortet vier Fragen, bevor der Signalton kommt: Bin ich hier richtig? Wann erreiche ich jemanden? Was soll ich jetzt tun? Und wann höre ich von Ihnen? Mehr braucht der Anrufer nicht. Alles andere, vom Firmenslogan bis zu „Ihr Anruf ist uns wichtig“, verlängert nur die Zeit, bis er sprechen darf.

Diese Standardansage passt für die meisten Betriebe: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Gerade kann niemand Ihren Anruf annehmen. Bitte nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und kurz Ihr Anliegen. Wir rufen Sie heute noch zurück, spätestens am nächsten Arbeitstag bis 10 Uhr. Vielen Dank.“

In allen Mustertexten ersetzen Sie [Firma] durch Ihren Firmennamen und passen Zeiten, Daten und Nummern an. Versprechen Sie nur eine Rückrufzeit, die Sie auch halten. Wer „bis 10 Uhr“ hört und um 14 Uhr noch wartet, ärgert sich mehr als jemand, dem Sie gar keine Zeit genannt haben.

Kurz gesagt: Das gehört in eine geschäftliche Anrufbeantworter-Ansage
Baustein	So klingt es	Worauf Sie achten
Wer	„Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma].“	Den Firmennamen so, wie Ihre Kunden ihn kennen. Bei einer Durchwahl auch Ihren Namen und Ihre Abteilung.
Warum niemand abnimmt	„Gerade kann niemand Ihren Anruf annehmen.“	Ein Satz genügt. Einen Grund nennen Sie nur, wenn die Abwesenheit länger dauert: Mittagspause, Feierabend, Betriebsferien.
Was der Anrufer jetzt tun soll	„Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und kurz Ihr Anliegen.“	Sagen Sie, welche Angaben Sie brauchen. Bitten Sie auch dann um die Nummer, wenn sie im Display steht: Sie kann unterdrückt sein, oder jemand ruft über eine Zentrale an.
Ein anderer Weg	„Antworten auf häufige Fragen finden Sie auf [Website].“ Oder die Nummer des Notdienstes.	Nur einen Weg nennen. Bei zwei Nummern und einer Webadresse merkt sich der Anrufer kaum eine davon.
Wann Sie zurückrufen	„Wir rufen Sie heute noch zurück, spätestens am nächsten Arbeitstag bis 10 Uhr.“	Eine Uhrzeit statt „schnellstmöglich“.

Mustertexte für jede Situation

Die Vorlagen sind nach Situationen sortiert. Gegrüßt wird überall mit „Guten Tag“, denn das passt um 7 Uhr genauso wie um 22 Uhr. Eine Ansage mit „Guten Abend“ hört auch, wer am Samstagmorgen anruft.

Standardansage, wenn gerade niemand abnimmt

Für die Firmennummer nehmen Sie die Standardansage von oben. Für eine persönliche Durchwahl: „Guten Tag, hier ist der Anrufbeantworter von Anna Schmidt, Vertrieb bei [Firma]. Ich bin gerade im Gespräch oder nicht am Platz. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und worum es geht, dann rufe ich Sie heute noch zurück. Danke für Ihren Anruf.“

Kurz, für das Geschäftshandy: „[Firma], guten Tag. Ich kann gerade nicht ans Telefon. Bitte nennen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer, ich rufe Sie heute noch zurück.“

Ansage außerhalb der Geschäftszeiten

Mit Öffnungszeiten und Rückrufzeit: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Sie rufen außerhalb unserer Geschäftszeiten an. Wir sind montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da. Hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen, dann rufen wir Sie am nächsten Arbeitstag bis 10 Uhr zurück.“

Ohne Nachricht, nur mit Website und E-Mail: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Unser Büro ist jetzt geschlossen. Sie erreichen uns montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr. Antworten auf häufige Fragen finden Sie auf [Website], und per E-Mail erreichen Sie uns unter [E-Mail-Adresse].“ Diese Variante eignet sich als Ansage ohne Aufzeichnung, also wenn der Anrufbeantworter keine Nachrichten aufnehmen soll. Nehmen Sie sie nur, wenn jemand das Postfach auch liest.

Am Wochenende: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Am Wochenende ist unser Büro nicht besetzt. Ab Montag um 8 Uhr sind wir wieder für Sie da. Hinterlassen Sie gern Ihren Namen und Ihre Nummer, wir melden uns am Montagvormittag.“

Ansage für die Mittagspause

Ausführlich: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Wir sind gerade in der Mittagspause und ab 13 Uhr wieder für Sie da. Rufen Sie gern dann noch einmal an, oder nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Nummer. Wir rufen Sie heute Nachmittag zurück.“

Kurz: „[Firma], guten Tag. Wir sind bis 13 Uhr in der Mittagspause. Nennen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Nummer, wir hören die Nachrichten gleich nach der Pause ab.“

Eine Mittagspausen-Ansage müssen Sie zweimal am Tag umschalten, einmal hin und einmal zurück. Läuft sie um 15 Uhr noch, sagt sie Ihren Anrufern, dass Sie seit zwei Stunden wieder da sein müssten. Ohne Zeitsteuerung im Gerät oder in der Telefonanlage ist die allgemeine Standardansage meist die bessere Wahl.

Ansage für Feiertage und Betriebsferien

Weihnachten und Jahreswechsel: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Vom 24. Dezember bis zum 3. Januar ist unser Büro geschlossen. Ab Montag, dem 4. Januar, sind wir wieder für Sie da. Hinterlassen Sie gern Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen, wir melden uns bis Dienstag, den 5. Januar. Wir wünschen Ihnen schöne Feiertage.“

Sommer-Betriebsferien mit Bereitschaftsdienst: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Wir sind vom 26. Juli bis zum 13. August in den Betriebsferien. Ab Montag, dem 16. August, sind wir wieder für Sie da. In dringenden Fällen erreichen Sie unseren Bereitschaftsdienst unter [Nummer]. Ich wiederhole: [Nummer]. Alle anderen Anliegen nehmen wir nach dem Signalton gern auf.“

Brückentag oder einzelner Feiertag: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Heute, am Brückentag, ist unser Büro geschlossen. Ab Montag um 8 Uhr sind wir wieder für Sie da. Bitte nennen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer, wir rufen Sie am Montagvormittag zurück.“

Nennen Sie in jeder Ferienansage den Wochentag und das Datum, an dem Sie wieder da sind. „Nach den Feiertagen“ kann der 2. oder der 7. Januar sein. Und tragen Sie sich für den ersten Arbeitstag eine Erinnerung ein, die Ansage zurückzustellen. Sonst hört im Februar noch jemand, dass Sie ab dem 4. Januar wieder erreichbar sind.

Schalten Sie in den Ferien eine Ansage ohne Aufzeichnung ein, kann niemand eine Nachricht hinterlassen. Das ist ehrlicher als ein voller Anrufbeantworter, den drei Wochen niemand abhört. Dann braucht die Ansage aber einen anderen Weg, etwa eine E-Mail-Adresse oder eine Vertretung.

Ansage bei kurzer Abwesenheit

Unterwegs, zurück am Nachmittag: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Wir sind heute bis etwa 15 Uhr bei Kunden unterwegs. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen, wir rufen Sie heute zwischen 15 und 17 Uhr zurück.“

Messe oder Schulung über mehrere Tage: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Bis Donnerstag, den 12. November, sind wir auf einer Messe und nur eingeschränkt erreichbar. Wir hören den Anrufbeantworter jeden Abend ab und melden uns am nächsten Tag. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen.“

Stoßzeiten: „Alle Leitungen sind belegt“

Diese Ansagen gehören in die Warteschleife einer Telefonanlage. Die erste Ansage: „Guten Tag und willkommen bei [Firma]. Im Moment sind alle Leitungen belegt. Bitte bleiben Sie dran, wir sind gleich für Sie da.“

Die Wiederholung nach einer Weile: „Vielen Dank für Ihre Geduld, es dauert noch einen Moment. Wenn Sie nicht warten möchten: Viele Fragen beantworten wir auf [Website], und per E-Mail erreichen Sie uns unter [E-Mail-Adresse].“

Wenn die Anlage Anrufer nach einer Wartezeit auf den Anrufbeantworter weiterleitet: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Gerade sind alle Kolleginnen und Kollegen im Gespräch. Bitte nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen, wir rufen Sie innerhalb von zwei Stunden zurück.“

Nennen Sie keine Wartezeit, wenn Ihre Anlage sie nicht misst. „Nur noch wenige Minuten“ ist beim dritten Hören unglaubwürdig.

Zentrale mit Auswahlmenü

Das Hauptmenü: „Guten Tag und willkommen bei [Firma]. Für Fragen zu einem laufenden Auftrag drücken Sie die 1. Für ein neues Angebot drücken Sie die 2. Für Rechnungen und Buchhaltung drücken Sie die 3. Für alle anderen Anliegen bleiben Sie bitte in der Leitung.“

Dieselbe Zentrale nach Feierabend: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Unsere Zentrale ist montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr besetzt. In dringenden Fällen, etwa bei einer Störung, drücken Sie die 1, dann verbinden wir Sie mit unserem Bereitschaftsdienst. Für alle anderen Anliegen hinterlassen Sie bitte nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Nummer.“

Vier Regeln für ein Auswahlmenü. Höchstens drei oder vier Optionen, die häufigste zuerst. Erst der Zweck, dann die Taste: Wer „Für ein neues Angebot“ hört, weiß, dass er gemeint ist, und muss sich keine Ziffern merken. Wer keine Taste drückt, etwa am Steuer mit der Freisprecheinrichtung, landet trotzdem irgendwo. Und hinter jeder Taste muss jemand abnehmen oder eine Mailbox stehen; prüfen Sie das Menü, sobald sich Zuständigkeiten ändern.

Ansage auf Deutsch und Englisch

Für Betriebe mit internationalen Kunden: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Bitte nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen, wir rufen Sie zurück. Hello, you have reached [Firma]. Please leave your name, your number and a short message after the tone, and we will call you back.“

Deutsch zuerst, wenn die meisten Anrufer Deutsch sprechen, und beide Hälften gleich kurz. Mehr als zwei Sprachen machen die Ansage für alle zu lang.

Ansagetexte für Ihre Branche

Jede Branche hat eine Angabe, die beim Rückruf Zeit spart. Bitten Sie in der Ansage gleich darum. Wie ein KI-Telefonassistent in diesen Branchen arbeitet, lesen Sie für Handwerksbetriebe, Kanzleien und Steuerberater.

Handwerk

Tagsüber auf der Baustelle: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Wir sind gerade auf der Baustelle und können nicht ans Telefon. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer, Ihren Ort und worum es geht, etwa eine Reparatur oder ein neues Angebot. Wir rufen Sie heute nach 16 Uhr zurück.“ Der Ort sagt Ihnen vor dem Rückruf, ob der Auftrag in Ihrem Einsatzgebiet liegt.

Nach Feierabend mit Notdienst: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Unser Büro ist jetzt geschlossen. Bei einem Notfall, etwa einem Wasserrohrbruch oder einem Heizungsausfall, erreichen Sie unseren Notdienst unter [Notdienstnummer]. Ich wiederhole: [Notdienstnummer]. Alle anderen Anliegen nehmen wir nach dem Signalton gern auf, wir melden uns am nächsten Arbeitstag.“ Sagen Sie die Notdienstnummer zweimal, langsam und in Blöcken. Kostet ein Einsatz außerhalb der Geschäftszeiten einen Zuschlag, sagen Sie es dazu: „Für Einsätze außerhalb unserer Geschäftszeiten berechnen wir einen Notdienstzuschlag.“ Das erspart die Diskussion an der Haustür.

Kanzlei: Steuerberatung und Rechtsanwälte

„Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Kanzlei [Name]. Gerade ist niemand am Telefon. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und, wenn vorhanden, Ihr Aktenzeichen oder Ihre Mandantennummer. Geht es um eine Frist, nennen Sie bitte auch das Datum. Wir rufen Sie heute noch zurück.“

Bitten Sie nur um Name, Nummer, Aktenzeichen und das Datum einer Frist, nicht um Einzelheiten zum Fall. Was jemand auf den Anrufbeantworter spricht, hört später vielleicht nicht die Person, die das Mandat betreut.

Agentur

„Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Wir sind gerade in Kundenterminen. Arbeiten wir schon zusammen, erreichen Sie Ihre Projektleitung am schnellsten per E-Mail. Sie möchten ein neues Projekt besprechen? Dann nennen Sie bitte Ihren Namen, Ihr Unternehmen und Ihre Nummer, wir melden uns heute noch.“

Bestehende Kunden schicken Sie auf den schnelleren Weg, neue Anfragen nehmen Sie auf. Fragen Sie bei neuen Anfragen nach dem Unternehmen: So wissen Sie vor dem Rückruf, mit wem Sie sprechen.

Onlinehandel

„Guten Tag, Sie sind verbunden mit dem Kundenservice von [Shopname]. Gerade ist niemand erreichbar. Wo Ihre Bestellung ist, sehen Sie über den Link in Ihrer Versandbestätigung. Rücksendungen melden Sie auf unserer Website unter Retouren an. Für alles andere nennen Sie bitte Ihre Bestellnummer, Ihren Namen und Ihre Nummer, wir rufen Sie zurück.“

Im Onlinehandel drehen sich viele Anrufe um zwei Fragen: Wo ist meine Bestellung, und wie schicke ich etwas zurück? Beantworten Sie beide in der Ansage. Den Satz zur Versandbestätigung nehmen Sie natürlich nur, wenn Ihr Shop einen Link zur Sendungsverfolgung verschickt.

Sätze, die Sie streichen sollten

„Wir rufen Sie schnellstmöglich zurück.“ Das kann eine Stunde heißen oder eine Woche. Nennen Sie eine Zeit.

„Ihr Anruf ist uns wichtig.“ Wer gerade beim Anrufbeantworter gelandet ist, hört darin eher das Gegenteil.

„Guten Morgen“ und „Guten Abend“. Die Ansage läuft rund um die Uhr, „Guten Tag“ passt immer.

„Nach den Feiertagen sind wir wieder für Sie da.“ Welcher Tag ist das? Wochentag und Datum.

„Hinterlassen Sie eine Nachricht.“ Ohne Hinweis, was Sie brauchen, hören Sie später: „Ja, hallo, rufen Sie mich mal zurück.“ Ohne Namen, manchmal ohne Nummer.

Werbung und Slogans. „Ihr Partner für …“ und das aktuelle Angebot kosten den Anrufer Zeit bis zum Signalton. Für Werbung ist Ihre Website da.

Witzige Ansagen. Was im Team lustig ist, hört ein neuer Kunde zum ersten Mal, und er kennt Sie noch nicht.

Wie lang darf die Ansage sein, und wie sprechen Sie sie auf?

Eine feste Sekundenzahl brauchen Sie nicht. Lesen Sie Ihren Text laut und stoppen Sie die Zeit mit dem Handy: Jede Sekunde wartet der Anrufer, bevor er etwas sagen darf. Die Mustertexte in diesem Beitrag sind 22 bis 52 Wörter lang, die meisten bleiben unter 50. Wird Ihr Text deutlich länger, steht fast immer etwas darin, das der Anrufer nicht braucht.

Schreiben Sie den Text auf und lesen Sie ihn ab, aber üben Sie ihn vorher zwei- oder dreimal laut. Ein Text klingt erst dann nicht mehr abgelesen, wenn Sie ihn kennen.

Nehmen Sie in einem ruhigen Raum auf, nicht im Großraumbüro, nicht in der Werkstatt und nicht im Auto. Ein kleiner Raum mit Teppich, Vorhängen oder Jacken an der Garderobe hallt weniger als ein leerer Besprechungsraum.

Sprechen Sie Zahlen langsam und in Gruppen von zwei oder drei Ziffern. Sagen Sie „zwo“ statt „zwei“, damit niemand „drei“ versteht. Eine Nummer, die der Anrufer mitschreiben soll, sagen Sie zweimal.

Sprechen Sie Webadressen so, wie man sie tippt, mit „Punkt“ und „Bindestrich“. Das @-Zeichen in einer E-Mail-Adresse sprechen Sie als „ät“.

Nehmen Sie alle Ansagen mit derselben Stimme auf. Sonst klingt Ihr Betrieb in den Ferien wie eine andere Firma als im Alltag. Für die Zentrale mit Auswahlmenü, die jeder Anrufer hört, kann sich eine professionelle Sprecherin oder ein Sprecher lohnen.

Rufen Sie danach von einem anderen Telefon an und hören Sie die Ansage so, wie Ihre Kunden sie hören. Am Handy klingt eine Aufnahme anders als am Computer, und erst so merken Sie, ob der Anrufbeantworter zu früh oder zu spät annimmt. Wie viele Sekunden es vorher klingelt, legen Sie bei einer Rufumleitung zur Mailbox selbst fest; die Codes stehen in unserer Anleitung Rufumleitung einrichten.

Ansage aufnehmen: Fritzbox, Mobilbox und Telefonanlage

Die Schritte unten stammen aus den Handbüchern und Hilfeseiten der Hersteller und Anbieter, geprüft im Oktober 2026. Menüs ändern sich mit neuer Software. Folgen Sie im Zweifel den Ansagen am Telefon.

Fritzbox

Am Telefon, das an der Fritzbox hängt, wählen Sie **600 für den ersten Anrufbeantworter, **601 bis **604 für die weiteren. Im Sprachmenü drücken Sie die 4 für „Ansage aufnehmen“ und dann die 1 für die Begrüßungsansage, die 2 für die Ansage im Hinweismodus oder die 3 für die Schlussansage. Mit der 8 starten Sie die Aufnahme, mit der 1 beenden Sie sie. So steht es im Handbuch der FRITZ!Box 7590.

Im Hinweismodus spielt die Fritzbox nur die Ansage ab und nimmt keine Nachrichten auf. Im Hauptmenü des Sprachmenüs schalten Sie mit der 5 zwischen Aufnahme- und Hinweismodus um. Für die Ansage ohne Nachricht aus den Mustertexten oben ist das der richtige Modus.

Lieber am Computer aufnehmen: In der Benutzeroberfläche der Fritzbox finden Sie den Anrufbeantworter unter Telefonie, Anrufbeantworter. Als Ansage kann er auch eine eigene Audiodatei abspielen, im WAV- oder MP3-Format und höchstens 60 Sekunden lang (AVM-Hilfe). Sprechen Sie den Text dann in Ruhe mit dem Handy oder einem Headset auf, speichern Sie ihn als WAV- oder MP3-Datei und laden Sie sie hoch.

Eine andere Ansage nach Feierabend geht mit einem Umweg, den AVM im Handbuch selbst beschreibt: Sie richten für dieselbe Rufnummer zwei Anrufbeantworter mit unterschiedlichen Ansagen ein und stellen die Zeitschaltung so ein, dass nie beide gleichzeitig aktiv sind. Die Zeitschaltung legt An- und Ausschaltzeiten für die einzelnen Wochentage fest. Bis zu fünf Anrufbeantworter sind möglich.

Mobilbox: Telekom, o2 und Vodafone

Telekom: Rufen Sie die Kurzwahl 3311 an. Im Hauptmenü drücken Sie die 3 für die Boxeinstellungen, dann die 1 für den Begrüßungstext und noch einmal die 1 für den persönlichen Begrüßungstext. Danach sprechen Sie Ihren Text auf und speichern ihn, wie die Mobilbox es ansagt; mit der Rautetaste nehmen Sie ihn neu auf. So zeigt es die Menüübersicht der Telekom-Mobilbox (PDF, Stand 02/2022).

o2: Rufen Sie die Kurzwahl 333 an, drücken Sie im Sprachmenü die 9 für die Konfiguration und dann die 1 für die persönliche Begrüßung. Mit der 1 wählen Sie dort einen permanenten Begrüßungstext, mit der 2 eine vorübergehende Abwesenheitsansage. Bei der Abwesenheitsansage hören Anrufer Ihren Text, können aber keine Nachricht hinterlassen (o2-Hilfe).

Vodafone: Ihre Mailbox erreichen Sie unter der Kurzwahl 5500 (Vodafone), die Ansage nehmen Sie im Sprachmenü auf. Eine Tastenfolge dafür haben wir in der Vodafone-Hilfe nicht gefunden. Folgen Sie also den Ansagen der Mailbox.

Bei der Mobilbox sprechen Sie die Ansage in der Regel am Telefon auf. Eine Zeitsteuerung wie bei der Fritzbox haben wir in den Menüs von Telekom und o2 nicht gefunden. Für die Betriebsferien nehmen Sie also eine neue Ansage auf und danach wieder die alte.

Telefonanlage und Cloud-Telefonanlage

In einer Telefonanlage gehört die Ansage zur Mailbox der Nummer, die Ihre Kunden wählen, also zur Hauptnummer oder zur Gruppe, nicht zur Durchwahl einer einzelnen Person. Bei sipgate klicken Sie zum Beispiel unter Telefonie auf Ihre Voicemail und sprechen die Ansage direkt im Account auf oder laden eine MP3-Datei hoch. Die Ansagen von Gruppen ändern dort nur Admins, und im Routing legen Sie fest, zu welchen Zeiten die Voicemail annimmt (sipgate-Hilfe).

Wie die Zeitsteuerung bei Ihrer Anlage heißt und ob sie je nach Uhrzeit eine andere Ansage abspielt, steht in deren Hilfe, meist unter Zeitsteuerung, Zeitplan oder Routing. Damit schalten Sie Mittagspause und Feierabend automatisch um.

Checkliste vor dem Aufnehmen

1. Wer, warum niemand abnimmt, was der Anrufer tun soll, ein anderer Weg und wann Sie zurückrufen: Steht alles drin?

2. „Guten Tag“ statt „Guten Morgen“ oder „Guten Abend“.

3. Eine Rückrufzeit, die Sie halten, statt „schnellstmöglich“.

4. Bei Ferien und Feiertagen: Wochentag und Datum, ab dem Sie wieder da sind.

5. Nummern langsam, in Gruppen und mit „zwo“; eine Notdienstnummer zweimal.

6. Keine Werbung, keine Slogans, keine Witze.

7. Laut lesen, Zeit stoppen, kürzen.

8. Nach dem Aufnehmen von einem anderen Telefon anrufen und anhören.

9. Eine Erinnerung im Kalender, die Ferienansage am ersten Arbeitstag zurückzustellen.

Was keine Ansage kann

Jede Ansage in diesem Beitrag sagt dem Anrufer zuerst dasselbe: Gerade ist niemand da. Eine gute Ansage sagt das freundlich und erklärt, wie es weitergeht. Aber die Frage des Anrufers bleibt liegen, bis Sie zurückrufen.

Die Kundin, die nur wissen will, ob Sie auch in ihrem Ort arbeiten, wartet bis nach 16 Uhr auf Ihren Rückruf, oder sie ruft den nächsten Betrieb an. Der Kunde, der um 19 Uhr eine Rücksendung anmelden will, hört eine Ansage, die ihn auf die Website schickt, auf der er gerade war. Und wer in der Mittagspause gleichzeitig mit zwei anderen anruft, bekommt je nach Anschluss die Ansage, die Warteschleife oder das Besetztzeichen.

Dazu kommt die Pflege. Mittagspause, Feierabend, Brückentag, Betriebsferien: Jede Lage braucht eine eigene Aufnahme und, wo keine Zeitschaltung hilft, jemanden, der sie rechtzeitig umschaltet und wieder zurück.

Bei wenigen Anrufen ist das völlig in Ordnung. Wer ein paar Anrufe pro Woche verpasst und sie am selben Tag zurückruft, braucht nichts weiter als eine gute Ansage und feste Rückrufzeiten. Wie Sie verpasste Anrufe zählen und wann sich mehr lohnt, steht im Beitrag Telefonische Erreichbarkeit verbessern.

KI-Anrufbeantworter: eine Begrüßung statt einer Ansage

Ein KI-Anrufbeantworter nimmt den Anruf an und führt das Gespräch. Die Begrüßung ist bei ihm der erste Satz eines Gesprächs, nicht der letzte vor dem Signalton.

Bei Heyloha legen Sie die Begrüßung pro Wochentag und Zeitfenster fest: eine für tagsüber, eine für die Mittagspause, eine für den Abend. Weil jede Begrüßung zu ihrem Zeitfenster gehört, darf die für den Abend auch mit „Guten Abend“ beginnen; schreiben Sie die Tageszeit einfach in den Text. Mittagspause und Feierabend wechseln so von selbst. Für Betriebsferien stellen Sie die Begrüßung für diese Wochen um und danach wieder zurück. So klingen zwei Begrüßungen aus diesem Beitrag, umgeschrieben für einen KI-Anrufbeantworter:

Mittagspause: „Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von [Firma]. Unser Team ist bis 13 Uhr in der Mittagspause. Viele Fragen kann ich Ihnen gleich beantworten, sonst nehme ich Ihr Anliegen auf. Worum geht es?“

Betriebsferien: „Guten Tag, hier ist der KI-Assistent von [Firma]. Wir sind bis zum 13. August in den Betriebsferien. Ich beantworte gern Ihre Fragen und gebe Ihr Anliegen an das Team weiter. Was kann ich für Sie tun?“

Die Standardbegrüßung stellt den Assistenten als digitalen Assistenten Ihres Unternehmens vor. Den Text können Sie ändern. Lassen Sie den Hinweis auf den Assistenten drin, damit Anrufer wissen, mit wem sie sprechen. Am klarsten ist das Wort „KI“, wie in den beiden Beispielen.

Nach der Begrüßung beantwortet der Assistent Fragen aus Ihrer Website, die er täglich neu einliest, und aus den Dokumenten, die Sie hochladen. Pro Workflow sammelt er die Angaben, die Sie festlegen, etwa Name, Nummer und Anliegen, und schickt sie Ihnen per E-Mail, auf Wunsch mit dem ganzen Gespräch. Er nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an und antwortet in der Sprache, die der Anrufer spricht, in über 50 Sprachen. Sie wählen eine von 10 Stimmen und ob er Anrufer siezt oder duzt. Gespräche werden transkribiert, nicht aufgezeichnet.

Dringendes stellt er nach Ihren Regeln durch. Für jede Kollegin und jeden Kollegen, zu denen er weiterverbinden darf, legen Sie fest, in welchen Fällen und zu welchen Zeiten er durchstellt, warm oder kalt. Bei einer warmen Weiterleitung hört Ihre Kollegin zuerst, wer anruft und warum, und nimmt mit der Taste 1 an. Was für Sie dringend ist, beschreiben Sie selbst; von allein erkennt er das nicht. Geht dort niemand ran, nimmt er eine Rückrufbitte auf und mailt sie an die Adresse Ihrer Wahl, wenn Sie Rückrufbitten eingeschaltet haben. Ab Werk sind sie ausgeschaltet, dann hört der Anrufer, dass gerade niemand verfügbar ist. Mehr dazu im Beitrag Warme Übergabe.

KI-Anrufbeantworter: eine Begrüßung statt einer Ansage
Situation	Mit Ansage	Mit KI-Anrufbeantworter
Eine Frage nach Öffnungszeiten, Einsatzgebiet oder Preisen	Der Anrufer spricht eine Nachricht auf und wartet auf Ihren Rückruf.	Der Anrufer bekommt die Antwort sofort, aus Ihrer Website und Ihren Dokumenten.
Mehrere Anrufer zur selben Zeit	Je nach Anschluss Ansage, Warteschleife oder Besetztzeichen.	Der Assistent nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an.
Ein Notfall nach Feierabend	Die Ansage nennt eine Notdienstnummer zum Mitschreiben.	Der Assistent stellt nach Ihren Regeln zum Bereitschaftsdienst durch.
Betriebsferien	Neue Ansage aufnehmen und am ersten Arbeitstag zurückstellen.	Begrüßung für die Ferienwochen umstellen und danach zurück. In der Zeit beantwortet der Assistent trotzdem Fragen und nimmt Anliegen auf.
Ein Anrufer spricht Englisch	Zweisprachige Ansage, Rückruf auf Englisch.	Der Assistent antwortet in der Sprache des Anrufers.
Was Sie danach haben	Sprachnachrichten zum Abhören, sofern jemand etwas aufspricht.	Jedes Gespräch als Text im Posteingang und, wenn ein Workflow greift, eine E-Mail mit den Angaben.

Was ein KI-Anrufbeantworter nicht kann

Er nimmt nur eingehende Anrufe an und ruft niemanden zurück. Feste Rückrufzeiten brauchen Sie also weiterhin. Er ersetzt keinen Notdienst, er stellt zu Ihrem durch. Er weiß nur, was auf Ihrer Website und in Ihren Dokumenten steht; auf Ihre eigenen Systeme greift er nur zu, wenn wir eine Anbindung auf Anfrage bauen. Und manche Anrufer möchten einen Menschen sprechen. Lassen Sie ihn durchstellen, wenn jemand nach einem Menschen fragt, zumindest zu den Zeiten, in denen jemand da ist.

Und er kostet Geld, während eine Mailbox meist im Tarif enthalten ist. Heyloha gibt es ab 149 € im Monat zzgl. MwSt. für 250 Credits. Ein Credit entspricht einer Gesprächsminute oder einem Chatgespräch. Abgerechnet wird in vollen Minuten, abgerundet, mindestens ein Credit pro Anruf. Was ein menschliches Telefonsekretariat im Vergleich kostet, haben wir in Telefonsekretariat oder KI durchgerechnet.

So stellen Sie um

Sie behalten Ihre Nummer und leiten sie zum Assistenten um: immer, nach Feierabend, wenn Sie nicht abnehmen oder wenn besetzt ist. In Deutschland bekommen Sie dafür eine Ortsnetznummer mit der Vorwahl Ihres Standorts. Sie wird vergeben, sobald Ihre Unternehmensangaben geprüft sind; den Assistenten richten Sie in der Zwischenzeit schon ein. Die Codes für Handy, Festnetz und Fritzbox stehen in der Anleitung Rufumleitung einrichten.

Wie eine solche Begrüßung am Telefon klingt, hören Sie unter der Demo-Nummer unten. Oder testen Sie Heyloha 14 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Begrüßungen. Kündigen Sie innerhalb von 14 Tagen, zahlen Sie nichts.

Häufige Fragen zur Anrufbeantworter-Ansage

Was sagt man geschäftlich auf dem Anrufbeantworter?

Ihren Firmennamen, dass gerade niemand annehmen kann, welche Angaben der Anrufer hinterlassen soll und wann Sie zurückrufen. Zum Beispiel: „Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firma]. Gerade kann niemand Ihren Anruf annehmen. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen. Wir rufen Sie heute noch zurück.“

Wie lang sollte eine Ansage auf dem Anrufbeantworter sein?

So kurz, dass sie nur vier Fragen beantwortet: Wer ist dran, wann erreicht man jemanden, was soll der Anrufer tun, und wann rufen Sie zurück? Lesen Sie Ihren Text laut und stoppen Sie die Zeit, denn so lange wartet der Anrufer. Streichen Sie zuerst Werbung, Slogans und „Ihr Anruf ist uns wichtig“.

Wie ändere ich die Ansage meiner Mobilbox?

Bei der Telekom wählen Sie 3311 und drücken 3, 1 und 1 für den persönlichen Begrüßungstext. Bei o2 wählen Sie 333 und drücken 9 und 1 für die persönliche Begrüßung. Bei Vodafone erreichen Sie die Mailbox unter 5500 und folgen dem Sprachmenü. Rufen Sie danach von einem anderen Telefon an und prüfen Sie die Ansage.

Wie nehme ich an der Fritzbox eine eigene Ansage auf?

Am angeschlossenen Telefon wählen Sie **600 für den ersten Anrufbeantworter, dann die 4 für „Ansage aufnehmen“ und die 1 für die Begrüßungsansage. Mit der 8 starten Sie die Aufnahme, mit der 1 beenden Sie sie. Alternativ laden Sie in der Benutzeroberfläche unter Telefonie, Anrufbeantworter eine MP3- oder WAV-Datei als Ansage hoch.

Kann ich für Mittagspause, Feierabend und Urlaub verschiedene Ansagen einstellen?

An der Fritzbox richten Sie für dieselbe Nummer zwei Anrufbeantworter mit eigener Ansage und Zeitschaltung ein. Viele Telefonanlagen haben eine Zeitsteuerung. Bei der Mobilbox nehmen Sie für die Ferien eine neue Ansage auf. Ein KI-Anrufbeantworter wie Heyloha hat Begrüßungen pro Wochentag und Zeitfenster; für Betriebsferien stellen Sie die Begrüßung für diese Wochen um und danach zurück.

Was ist der Unterschied zwischen einer Ansage und einem KI-Anrufbeantworter?

Eine Ansage sagt dem Anrufer, dass gerade niemand da ist, und nimmt eine Nachricht auf. Ein KI-Anrufbeantworter führt das Gespräch: Er beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Informationen, nimmt Name, Nummer und Anliegen auf und stellt nach Ihren Regeln durch. Heyloha kostet ab 149 € im Monat zzgl. MwSt. für 250 Credits, ein Credit pro Gesprächsminute oder Chatgespräch.