Rufumleitung einrichten: alle Codes für Handy, Festnetz und Telefonanlage

Rufumleitung einrichten: die Codes auf einen Blick

Eine Rufumleitung schickt Anrufe für Ihre Nummer an eine andere Nummer: an ein Kollegenhandy, an einen Telefonservice oder an einen KI-Telefonassistenten. Am Handy schalten Sie sie mit einem kurzen Code ein, den Sie wie eine Telefonnummer wählen. Die Codes sind im Mobilfunk genormt. Welcher Anbieter welchen Code in seiner Hilfe nennt, steht unter der Tabelle und weiter unten bei den Unterschieden.

Statt Zielnummer tippen Sie die Nummer ein, die die Anrufe bekommen soll, am besten im internationalen Format: +49 oder 0049, dann die Vorwahl ohne die erste Null, dann die Rufnummer. Danach drücken Sie die Anruftaste.

Welche Rufumleitung passt zu Ihrem Betrieb?

Immer umleiten (**21*) passt, wenn eine andere Stelle Ihre Anrufe ganz übernimmt: abends, am Wochenende oder während der Betriebsferien. Ihr Telefon klingelt dann gar nicht mehr.

Die Umleitung bei Nichtannahme (**61*) ist im Geschäftsalltag meist die beste Wahl. Es klingelt zuerst bei Ihnen, und erst wenn niemand abnimmt, geht der Anruf weiter. Sie nehmen also selbst ab, wenn Sie Zeit haben, und verlieren keinen Anruf, wenn Sie beim Kunden, auf der Baustelle oder in einem anderen Gespräch sind.

Wie lange es vorher klingelt, legen Sie mit einer Sekundenangabe fest: **61*Zielnummer**20# lässt es 20 Sekunden klingeln. Telekom und O2 erlauben 5 bis 30 Sekunden in Fünferschritten, ohne Angabe sind es bei der Telekom 15 Sekunden. Achten Sie auf die zwei Sternchen vor den Sekunden, so schreiben es beide Anbieter.

Die Umleitung bei besetzt (**67*) greift nicht automatisch, sobald Sie telefonieren. Ist Anklopfen eingeschaltet, klopft ein zweiter Anrufer bei Ihnen an, statt ein Besetztzeichen zu bekommen. **67* greift dann nur, wenn Sie den anklopfenden Anruf ablehnen. Nehmen Sie ihn einfach nicht an, greift nach der Klingelzeit die Umleitung bei Nichtannahme (**61*). Ist Anklopfen ausgeschaltet, geht ein zweiter Anruf direkt über **67* weiter. Anklopfen schalten Sie in den Anrufeinstellungen Ihres Handys ein oder aus, auf dem iPhone heißt die Einstellung Anklopfen/Makeln.

Die Umleitung bei Nichterreichbarkeit (**62*) greift, wenn das Handy aus ist, im Flugmodus oder ohne Empfang.

Mit **004*Zielnummer# schalten Sie diese drei bedingten Umleitungen auf einmal ein: bei Nichtannahme, bei besetzt und bei Nichterreichbarkeit. Telekom, Vodafone und O2 nennen diesen Code in ihrer Hilfe, 1&1 nicht. Bei 1&1 richten Sie **61*, **67* und **62* einzeln ein.

Was mit Ihrer Mailbox passiert

Bei vielen Anbietern sind die bedingten Umleitungen ab Werk auf die Mailbox gestellt. Leiten Sie eine davon auf eine andere Nummer um, gehen diese Anrufe dorthin statt auf die Mailbox.

##002# löscht alle Umleitungen, auch die zur Mailbox. Möchten Sie die Mailbox danach zurück, schalten Sie sie über die Mailbox-Einstellungen Ihres Anbieters wieder ein, so wie es die Hilfe von Telekom, Vodafone und O2 beschreibt.

Rufumleitung am Handy einrichten, Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Telefon-App und den Ziffernblock.

2. Tippen Sie den Code mit der Zielnummer ein, zum Beispiel **61*, dann +49 und die Nummer ohne die erste Null der Vorwahl, dann #.

3. Drücken Sie die Anruftaste. Ihr Handy zeigt kurz an, ob die Umleitung eingerichtet wurde.

4. Prüfen Sie den Status mit dem passenden Statuscode, hier *#61#, und rufen Sie Ihre Nummer von einem anderen Telefon aus an.

Bei der Telekom gibt es einen praktischen Zwischenschritt: #21# schaltet die Umleitung nur aus, *21# schaltet sie wieder ein, ohne dass Sie die Nummer neu eintippen. Erst ##21# löscht sie ganz. Das hilft, wenn Sie abends umleiten und morgens wieder selbst abnehmen.

Rufumleitung am Festnetz: Telekom, Vodafone, 1&1 und Fritzbox

Ob Sie Ihre Büronummer aufs Handy, zu einer Kollegin oder zu einem Assistenten umleiten, der Weg ist derselbe. Am Festnetz funktionieren die Codes allerdings anders als am Handy, und oft hängen sie vom Router ab. Meist ist das Kundenportal oder die Oberfläche des Routers der einfachere Weg.

Telefonanlage und Cloud-Telefonanlage

Haben Sie eine Telefonanlage, richten Sie die Umleitung dort ein und nicht am einzelnen Telefon. Leiten Sie die Nummer um, die Ihre Kunden wählen, also die Hauptnummer oder Sammelrufnummer, nicht die Durchwahl einer einzelnen Person.

In Cloud-Telefonanlagen wie sipgate oder Placetel stellen Sie die Weiterleitung im Webportal oder in der App ein. Dort legen Sie fest, nach wie vielen Sekunden oder Klingelzeichen umgeleitet wird und was bei besetzt oder Nichterreichbarkeit passiert.

Soll ein Anruf nur außerhalb der Bürozeiten umgeleitet werden, brauchen Sie eine Umleitung nach Uhrzeit. Die Handy-Codes können das nicht: Dort schalten Sie **21* abends ein und morgens wieder aus. Viele Telefonanlagen haben dafür eine Zeitsteuerung.

Rufumleitung prüfen, testen und löschen

Am Handy zeigt *#21# an, ob alle Anrufe umgeleitet werden. *#61#, *#67# und *#62# zeigen die bedingten Umleitungen.

Verlassen Sie sich nicht nur auf die Anzeige. Rufen Sie Ihre Nummer von einem anderen Telefon an und nehmen Sie nicht ab. Die Umleitung bei besetzt testen Sie während eines Gesprächs: Lehnen Sie den anklopfenden Anruf ab, oder schalten Sie Anklopfen vorher aus. Erst dann wissen Sie, dass jede Umleitung greift.

Gelöscht werden die einzelnen Umleitungen mit ##21#, ##61#, ##67# und ##62#, die drei bedingten zusammen mit ##004# und alle auf einmal mit ##002#, auch die zur Mailbox. Nur ausschalten, ohne die Zielnummer zu verlieren, geht bei der Telekom mit #21#; mit *21# ist die Umleitung wieder an. Am Telekom-Festnetz schalten Sie mit #21#, #61# und #67# aus.

Was kostet eine Rufumleitung?

Den umgeleiteten Teil des Anrufs zahlen Sie, nicht der Anrufer. Die Telekom schreibt, dass eine Rufumleitung zur Mobilbox kostenlos ist und zu anderen Nummern nur dann, wenn die Verbindung zur Zielnummer auch sonst in Ihrem Tarif enthalten wäre. O2 und 1&1 weisen darauf hin, dass je nach Tarif Verbindungskosten anfallen können.

Entscheidend ist also, was ein Anruf zur Zielnummer in Ihrem Tarif kostet. Bei einer Fritzbox, die selbst umleitet, kommt die zweite Verbindung dazu.

Rufumleitung auf einen KI-Telefonassistenten: was dann passiert

Für Ihre Kunden ändert sich nichts: Sie wählen weiter Ihre bekannte Nummer. Die Umleitung passiert im Netz Ihres Anbieters oder in Ihrer Telefonanlage. Bei einer Umleitung bei Nichtannahme klingelt es zuerst bei Ihnen, und erst dann nimmt der Assistent ab.

Ein KI-Telefonassistent von Heyloha bekommt eine eigene Telefonnummer, die im Paket enthalten ist. In Deutschland ist das eine Ortsnetznummer mit der Vorwahl Ihres Standorts. Dafür sind Angaben zu Ihrem Unternehmen vorgeschrieben, die Sie bei der Einrichtung einreichen und die geprüft werden. Die Nummer wird erst vergeben, wenn diese Prüfung abgeschlossen ist, und das kann etwas dauern. Sie bekommen dann eine E-Mail. Den Assistenten selbst richten Sie in der Zwischenzeit schon ein. Sobald die Nummer da ist, tragen Sie sie als Zielnummer in den Code oder ins Kundenportal ein.

Weil die Heyloha-Nummer eine deutsche Festnetznummer ist, zählt für die Kosten bei Ihrem Anbieter, was ein Anruf ins deutsche Festnetz in Ihrem Tarif kostet. Bei Heyloha kostet jede Gesprächsminute mit dem Assistenten einen Credit, abgerechnet in vollen Minuten, abgerundet, mindestens eine Minute pro Anruf.

Wollen Sie tagsüber selbst abnehmen, leiten Sie mit **61* nur die Anrufe um, die Sie nicht annehmen. Bei Telekom, Vodafone und O2 nehmen Sie mit **004* besetzt und Nichterreichbarkeit gleich mit, bei 1&1 richten Sie diese einzeln ein. Abends und am Wochenende leiten Sie mit **21* alles um. Der Assistent beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Informationen, bucht Termine in Outlook oder Microsoft 365 und nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an. Jedes Gespräch lesen Sie danach als Text in Ihrer Inbox.

Weiterverbinden kann er nur an Nummern, die Sie in Heyloha als Weiterleitungsnummer eintragen. Pro Nummer legen Sie fest, in welchen Fällen er durchstellt, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten, und ob warm oder kalt. Eine eigene Notfallerkennung hat er nicht: Was für Sie dringend ist, beschreiben Sie in diesen Regeln. Wie das geht, steht in der Anleitung Weiterleitung einrichten.

Rückrufbitten sind ab Werk ausgeschaltet. Schalten Sie sie ein, nimmt der Assistent eine Rückrufbitte mit Name, Telefonnummer und Anliegen auf, wenn beim Weiterverbinden niemand abnimmt, und schickt sie per E-Mail an die Adresse, die Sie festlegen. Sind sie aus, hört der Anrufer, dass gerade niemand verfügbar ist.

Eine Falle sollten Sie kennen. Beim Weiterverbinden ruft Heyloha die Weiterleitungsnummer von der Heyloha-Nummer aus an, bei einer warmen Weiterleitung mit dem Grund des Anrufs, und Ihre Kollegin nimmt das Gespräch mit der Taste 1 an. Der Anrufer wartet so lange in der Warteschleife. Wird das Telefon der Kollegin selbst zum Assistenten umgeleitet, sofort oder weil sie nicht abnimmt, landet dieser Anruf wieder beim Assistenten: als zweiter eingehender Anruf, der Credits kostet, und niemand drückt die 1. Der Anrufer wartet dann bis zum Ende der eingestellten Wartezeit und bekommt danach das Rückrufangebot, wenn Rückrufbitten eingeschaltet sind, oder hört, dass gerade niemand verfügbar ist. Tragen Sie als Weiterleitungsnummer deshalb nur Nummern ein, die nicht zum Assistenten umgeleitet werden, zum Beispiel eine Durchwahl oder das Handy einer Kollegin ohne Umleitung.

Wie sich das anhört, testen Sie am schnellsten selbst: Rufen Sie unsere Demo-Nummer +31 970 102 257 34 an. Was ein KI-Anrufbeantworter gegenüber Mailbox und Telefonservice leistet, lesen Sie auf der Produktseite. Oder testen Sie Heyloha 14 Tage kostenlos: Den Assistenten richten Sie gleich ein, Ihre eigene Nummer leiten Sie um, sobald Ihre deutsche Heyloha-Nummer vergeben ist. Kündigen Sie innerhalb von 14 Tagen, zahlen Sie nichts.

Häufige Fragen zur Rufumleitung