Callcenter-Outsourcing 2026: Kosten pro Anruf und Stunde

Callcenter-Outsourcing: zwei Produkte, zwei Preislogiken

Wer ein Callcenter beauftragen möchte, findet bei der Suche schnell Minutenpreise ab 0,54 € (OfficeHelden). Diese Preise stimmen. Sie beschreiben aber meistens ein anderes Produkt als das, was ein Unternehmen mit echtem Anrufvolumen braucht.

Kurz gesagt: Ein Telefonsekretariat kostet bei 15 deutschen Anbietern 0,54 € bis 1,39 € netto pro Minute, oft plus Grundgebühr und Anrufpreis, und nimmt meist nur eine Nachricht auf. Ausgelagerter Kundenservice, der die Fragen beantwortet, kostet 0,90 € bis 1,25 € pro Minute (inlyne, Der Büropartner) oder ab 5.800 € pro Vollzeitstelle im Monat (Phocus Direct). Eine eigene Vollzeitkraft zum Mindestlohn kostet mit Lohnnebenkosten nach unserer Rechnung rund 3.100 € im Monat.

Unter dem Begriff Callcenter-Outsourcing laufen in Deutschland zwei Dienstleistungen, die ganz unterschiedlich abgerechnet werden.

Telefonsekretariat oder Telefonservice: Eine Empfangskraft nimmt den Anruf in Ihrem Namen an, notiert das Anliegen und schickt Ihnen eine Nachricht oder stellt durch. Abgerechnet wird pro Anruf und pro Minute, meist mit einer monatlichen Grundgebühr. Diese Preise stehen bei fast jedem Anbieter online.

Ausgelagerte Kundenservice-Agenten: Ein Contact Center beantwortet die Fragen Ihrer Kunden selbst, mit Ihrem Wissen und in Ihrem Namen. Abgerechnet wird pro Minute, pro Stunde oder pro Vollzeitstelle. Veröffentlicht wird das selten: Einen Preis pro Vollzeitstelle haben wir in Deutschland nur bei einem einzigen Anbieter gefunden.

Wer beides in einen Topf wirft, vergleicht eine notierte Nachricht mit einer beantworteten Frage. Wir halten beide deshalb getrennt und rechnen weiter unten ein Beispiel mit 1.000 Anrufen pro Monat durch, Anruf für Anruf. Alle Preise haben wir am 1. Oktober 2026 auf den Seiten der Anbieter, bei Destatis und beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales nachgelesen. Sie verstehen sich netto, zzgl. MwSt., sofern nicht anders angegeben.

Was kostet ein Telefonsekretariat pro Anruf und pro Minute?

Der Preis setzt sich fast immer aus drei Teilen zusammen: einer Grundgebühr pro Monat, einem Preis pro Anruf und einem Preis pro Minute. Vier Beispiele, jeweils mit Quelle:

ebuero: Grundgebühr 59,90 €, 99,90 € oder 179,90 € pro Monat, dazu 1,39 €, 1,19 € oder 1,04 € je Anruf und je angefangene Minute. Außerhalb der Kernzeit (Montag bis Freitag, 7 bis 19 Uhr) kommen 0,25 € pro Minute hinzu. Quelle: Preisverzeichnis Telefonsekretariat auf ebuero.de.

starbuero: Im Tarif Flex keine Grundgebühr, dafür 0,89 € je Minute und 0,89 € je Anruf. Die Tarife Smart (69 € pro Monat) und Pro (189 € pro Monat) senken den Satz auf 0,69 € und 0,59 €. Quelle: Preisseite auf starbuero.de.

TELiAS: Grundgebühr je nach Tarif ab 29,00 € bis 179,00 € pro Monat, je Anruf und Minute 0,74 € bis 1,21 €, zzgl. 19 Prozent MwSt. Quelle: Preisseite auf telias.de.

OfficeHelden: keine Grundgebühr, 0,54 € je Annahme und Minute, zzgl. 19 Prozent MwSt. Das ist der niedrigste Minutenpreis, den wir gefunden haben. Quelle: Preisseite auf officehelden.de.

Über 15 deutsche Anbieter hinweg lagen die Minutenpreise zwischen 0,54 € (OfficeHelden) und 1,39 € (ebuero), jeweils netto. Fast alle nennen ihre Preise zzgl. Mehrwertsteuer; vergleichen Sie also immer netto mit netto.

Der Haken steckt in der Abrechnungseinheit. ebuero rechnet je angefangene Minute ab, ein Gespräch von 3 Minuten und 10 Sekunden zählt also als 4 Minuten. starbuero rechnet sekundengenau ab, zählt aber Gespräch und Nachbearbeitung zusammen. Und mehrere Anbieter berechnen den Anruf und die Minuten getrennt. Ein Minutenpreis allein sagt deshalb wenig: Rechnen Sie immer auf einen ganzen Anruf hoch.

Was kostet Callcenter-Outsourcing mit Agenten?

Soll der Dienstleister die Fragen Ihrer Kunden wirklich beantworten, ist das ein anderes Produkt. Dafür haben wir in Deutschland zwei veröffentlichte Preismodelle gefunden.

Pro Minute: inlyne (Berlin) bietet ausgelagerten First-Level-Kundenservice für 1,10 € pro Minute bis 500 Minuten im Monat, 1,00 € bei 500 bis 2.500 Minuten und 0,90 € ab 2.500 Minuten, zzgl. MwSt. Es gibt keine Grundgebühr, eine Mindestabnahme von 50 Minuten pro Monat und eine sekundengenaue Abrechnung, und der Vertrag ist monatlich kündbar. Telefoniert wird Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr. E-Mails und Tickets kosten 0,85 € bis 0,65 € pro Minute. Quelle: inlyne.de.

Der Büropartner nennt für seinen Kundenservice 1,25 € pro Minute bis 499 Minuten, 1,18 € bei 500 bis 2.499 Minuten und 1,10 € ab 2.500 Minuten, zzgl. MwSt., mit einer Mindestlaufzeit von einem bis drei Monaten je nach Tarif. Quelle: der-bueropartner.de.

Pro Vollzeitstelle: Phocus Direct (Nürnberg) ist der einzige deutsche Anbieter, bei dem wir einen solchen Preis gefunden haben. Für exklusive Mitarbeitende, die ausschließlich für Sie arbeiten, beginnen die Kosten bei 5.800 € pro Monat und Vollzeitstelle, bei 40 Wochenstunden in der Zeit von 7 bis 19 Uhr. Nach unserer Rechnung sind das rund 33,50 € pro bezahlte Stunde (5.800 € geteilt durch 173,3 Stunden im Monat). Ob der Preis netto gilt, steht nicht dabei. Für geteilte Agenten nennt Phocus Direct eine geringe monatliche Bereitstellungspauschale plus sekundengenaue Abrechnung der Gesprächszeit, aber keinen Betrag. Quelle: phocus-direct.de.

Die meisten anderen Contact Center veröffentlichen keine Preise und erstellen ein Angebot auf Anfrage. Für einen fairen Vergleich müssen Sie die Angebote deshalb selbst auf dieselbe Einheit bringen.

Zum Vergleich: eine eigene Kraft im Kundenservice

Die amtlichen Zahlen zeigen, was es ungefähr kostet, die Anrufe selbst anzunehmen.

Arbeitskosten: Laut Destatis zahlten Unternehmen im Produzierenden Gewerbe und im Dienstleistungsbereich 2025 im Schnitt 45,00 € je geleistete Arbeitsstunde. Im Wirtschaftsabschnitt N, den sonstigen wirtschaftlichen Dienstleistungen, zu denen auch Callcenter gehören, waren es 33,20 €. Zu diesem Abschnitt zählen allerdings auch Reinigung, Sicherheitsdienste und Zeitarbeit. Die Zahl beschreibt also die Branche, nicht eine einzelne Stelle. Quelle: Destatis, Pressemitteilung vom 29. April 2026.

Lohnnebenkosten: Auf 100 € Bruttoverdienst zahlten Arbeitgeber 2025 zusätzlich 29 € Lohnnebenkosten. Quelle: Destatis.

Mindestlohn: Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € pro Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 €. Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Daraus ergibt sich nach unserer Rechnung: Eine Vollzeitkraft zum Mindestlohn kostet rund 2.409 € brutto im Monat (13,90 € × 173,3 Stunden) und mit Lohnnebenkosten rund 3.100 €. Für Kaufleute im Dialogmarketing nennt der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit einen mittleren Bruttoverdienst von 2.596 € im Monat, allerdings mit Stand 2023. Mit Lohnnebenkosten sind das rund 3.350 €.

Darin fehlen noch Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Recruiting, Einarbeitung, Führung, Arbeitsplatz und Telefonie. Und eine Vollzeitstelle deckt 40 Stunden pro Woche ab, keine Abende und keine Wochenenden.

Eine eigene Kraft kostet nach dieser Rechnung also rund 3.100 € bis 3.350 € im Monat, eine exklusive Vollzeitstelle bei Phocus Direct ab 5.800 €. Ein Teil dieser Lücke sind genau die Posten, die in der eigenen Rechnung noch fehlen. Fragen Sie bei jedem Angebot nach, was im Preis steckt: Vertretung bei Urlaub und Krankheit, Einarbeitung, Technik, Reporting und Führung.

Bevor Sie ein Callcenter beauftragen: die versteckten Kosten

Der Preis pro Minute ist selten der ganze Preis. Diese Posten haben wir in Preislisten und AGB gefunden.

Einrichtung: Der Anbieter Ihre Telefonzentrale (ihretelefonzentrale.de) berechnet je nach Tarif einmalig 50 € bis 150 €, kommpet einmalig 49 €. Individuelle Ansagetexte kosten beim Büropartner 45,00 €.

Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist: Die Telefonhelden nennen eine Mindestvertragslaufzeit von drei Monaten, bei phonea laufen die Anrufpakete mindestens drei Monate, beim Büropartner je nach Tarif ein bis drei Monate. Bei ebuero steigt die Kündigungsfrist laut AGB nach drei Jahren auf drei Monate zum Ende eines Abrechnungszeitraums.

Zuschläge für Abende und Wochenenden: ebuero und Premium-Telefonsekretariat berechnen außerhalb der Kernzeit 0,25 € pro Minute zusätzlich. tel-inform verlangt für Erreichbarkeit rund um die Uhr 18,00 € im Monat plus 0,25 € pro Minute. Und inlyne ist nur Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr erreichbar.

Kleine Extras: Ein Reporting-Paket kostet bei tel-inform 19,90 € im Monat, und Die Telefonhelden berechnen bei Zahlung per Rechnung eine monatliche Bearbeitungsgebühr von 5 €.

Wissenstransfer: Ein externes Team muss Ihre Produkte, Abläufe und Ausnahmen erst lernen. Das bezahlen Sie im Setup, im Minutenpreis oder mit der Zeit Ihrer eigenen Leute. Das Branchenportal call-center.de nennt Minutenpreise zwischen 50 Cent und 1 Euro, je nach Komplexität und Schulungsaufwand. Und jede Änderung, etwa neue Preise oder Öffnungszeiten, muss wieder beim Dienstleister ankommen.

Qualitätskontrolle: Jemand in Ihrem Team liest Gesprächsnotizen, hört Stichproben und gibt Rückmeldung. Dafür kommt keine Rechnung, aber es kostet Stunden, die in keinem Angebot stehen.

Rechenbeispiel: 1.000 Kontakte pro Monat

Eine fiktive Organisation erhält 1.000 Anrufe pro Monat. Unsere Annahmen: Jeder Anruf dauert genau 3 Minuten, Nachbearbeitung lassen wir weg, und wir nehmen die veröffentlichten Nettopreise vom 1. Oktober 2026. Wir vergleichen pro Anruf, denn das ist die Einheit, die Ihr Kunde erlebt. Alle Ergebnisse sind unsere eigene Rechnung.

Telefonsekretariat (starbuero, Tarif Flex): 0,89 € je Anruf plus 3 × 0,89 € je Minute ergibt 3,56 € pro Anruf, also 3.560 € im Monat. Dafür bekommen Sie 1.000 Nachrichten, die Ihr Team noch beantworten muss. Über alle 15 Anbieter hinweg kosten allein die 3 Minuten eines solchen Anrufs zwischen 1,62 € und 4,17 €, oft plus Anrufpreis und Grundgebühr.

Kundenservice pro Minute (inlyne): 3.000 Minuten fallen in die Staffel ab 2.500 Minuten mit 0,90 € pro Minute. Gilt dieser Satz für alle Minuten, sind das 2,70 € pro Anruf und 2.700 € im Monat. Wird gestaffelt abgerechnet (500 × 1,10 € plus 2.000 × 1,00 € plus 500 × 0,90 €), sind es 3.000 € im Monat oder 3,00 € pro Anruf. Welche Variante gilt, steht nicht auf der Preisseite. Die Fragen werden beantwortet, aber nur Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr.

Exklusive Vollzeitkraft (Phocus Direct): ab 5.800 € im Monat, bei 1.000 Anrufen also ab 5,80 € pro Anruf. Die 3.000 Gesprächsminuten sind 50 Stunden, eine Vollzeitstelle hat rund 173 Stunden im Monat. Bei diesem Volumen zahlen Sie vor allem für 40 Stunden Erreichbarkeit pro Woche.

Eigene Vollzeitkraft zum Mindestlohn: rund 3.100 € im Monat mit Lohnnebenkosten, rechnerisch rund 3,10 € pro Anruf. Vertretung, Einarbeitung und Arbeitsplatz kommen dazu, und auch hier gilt: 40 Stunden pro Woche, keine Abende.

KI als erste Anlaufstelle (Heyloha): Ein Anruf von 3 Minuten kostet 3 Credits, 1.000 Anrufe also 3.000 Credits. Das ist mehr als das größte Paket mit 2.500 Credits. Mit automatischen Zusatz-Credits sind es 599 € plus 500 × 0,32 €, also 759 € im Monat zzgl. MwSt. oder rund 0,76 € pro Anruf, rund um die Uhr. Für mehr als 2.500 Credits gibt es auch ein individuelles Paket mit Mengenrabatt.

Auch das ist nicht dasselbe Ergebnis. Was die KI nicht beantworten kann oder soll, geht an Ihr Team, und diese Zeit kommt bei Ihnen dazu. Wie groß dieser Anteil ist, hängt von Ihren Fragen ab. Kämen dieselben 1.000 Kontakte per Chat oder WhatsApp, wären es 1.000 Credits, also das Paket Heyloha 1.000 für 339 € im Monat.

Pro Anruf liegen die Optionen um ein Vielfaches auseinander. Das Telefonsekretariat liefert dafür eine Nachricht, der Kundenservice pro Minute eine Antwort zu Bürozeiten, die eigene oder exklusive Kraft eine Antwort mit Ihrem Wissen, aber nur in ihren Arbeitsstunden.

Wo KI passt und wo nicht

Als dritte Option kann eine KI einen Teil der Anrufe und Chats selbst beantworten.

Gut eignet sie sich für wiederkehrende Fragen: Öffnungszeiten, Preise, Abläufe, Lieferzeiten, Terminanfragen. Sie antwortet rund um die Uhr, führt mehrere Gespräche gleichzeitig und kostet nachts und am Wochenende nichts extra.

Weniger gut passt sie dort, wo Urteilsvermögen gefragt ist: Beschwerden, Kulanzentscheidungen, heikle Gespräche und alles, wofür sie kein Wissen hat. Dafür braucht es die Übergabe an Ihr Team. Bei Heyloha übernimmt im Chat eine Kollegin mit dem gesamten Gesprächsverlauf. Am Telefon stellt die KI durch, und bei einer warmen Weiterleitung hört Ihre Kollegin vorher, worum es geht. Nimmt niemand ab, geht eine Rückrufbitte per E-Mail an Ihr Team.

Was Heyloha kostet, alle Preise zzgl. MwSt.: Heyloha 250 für 149 € im Monat (250 Credits), Heyloha 500 für 239 € (500 Credits), Heyloha 1.000 für 339 € (1.000 Credits) und Heyloha 2.500 für 599 € (2.500 Credits). 1 Credit entspricht einem vollständigen Gespräch per Chat oder WhatsApp oder einer Gesprächsminute. Gesprächsminuten zählen in ganzen Minuten, abgerundet, mit mindestens 1 Credit pro Anruf. Alle Details finden Sie auf der Seite Preise.

Pro Kontakt sind das nach unserer Rechnung 0,24 € bis 0,60 € für einen Chat und 0,72 € bis 1,79 € für einen Anruf von 3 Minuten, je nach Paket. Weil abgerundet wird, zählt ein Anruf von 3 Minuten und 40 Sekunden als 3 Credits. Bei einer Abrechnung je angefangene Minute wären es 4 Minuten.

Sie zahlen nicht pro Mitarbeiter und nicht pro Kanal, und Heyloha ist monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Sind die Credits aufgebraucht, pausiert die KI, und Anrufer hören eine kurze Ansage, dass der Dienst gerade nicht verfügbar ist. Das verhindern Sie mit automatischen Zusatz-Credits.

Die KI hat auch Grenzen. Heyloha nimmt Anrufe an, tätigt aber keine ausgehenden Anrufe. Was nicht in Ihren Informationen steht, kann die KI nicht beantworten. Und wie viele Anfragen sie selbst beantwortet, zeigt erst ein Test mit Ihren eigenen Anrufen und Chats.

Wie sich Callcenter und KI ergänzen können, etwa mit der KI als erster Anlaufstelle und Ihrem Team oder Callcenter für den Rest, lesen Sie auf unserer Seite Kundenservice auslagern: Callcenter oder KI?. Für das Telefon gibt es den KI-Telefonassistenten und, als Alternative zum klassischen Telefonsekretariat, den KI-Telefonservice. Wie Sie wiederkehrende Fragen auf allen Kanälen beantworten lassen, steht unter Kundenservice automatisieren.

So vergleichen Sie Angebote

Fünf Fragen, bevor Sie unterschreiben:

Erstens: Nimmt der Dienstleister nur Nachrichten auf, oder beantwortet er die Fragen Ihrer Kunden?

Zweitens: Was kostet ein ganzer Anruf, mit Anrufpreis, Minuten und Nachbearbeitung?

Drittens: Wird sekundengenau abgerechnet oder je angefangene Minute?

Viertens: Was kosten Abende, Wochenenden und Feiertage?

Fünftens: Welche Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Einrichtungskosten gelten?

Wenn Sie prüfen möchten, welcher Teil Ihrer Anrufe und Chats sich für eine KI eignet, testen Sie es mit Ihren eigenen Fragen. Testen Sie Heyloha 14 Tage kostenlos. Die Telefonie ist innerhalb einer Stunde live, der Website-Chat in etwa 30 Minuten. Sie zahlen jetzt nichts, und kündigen Sie innerhalb von 14 Tagen, wird nichts abgebucht.

Häufige Fragen zu den Kosten von Callcenter-Outsourcing