Termine durch den AI-Agenten planen lassen
Mit Terminarten bestimmst du, wann dein AI-Agent einen Termin anbieten darf und unter welchen Bedingungen dies geschieht. Du legst fest, wie lange ein Termin dauert, welche Informationen benötigt werden und ob ein Teams-Meeting erstellt werden soll. Dein AI-Agent nutzt diese Einstellungen als zuverlässige Vorlage bei jedem Gespräch.
Kurz zusammengefasst
Terminarten bestimmen, welche Termine automatisch geplant werden dürfen. Jeder Typ enthält Dauer, AI-Anweisung, erforderliche Kundendaten und optional ein Teams-Meeting. Dein AI-Agent nutzt Terminarten, um direkt passende Zeitfenster vorzuschlagen.
Dein AI-Agent weicht niemals von deinen Einstellungen ab. Ein Termin wird nur angeboten, wenn alle Bedingungen aus dem Termintyp stimmen, wie Dauer, Verfügbarkeit und erforderliche Daten.
Terminarten funktionieren erst, wenn dein Kalender verbunden ist. Verbinde zuerst einen Kalender (Outlook jetzt, Google bald), falls du dies noch nicht getan hast.
Was du in einem Termintyp einstellst
Name des Termins
Zum Beispiel: Demo, Intake, Servicebesuch, Beratungsgespräch.
Anweisung für den AI-Agenten
Eine kurze Erklärung, die dem AI-Agenten hilft zu bestimmen, wann dieser Typ verwendet werden soll. Zum Beispiel: 'Verwende diesen Termintyp, wenn jemand eine Produktdemo planen möchte.'
Dauer
Die Anzahl der Minuten, die der Termin dauert.
Puffer
Zusätzliche Zeit vor oder nach dem Termin. Praktisch für Reisezeit, Vorbereitung, Nachbereitung, Pausen oder Fokuszeit.
Teams-Meeting (ein/aus)
Wähle, ob der Termin ein Teams-Meeting sein soll. Schalte den Teams-Meeting-Schalter ein und es wird automatisch eine Microsoft Teams-Einladung an alle Teilnehmer gesendet.
Kalender
Wähle, in welchen Kalendern dieser Termintyp geplant werden darf.
Daten, die der AI-Agent abfragen soll
Der AI-Agent fragt automatisch die Informationen ab, die für diesen Termintyp benötigt werden, wie Name, Telefonnummer, Postleitzahl und Hausnummer, E-Mail-Adresse oder eine Bemerkung.
Verfügbarkeit
Du bestimmst, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten dein AI-Agent diesen Typ planen darf. Ein Zeitfenster wird nur angeboten, wenn sowohl dein Kalender als auch der Termintyp Verfügbarkeit anzeigen.
So erstellst du einen Termintyp
Geh zu Agent, dann Agenda
Agent steht im linken Menü. Öffne den Tab Agenda und scroll zu Terminarten.
Klick auf Terminart hinzufügen
Es öffnet sich ein Formular, in dem du die Terminart einstellst.
Fülle die Einstellungen aus
Fülle die Felder aus: Name, wann der Agent diese Terminart vorschlagen darf, Dauer und Puffer, welche Kalender eine Einladung bekommen, ob ein Teams-Meeting hinzugefügt wird, welche Kontaktdaten der Agent abfragt, wer eine Bestätigung erhält (Benachrichtigungsempfänger) und auf welchen Kanälen diese Terminart gebucht werden darf.
Speichern
Nach dem Speichern erscheint die Terminart in der Liste. Du kannst sie jederzeit später ändern oder entfernen.
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