Kundenservice-Software 2026: die besten Tools im Vergleich, mit Preisen

Zendesk

Ideal für: Service-Teams, die Tickets, SLAs und Berichte brauchen.

Preis: Support Team 19 € pro Agent (jährlich). Die Suite mit Chat, Messaging und Telefon kostet 55 € (Team) oder 115 € (Professional). Enthalten sind 5 automatisierte Lösungen pro Agent und Monat (Professional: 10), jede weitere kostet 1,50 € vorab gebucht oder 2,00 € nach Verbrauch. Der Copilot kostet 50 € pro Agent extra.

Stärken: ausgereiftes Ticketsystem, Telefonie in der Suite, KI-Agenten für Anrufe mit Zendesk Voice.

Schwächen: Der Preis wächst mit jedem Agenten und jeder Lösung. Mehr unter Zendesk und Heyloha im Vergleich.

Freshdesk

Ideal für: kleine Teams, die günstig mit E-Mail-Tickets starten.

Preis: Growth 19 $ pro Agent (jährlich), Pro 55 $, Enterprise 89 $. Beim KI-Agenten Freddy sind die ersten 500 Sitzungen inklusive (ob jeden Monat, lässt die Preisseite offen), danach 49 $ pro 100 Sitzungen. Der Copilot kostet 29 $ pro Agent, nur in Pro und Enterprise.

Stärken: niedriger Einstieg, KI-Agent in allen Tarifen.

Schwächen: auf E-Mail ausgelegt; Chat, WhatsApp und Telefon gibt es im separaten Freshdesk Omni. Mehr unter Freshdesk und Heyloha im Vergleich.

HubSpot

Ideal für: Unternehmen, die Vertrieb und Service in einem CRM führen.

Preis (gemeinsame Preisseite der Plattform): kostenlos für bis zu 2 Nutzer. Starter derzeit 7 € pro Platz als befristetes Angebot mit 65 Prozent Rabatt, Professional ab 90 €, Enterprise ab 175 € im Monat, jährlich bezahlt.

Stärken: Service und CRM in einem System. Der KI-Kundenagent arbeitet laut HubSpot über Chat, E-Mail, Formulare und Telefon und nutzt HubSpot Credits (5.000 bis 15.000 im Monat, je nach Tarif).

Schwächen: lohnt sich vor allem mit HubSpot als CRM; prüfen Sie, wie weit die Credits bei Ihrem Volumen reichen.

Intercom

Ideal für: Online-Unternehmen mit viel Chat, die stark auf KI setzen.

Preis: Essential 29 $ pro Platz (jährlich), Advanced 85 $, Expert 132 $, dazu der KI-Agent Fin für 0,99 $ pro Lösung in jedem Tarif.

Stärken: KI-Kosten nur pro gelöstem Fall, 14 Tage Test ohne Kreditkarte.

Schwächen: Plätze und Lösungen summieren sich, die Rechnung schwankt mit dem Volumen. Mehr unter Intercom und Heyloha im Vergleich.

OTRS

Ideal für: Organisationen, die ein klassisches Ticketsystem mit Rollen, Eskalationen und SLAs suchen.

Preis: Die deutsche Preisseite war bei unserer Prüfung nicht erreichbar. Fragen Sie direkt beim Anbieter nach.

Lime Connect (ehemals Userlike)

Ideal für: Teams, die Website-Chat und mehrere WhatsApp-Nummern gemeinsam bearbeiten.

Preis: Pro ab 87 € (jährlich), mindestens 3 Plätze, Kanäle und Gespräche unbegrenzt; ob pro Platz oder pro Paket, lässt die Preisseite offen. Der KI-Agent kostet ab 99 € im Monat extra. Kostenlos für 1 Platz, 1 Kanal und 200 Gespräche.

Stärken: unbegrenzte Gespräche, 10 WhatsApp-Nummern, Videocalls.

Schwächen: KI kostet extra, kein Telefon. Mehr unter Userlike und Heyloha im Vergleich.

Superchat

Ideal für: Unternehmen, deren Kunden vor allem per WhatsApp schreiben.

Preis: Basic 89 € für 3 Nutzer, Professional 149 € für 6 Nutzer mit einem KI-Agenten, Advanced 299 € für 12 Nutzer mit drei KI-Agenten, netto bei 12 Monaten Mindestlaufzeit. Kostenlos für 1 Nutzer.

Stärken: viele Messenger in einem Posteingang, fester Preis pro Tarif.

Schwächen: KI erst ab Professional, lange Laufzeit, kein Telefon.

Crisp

Ideal für: kleine Teams mit kleinem Budget.

Preis: Mini 45 € pro Workspace, Essentials 95 €, Plus 295 €, mit KI-Guthaben von 5 €, 25 € oder 75 €. Der kostenlose Tarif hat keine KI.

Stärken: Pauschalpreis statt Preis pro Agent, viele Kanäle.

Schwächen: Wie weit das KI-Guthaben reicht, zeigt erst der Test. Mehr unter Crisp und Heyloha im Vergleich.

moinAI

Ideal für: Unternehmen mit hohem Chat-Volumen, die Server in Deutschland wollen.

Preis: Business ab 750 € (jährlich, 880 € monatlich), Growth ab 1.350 €, Professional ab 2.500 €. Die Mindestlaufzeit beträgt je nach Tarif 3 bis 12 Monate.

Stärken: unbegrenzte Konversationen, Server in Deutschland (OVH), Live-Chat ab Growth.

Schwächen: hoher Einstiegspreis, keine Testphase (nur eine kostenlose Demo), WhatsApp auf Anfrage, kein Telefon.

Tidio (Lyro)

Ideal für: Onlineshops und kleine Unternehmen, die mit Live-Chat starten.

Preis: Starter 29 € (jährlich 24,17 €) für 100 Gespräche, Growth ab 59 € (49,17 €). Der KI-Agent Lyro kostet separat ab 39 € (32,50 €) für 50 Gespräche.

Stärken: günstiger Einstieg, kostenloser Tarif, 7 Tage Testphase.

Schwächen: Chat und KI werden getrennt gezählt, die Kontingente sind klein, kein Telefon. Mehr unter Tidio und Heyloha im Vergleich.

fonio

Ideal für: Unternehmen, die vor allem Anrufe automatisieren wollen.

Preis: Der KI-Telefonassistent kostet im Tarif Solo 99 € (jährlich) für 1.000 Minuten, also 0,10 € pro Minute, mit einer Nummer; Team kostet 299 € für 3.600 Minuten. WhatsApp-Bot (ab 58 €) und Web-Chatbot (ab 42 €) sind eigene Produkte.

Stärken: sehr niedriger Minutenpreis, 30 Tage Geld-zurück-Garantie.

Schwächen: Telefon, WhatsApp und Chat buchen und bezahlen Sie getrennt.

Wie fonio gegen smao, IONOS, Placetel und Heyloha abschneidet, lesen Sie mit zwei Rechenbeispielen in fonio Alternativen im Vergleich.

Heyloha

Ideal für: Website-Chat, WhatsApp und Telefon mit einem KI-Agenten, aus einer Wissensbasis und in einem Paket.

Preis: 149 € für 250 Credits, 239 € für 500, 339 € für 1.000 und 599 € für 2.500 Credits im Monat, zzgl. MwSt. 1 Credit ist ein Gespräch per Chat oder WhatsApp oder eine Telefonminute (ganze Minuten, abgerundet). Nutzer und Kanäle kosten nichts extra, monatlich kündbar. 14 Tage kostenlos, mit hinterlegter Zahlungsmethode. Alle Pakete unter Preise.

Stärken: ein KI-Agent für Website-Chat, WhatsApp, Telefon (eingehende Anrufe), Instagram und LinkedIn, mit denselben Inhalten auf jedem Kanal. Alle Gespräche landen in einem Posteingang, Ihr Team kann übernehmen. Eine deutsche Rufnummer mit Ortsvorwahl ist enthalten. Daten werden auf Servern in der EU (Niederlande) gespeichert, mit AV-Vertrag.

Schwächen: Heyloha ist kein Helpdesk, also ohne Tickets, SLAs oder CSAT-Messung. Brauchen Sie das, wählen Sie einen Helpdesk oder binden Sie ihn per Webhook an. E-Mail ist noch in geschlossener Beta. Und nur für das Telefon ist fonio günstiger: 0,10 € pro Minute (jährlich) gegenüber 0,24 € bis 0,60 € pro Credit, also pro Minute, bei Heyloha. Heyloha lohnt sich, wenn ein Paket Chat, WhatsApp und Telefon zugleich abdecken soll.

Rechenbeispiel: 5 Mitarbeitende, 500 Kontakte im Monat

Annahme: 5 Personen im Team, 500 Kontakte im Monat, davon löst die KI rund 300 selbst; jährliche Zahlung, wo möglich. Die Rechnung ist unsere eigene.

Zendesk Suite Team: 5 × 55 € = 275 €. Von den 300 Lösungen sind 25 enthalten (5 × 5), die übrigen 275 kosten vorab gebucht je 1,50 €, also 412,50 €. Zusammen rund 687,50 € im Monat.

Intercom Essential: 5 × 29 $ = 145 $ plus 300 × 0,99 $ = 297 $, zusammen rund 442 $ im Monat.

Heyloha: Kommen alle 500 Kontakte per Chat oder WhatsApp, reicht Heyloha 500 für 239 € im Monat. Sind 200 davon Anrufe von etwa 2,5 Minuten, zählt jeder Anruf 2 Credits: 300 + 400 = 700 Credits, also Heyloha 1.000 für 339 € im Monat.

Die Einheiten sind nicht gleich: Zendesk und Intercom berechnen nur Fälle, die die KI selbst löst. Heyloha zählt jedes Gespräch der KI, auch wenn es danach an Ihr Team geht, berechnet aber keine Plätze.

Versteckte Kosten

KI-Zusätze: 50 € pro Agent für den Zendesk Copilot, ab 99 € für den KI-Agenten von Lime Connect, ab 32,50 € für Tidio Lyro.

Mindestlaufzeiten: moinAI 3 bis 12 Monate, Superchat 12 Monate.

Kanäle und Nummern: Bei Freshdesk (Omni) und fonio sind Kanäle eigene Produkte, Zendesk nennt für Social Media und WhatsApp teils Zusatzkosten. Eine weitere Telefonnummer kostet bei fonio und Heyloha je 9 € im Monat.

Aktionspreise: Planen Sie bei HubSpot Starter mit dem regulären Preis.

Ticketsystem

Status, Zuständigkeit und Frist für jede Anfrage. Ab mehreren Mitarbeitenden und mit SLAs unverzichtbar, für kleine Chat-Teams oft zu viel.

Live-Chat

Ein Chatfenster auf Ihrer Website, in dem Ihr Team oder eine KI antwortet, solange der Besucher noch auf der Seite ist.

Mehrere Kanäle: E-Mail, WhatsApp, Telefon

Prüfen Sie, welche Kanäle im Preis enthalten sind und welche extra kosten. Das Telefon fehlt bei vielen Chat-Tools ganz.

Wissensdatenbank und Self-Service

Bei KI-Agenten ist Ihr Wissen die Quelle jeder Antwort: Je besser Ihre Inhalte, desto besser die KI.

Berichte und Analysen

Anfragen pro Kanal, Anteil der KI, Übergaben an Ihr Team. Helpdesks bieten zusätzlich SLA-Berichte und Zufriedenheitswerte.

CRM-Anbindung

Kontakte und Gespräche sollten in Ihrem CRM landen, über fertige Integrationen, Webhooks oder Zapier und Make. Was Heyloha anbindet, sehen Sie unter Integrationen.

KI-Agent oder KI-Copilot?

Ein KI-Agent beantwortet Fragen selbst, ein Copilot schreibt Vorschläge für Ihr Team. Viele Anbieter berechnen beides getrennt.