KI-Agent + CRM: Leads automatisch weiterleiten aus jedem Kanal

Es ist 23 Uhr. Ihr Telefon klingelt.

Ein potenzieller Kunde ruft Ihr Immobilienbüro an. Nicht während der Geschäftszeiten, sondern an einem Dienstagabend. Der KI-Telefonassistent nimmt ab, beantwortet Fragen zu einer Immobilie und fragt, ob der Anrufer einen Besichtigungstermin vereinbaren möchte. Name, Telefonnummer und Wunschtermin werden erfasst. Bevor Sie am nächsten Morgen Ihren Laptop aufklappen, steht der Lead bereits in HubSpot.

Das ist kein Zukunftsszenario. Das passiert, wenn Sie einen KI-Agenten mit Ihrem CRM verbinden.

Warum manuelle Lead-Übergabe nicht funktioniert

Wer zuerst antwortet, hat oft die besten Karten. Trotzdem bleiben Leads im Mittelstand häufig stundenlang liegen. Leads aus WhatsApp, Instagram-DMs oder Chatgesprächen werden in eine Tabelle kopiert, per E-Mail weitergeleitet oder schlimmer: komplett vergessen.

Jeder manuelle Schritt ist eine Chance, den Deal zu verlieren. Ein Tippfehler in einer Telefonnummer. Ein Lead, der bis Montag liegen bleibt, während die Konkurrenz am Samstag schon reagiert hat. Manuelle Übergabe skaliert nicht und kostet Sie Umsatz.

Wie automatische CRM-Integration funktioniert

Mit Heyloha läuft es anders. Sobald ein Besucher seine Kontaktdaten teilt, über welchen Kanal auch immer, sendet die KI die Daten direkt an Ihr CRM. Kein manueller Eingriff, keine Verzögerung.

Der KI-Agent erfasst Name, E-Mail, Telefonnummer und optional Adressdaten auf natürliche Weise im Gespräch. Sobald alle Felder ausgefüllt sind, gehen die Daten an Ihr CRM. Der Besucher erhält sofort eine Bestätigung.

Das funktioniert über jeden Kanal: den Chatbot auf Ihrer Website, den KI-Telefonassistenten, WhatsApp, LinkedIn und Instagram. Ein Kunde, der um 23 Uhr per WhatsApp eine Frage stellt, steht am nächsten Morgen mit vollständigem Kontext in Ihrem CRM.

HubSpot: Kontakte und Notizen automatisch erstellen

Heyloha hat eine direkte Integration mit HubSpot. Kein Zapier oder Middleware nötig. Wenn Ihr KI-Agent Kontaktdaten erfasst, wird automatisch ein Kontakt in HubSpot angelegt oder aktualisiert, falls die E-Mail-Adresse bereits existiert.

Alle 8 Kontaktfelder (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse, PLZ, Stadt, Land) werden direkt auf die Standard-HubSpot-Eigenschaften gemappt. Keine Custom Fields nötig. Bucht ein Besucher einen Termin über den KI-Agenten, wird auch dieser Termin automatisch an HubSpot weitergeleitet.

Wenn Sie 'Gesprächszusammenfassung mitsenden' aktivieren, erstellt Heyloha auch eine Note auf dem HubSpot-Kontakt. Ihr Vertriebsteam sieht genau, wofür sich der Besucher interessiert hat, welche Fragen gestellt wurden und was die KI geantwortet hat.

Lesen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung für HubSpot, um die Verbindung einzurichten.

ActiveCampaign: vom Lead zur E-Mail-Kampagne in Sekunden

Sie nutzen ActiveCampaign für E-Mail-Marketing? Dann können Leads aus KI-Gesprächen direkt in Ihrer Kontaktliste landen. Name, E-Mail und Telefon werden automatisch synchronisiert.

Stellen Sie sich vor: Jemand fragt per WhatsApp nach den Preisen Ihres Fitnessstudios. Der KI-Agent beantwortet die Frage und erfasst die E-Mail-Adresse. Innerhalb von Sekunden steht der Kontakt in ActiveCampaign und eine automatische Willkommensserie mit Probetraining-Angebot startet.

Lesen Sie die Anleitung für ActiveCampaign für die komplette Einrichtung.

Zapier, Make oder n8n: Anbindung an Tausende Tools

Sie nutzen ein anderes CRM oder ein internes System? Mit dem generischen Webhook sendet Heyloha Leads als strukturiertes JSON an jede URL. Verbinden Sie ihn mit Zapier, Make oder n8n und Sie haben Zugang zu Tausenden Apps.

Eine Eventagentur, die LinkedIn-Leads an Monday.com weiterleitet. Ein Onlineshop, der Instagram-DM-Kontakte an Mailchimp sendet. Eine Kanzlei, die Telefon-Intake-Daten in Notion speichert. Die Möglichkeiten sind vielfältig.

Direkte Anbindung an KeyVue

Immobilienmakler, die KeyVue als CRM nutzen, können Leads aus KI-Gesprächen automatisch als neue Leads in KeyVue anlegen lassen. Heyloha erkennt die Webhook-URL automatisch.

Lesen Sie die KeyVue-Anleitung für die Schritte.

Jeder Kanal, dasselbe CRM

Was Heyloha von den meisten Chatbot-Plattformen unterscheidet: Es ist nicht nur ein Chatbot. Es ist ein komplettes KI-Team, das auf jedem Kundenkanal arbeitet. Der Chatbot auf Ihrer Website, der KI-Telefonassistent, der WhatsApp-Agent, der LinkedIn-Agent und der Instagram-Agent.

Alle Kanäle speisen dieselben CRM-Integrationen. Ein Lead aus einem Telefonat um 18 Uhr landet im selben HubSpot-Account wie ein Lead aus einer Instagram-DM um Mitternacht.

Sicher und zuverlässig

Ihre API-Tokens und Keys werden verschlüsselt gespeichert (AES-256). Webhook-URLs müssen HTTPS verwenden. Jeder Zustellungsversuch wird protokolliert, und bei temporären Fehlern versucht Heyloha es automatisch erneut: 1 direkter Versuch plus 3 Hintergrundversuche mit exponentiellem Backoff.

Keine Leads gehen durch einen kurzen CRM-Ausfall verloren.

In 2 Minuten live

Eine CRM-Integration einzurichten dauert buchstäblich 2 Minuten. Wählen Sie Ihre Plattform, geben Sie Ihre Zugangsdaten ein, wählen Sie die Kontaktfelder, und Sie sind fertig.

Lesen Sie die komplette Anleitung oder starten Sie kostenlos mit Heyloha und erleben Sie es selbst. Schauen Sie sich unsere Preise an.