HubSpot-Integration einrichten
Mit der HubSpot-Integration sendet dein AI-Agent erfasste Kontaktdaten direkt an dein HubSpot CRM. Sobald ein Besucher seinen Namen, seine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer teilt, wird automatisch ein neuer Kontakt angelegt oder ein bestehender Kontakt aktualisiert. Kein manuelles Abtippen, keine CSV-Dateien.
Kurz gesagt
Heyloha verbindet sich über eine Private App mit HubSpot. Kontaktdaten werden direkt auf die Standard-HubSpot-Kontakteigenschaften gemappt. Bestehende Kontakte werden automatisch anhand der E-Mail-Adresse aktualisiert.
Was wird synchronisiert?
Alle Kontaktfelder, die du in Heyloha auswählst, werden automatisch an die Standard-HubSpot-Kontakteigenschaften gesendet. Keine Konfiguration von Custom Fields erforderlich.
- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Adresse, Postleitzahl, Stadt und Land
Heyloha nutzt HubSpots Upsert-Endpunkt: Existiert bereits ein Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse, werden die Daten aktualisiert statt ein Duplikat zu erstellen.
Was brauchst du?
- Ein HubSpot-Konto mit API-Zugang (verfügbar bei allen bezahlten und kostenlosen CRM-Plänen).
- Eine Private App in HubSpot mit den richtigen Berechtigungen.
- Ein aktives Heyloha-Konto mit mindestens einem AI-Agenten.
Private App in HubSpot erstellen
Gehe zu Private Apps
Melde dich bei HubSpot an und gehe zu Einstellungen > Integrationen > Private Apps.
Erstelle eine neue Private App
Klicke auf 'Create a Private App' und gib der App einen erkennbaren Namen, z.B. 'Heyloha'.
Berechtigungen einstellen
Gehe zum Tab 'Scopes' und aktiviere diese beiden Berechtigungen: crm.objects.contacts.write und crm.objects.contacts.read.
Access Token kopieren
Nach dem Erstellen der App erscheint ein Access Token. Kopiere ihn, du brauchst ihn gleich in Heyloha.
Bewahre den Access Token sicher auf. Teile ihn nicht mit Dritten. In Heyloha wird der Token verschlüsselt gespeichert und nie in Logs angezeigt.
Integration in Heyloha einrichten
Geh zu Agent, dann Integrationen
Klick im linken Menü auf Agent und öffne den Tab Integrationen. Der Bereich Webhooks steht ganz oben.
Klick auf Webhook hinzufügen
Klick im Bereich Webhooks auf Webhook hinzufügen. Es öffnet sich ein Formular, in dem du die Verbindung einrichtest.
Wähle 'HubSpot' als Plattform
Wähle HubSpot im Formular aus. Das Formular passt sich automatisch an und zeigt nur die Felder, die du brauchst.
Wähle die Kanäle (optional)
Standardmäßig gilt der Webhook für alle Kanäle deines Agenten. Wenn du ihn zum Beispiel nur auf den Webchat oder nur auf WhatsApp beschränken willst, wähle die gewünschten Kanäle aus. Lässt du das Feld leer, gilt die Verbindung für jeden Kanal.
Füge den Access Token ein
Füge den Private App Access Token ein, den du in HubSpot kopiert hast. Es ist keine URL nötig, Heyloha verbindet sich direkt mit der HubSpot-API.
Benenne die Integration
Wähle einen erkennbaren Namen, zum Beispiel 'HubSpot Lead Sync'. Dieser Name wird auch als interner Funktionsname verwendet.
Wähle Kontaktfelder aus
Wähle, welche Daten dein AI-Agent sammeln soll. Wähle mindestens eine E-Mail-Adresse aus. Der AI-Agent fragt nur nach den Feldern, die du hier auswählst.
Wähle Event-Trigger
Wähle, wann die Integration ausgelöst werden soll: bei der Erfassung von Kontaktdaten, beim Buchen eines Termins oder beim Erreichen eines Ziels.
Beschreibe, wann die Verbindung genutzt werden soll
Gib eine kurze Anweisung, wann der AI-Agent diese Integration aktivieren soll, zum Beispiel: 'Nutze dies, wenn ein Besucher eine Demo planen möchte und seine Daten hinterlässt.'
Speichern und aktivieren
Setz die Integration auf 'Aktiv' und klick im Formular auf Speichern. Die Verbindung ist sofort aktiv.
Verbindung testen
Nach dem Speichern kannst du die Verbindung direkt über die Schaltfläche 'Verbindung testen' auf der Integrationskarte testen. Ein Testkontakt wird an HubSpot gesendet.
- Grun 'Verbunden': deine Zugangsdaten sind gültig und HubSpot hat den Testkontakt akzeptiert.
- Rote Fehlermeldung: etwas stimmt nicht. Die Fehlermeldung zeigt an, was falsch ist.
HubSpot Notes mit Gesprächszusammenfassung
Wenn du "Gesprächszusammenfassung mitsenden" aktivierst, erstellt Heyloha automatisch eine Note auf dem HubSpot-Kontakt mit einer Zusammenfassung des Chatgesprächs. So hat dein Vertriebsteam sofort Kontext.
Zustellungslog
Jeder Zustellungsversuch wird im Zustellungslog festgehalten. Das Log zeigt Zeitstempel, Event, Status und Anzahl der Versuche. Heyloha versucht jede Zustellung bis zu 4 Mal (1 direkter Versuch + 3 Hintergrundversuche mit exponentiellem Backoff) erneut.
Ein kurzer HubSpot-Ausfall führt nicht zu verlorenen Leads, da Heyloha automatisch bis zu 4 Mal erneut versucht.
Häufig gestellte Fragen
Welchen HubSpot-Plan brauche ich?
Du brauchst einen HubSpot-Plan mit API-Zugang und dem Scope crm.objects.contacts.write. Dies ist bei allen bezahlten und kostenlosen CRM-Plänen verfügbar. Hinweis: Developer-Testkonten haben diesen Scope nicht immer. Verwende ein kostenloses CRM-Konto oder einen bezahlten Plan.
Werden Duplikate verhindert?
Ja. Heyloha nutzt HubSpots Upsert-Endpunkt. Existiert bereits ein Kontakt mit derselben E-Mail, werden die Daten aktualisiert.
Kann ich HubSpot mit anderen Integrationen kombinieren?
Ja. Jeder AI-Agent kann mehrere Integrationen haben. Du kannst z.B. gleichzeitig an HubSpot und ActiveCampaign senden.
Generische Webhook-Integration einrichtenActiveCampaign-Integration einrichten