CRM- und Webhook-Integrationen einrichten
Mit einer CRM- oder Webhook-Integration sendest du die von deinem AI-Agenten erfassten Kontaktdaten automatisch an dein CRM, dein E-Mail-Marketing-Tool oder eine andere externe Plattform. Heyloha bietet integrierte Verbindungen zu HubSpot und ActiveCampaign und unterstützt zusätzlich einen generischen Webhook für Tools wie Zapier, Make (Integromat) und n8n.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Webhook-Verbindung in Heyloha einrichten.
Was ist ein Webhook?
Ein Webhook ist eine Möglichkeit, automatisch Daten von einem System an ein anderes zu senden. Sobald Ihr KI-Agent die erforderlichen Kontaktdaten gesammelt hat, sendet Heyloha diese Daten über eine HTTP-POST-Anfrage an die von Ihnen konfigurierte URL. Das empfangende System verarbeitet die Daten dann, zum Beispiel durch Erstellen eines neuen Kontakts in Ihrem CRM.
Was brauchen Sie?
- Ein aktives Heyloha-Konto mit mindestens einem KI-Agenten.
- Ein externes System, das Webhooks unterstützt (zum Beispiel ein CRM, eine Marketing-Plattform oder eine eigene Anwendung).
- Die Webhook-URL des empfangenden Systems, einschließlich eventueller Parameter.
Die Webhook-Funktion muss auf Unternehmensebene aktiviert sein. Wenn Sie die Option 'Verbindungen' im Menü Ihres KI-Agenten nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Webhook-Verbindung einrichten
Gehen Sie zu Ihrem KI-Agenten
Öffnen Sie das Heyloha-Dashboard und klicken Sie auf den KI-Agenten, für den Sie die Verbindung einrichten möchten.
Öffnen Sie das Menü 'Verbindungen'
In der Seitenleiste Ihres KI-Agenten finden Sie die Option 'Verbindungen'. Klicken Sie darauf, um die Übersicht zu öffnen.
Klicken Sie auf 'Integration hinzufügen'
Sie gelangen nun in ein schrittweises Formular zur Erstellung einer neuen Webhook-Verbindung.
Wähle deine Plattform
Wähle den Integrationstyp: HubSpot, ActiveCampaign, KeyVue oder Generisch. Das Formular passt sich automatisch an.
Fügen Sie die Webhook-URL ein
Der nächste Schritt hängt von deiner gewählten Plattform ab. Für KeyVue und Generisch: füge die Webhook-URL ein. Für HubSpot: füge deinen Private App Access Token ein. Für ActiveCampaign: gib deine API-URL und deinen API-Key ein.
Benennen Sie die Integration
Wählen Sie einen erkennbaren Namen, zum Beispiel 'CRM Lead weiterleiten' oder 'Angebotsanfrage'. Dieser Name wird auch als interner Funktionsname für Ihren KI-Agenten verwendet.
Wählen Sie Kontaktfelder aus
Wählen Sie, welche Daten Ihr KI-Agent sammeln und weiterleiten soll. Sie können aus folgenden Feldern wählen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Postleitzahl, Stadt und Land.
Beschreiben Sie, wann die Verbindung genutzt werden soll
Geben Sie eine kurze Beschreibung an, wann Ihr KI-Agent diese Verbindung auslösen soll, zum Beispiel: 'Nutze diese Verbindung, wenn ein Besucher Interesse an einer Besichtigung zeigt und seine Kontaktdaten hinterlässt.'
Speichern und aktivieren
Setzen Sie die Verbindung auf 'Aktiv' und klicken Sie auf Speichern. Vergessen Sie nicht, danach auch den KI-Agenten selbst zu speichern, damit die Änderungen wirksam werden.
Änderungen an Verbindungen werden erst wirksam, nachdem Sie den KI-Agenten gespeichert haben. Vergessen Sie diesen Schritt nicht!
Welche Kontaktdaten können Sie weiterleiten?
Sie bestimmen selbst, welche Felder Ihr KI-Agent über den Webhook sammelt und weiterleitet. Die verfügbaren Felder sind:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Adresse
- Postleitzahl
- Stadt
- Land
Wählen Sie mindestens ein Feld aus. Der KI-Agent fragt diese Daten während des Gesprächs auf natürliche Weise ab und leitet sie automatisch weiter, sobald das Ziel erreicht ist.
Wie funktioniert es in der Praxis?
Wenn ein Besucher mit Ihrem KI-Agenten chattet und die erforderlichen Daten angibt, sendet Heyloha automatisch eine Anfrage an die konfigurierte Webhook-URL. Das empfangende System verarbeitet die Kontaktdaten, damit Ihr Team sofort nachfassen kann.
- Ein Websitebesucher startet ein Gespräch mit Ihrem KI-Agenten.
- Der KI-Agent erkennt das Ziel (zum Beispiel: Lead weiterleiten) und fragt die erforderlichen Daten ab.
- Nach dem Sammeln der Daten sendet Heyloha sie über den Webhook an das externe System.
- Das empfangende System verarbeitet die Daten (zum Beispiel: neuen Kontakt erstellen).
- Ihr Team wird benachrichtigt und kann den Lead nachverfolgen.
Verbindungen verwalten
In der Übersicht 'Verbindungen' sehen Sie alle Ihre aktiven und inaktiven Webhook-Verbindungen. Hier können Sie:
- Eine Verbindung bearbeiten (URL, Name, Felder oder Beschreibung ändern).
- Eine Verbindung über den Statusschalter (de)aktivieren.
- Eine Verbindung löschen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Sie können mehrere Webhook-Verbindungen pro KI-Agent einrichten, jeweils mit eigenem Ziel und eigenen Kontaktfeldern. So können Sie zum Beispiel eine Verbindung für Besichtigungen und eine separate für Angebotsanfragen konfigurieren.
Häufig gestellte Fragen
Beispiele für Webhook-Verbindungen
- CRM-System: Leads automatisch an Ihr Kundenmanagementsystem weiterleiten.
- E-Mail-Marketing-Tool: Neue Kontakte zu einer Mailingliste hinzufügen.
- Interne Plattform: Besichtigungsanfragen oder Angebotsanfragen an das richtige Team weiterleiten.
- Helpdesk: Support-Tickets basierend auf Gesprächen mit Ihrem KI-Agenten erstellen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich den Webhook testen?
Ja. Speichern Sie die Verbindung und speichern Sie Ihren KI-Agenten. Starten Sie dann ein Testgespräch mit Ihrem KI-Agenten und geben Sie die erforderlichen Daten an. Prüfen Sie im empfangenden System, ob die Daten korrekt eingegangen sind.
Was tun, wenn der Webhook nicht funktioniert?
Prüfen Sie, ob die Webhook-URL korrekt ist, die Verbindung auf 'Aktiv' steht und ob Sie den KI-Agenten nach dem Erstellen der Verbindung gespeichert haben. Prüfen Sie auch im empfangenden System, ob der Webhook auf deren Seite aktiv ist.
Welche Systeme werden unterstützt?
Die Webhook-Verbindung funktioniert mit jedem System, das eine HTTP-POST-Anfrage mit Formulardaten empfangen kann. Dazu gehören CRM-Systeme, Marketing-Tools, interne Anwendungen und mehr.
Wie viele Verbindungen kann ich einrichten?
Es gibt kein Limit. Sie können mehrere Verbindungen pro KI-Agent einrichten, jeweils mit eigenem Ziel und eigenen Kontaktfeldern.
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