Wie ein KI-Chatbot für Events 480 Besucherfragen ohne menschliches Eingreifen beantwortete
Mojo Concerts automatisierte den Kundenservice für De Grote Schijn mit Heylohas KI-Assistentin Sterre. 32 Stunden Zeitersparnis, 70 % weniger Wiederholungsfragen und 65.000 zufriedene Besucher.
Mojo Concerts - De Grote Schijn website480
Von der KI bearbeitete Gespräche
32
Stunden Zeitersparnis für das Team
70 %
Weniger Wiederholungsfragen
5 %
Übergabe an Menschen
Die Herausforderung
65.000 Besucher in drei Wochen und ein kleines Support-Team, das täglich dieselben Fragen zu Parken, Barrierefreiheit und Zeitfenstern beantwortet. Das war die Realität für Mojo Concerts während De Grote Schijn im Kralingse Bos. Zusätzliches Personal für drei Wochen einzustellen war kostspielig und unpraktisch. Besucher, die ihren Besuch abends planten, mussten bis zum nächsten Morgen auf eine Antwort warten. Es brauchte eine skalierbare Lösung, die rund um die Uhr läuft.
Die Lösung
- Mojo Concerts entschied sich für Heylohas Conversational-AI-Plattform und führte den KI-Chatbot "Sterre" als vollwertiges Mitglied des Support-Teams ein. Diese KI-Assistentin für Events wurde speziell auf der Wissensbasis von De Grote Schijn trainiert.
- Die komplette Website inklusive FAQs, Lagepläne und praktischer Informationen wurde als dynamische Wissensquelle angebunden. Dadurch lieferte Sterre stets aktuelle, verlässliche Antworten zu Parken, Barrierefreiheit, Öffnungszeiten und Ticketrichtlinien.
- Der KI-Chatbot wurde auf den warmen, einladenden Ton von De Grote Schijn abgestimmt. Besucher bekamen keine roboterhaften Antworten, sondern ein markengerechtes Erlebnis, das zu einem magischen Lichtfestival passt. Das ist der Unterschied zwischen einem einfachen FAQ-Bot und einer echten KI-Assistentin.
- Von der Implementierung bis zum Live-Chatbot in nur 30 Minuten, ohne technisches Wissen und ohne Entwickler. Die Heyloha-Plattform machte es möglich, den Kundenservice mit minimalem Aufwand zu automatisieren, sogar mitten in einer hektischen Festivalsaison.
“Heyloha hat uns wirklich geholfen, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren: das Event selbst. Unsere KI-Kollegin Sterre hat die praktischen Fragen einwandfrei beantwortet, auch wenn Besucher um 22:00 Uhr ihre Pläne machen. Das spart uns viel Zeit und sorgt für zufriedene Gäste.”
- Alexandra Garton, De Grote Schijn
Ergebnisse
- 480 Besucherfragen vollständig eigenständig durch KI-Chatbot Sterre beantwortet, ohne menschliches Eingreifen
- 32 Stunden Zeitersparnis für das Support-Team in drei Wochen, was einer ganzen Arbeitswoche entspricht
- 70 % weniger Wiederholungsfragen bei menschlichen Mitarbeitenden dank automatisiertem KI-Kundenservice
- Nur 5 % aller Gespräche mussten weitergeleitet werden. Die KI-Assistentin löste 95 % eigenständig
- Besucher erhielten rund um die Uhr direkte Antworten, auch spätabends, wenn das klassische Team nicht erreichbar war
- Im Schnitt 4 Minuten pro Frage gespart gegenüber der manuellen Bearbeitung per E-Mail
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