Einen KI-E-Mail-Agenten einsetzen
Mit dem E-Mail-Kanal liest dein KI-Agent die eingehende Post in deinem eigenen Postfach und legt eine Antwort als Entwurf bereit, im selben Thread. Du liest sie durch, änderst was du ändern willst und drückst auf Senden.
Der Agent versendet nie selbst eine E-Mail. Das ist keine Einstellung, die du an- oder ausschaltest, sondern die Bauweise des Kanals. Nichts geht raus, ohne dass ein Mensch auf Senden drückt.
Was du brauchst
- Ein Postfach bei Gmail oder Outlook, oder ein eigenes Postfach über IMAP.
- Jemanden, der die Verbindung freigeben darf. Bei Google Workspace und Microsoft 365 ist das oft die Administration.
- Den E-Mail-Kanal, freigeschaltet für deine Marke. Der Kanal ist noch in geschlossener Beta, wir schalten ihn pro Marke frei.
Steht E-Mail im Kanäle-Bildschirm noch als Demnächst verfügbar? Dann ist der Kanal für deine Marke noch nicht freigegeben und die Zeile lässt sich noch nicht öffnen. Sag uns Bescheid, dann setzen wir dich auf die Liste.
So funktioniert es
Du verbindest dein Postfach
Du meldest dich bei Gmail oder Outlook an, oder du trägst die Daten deines eigenen Mailservers ein. Danach weist du dieses Postfach dem Kanal zu.
Eine E-Mail kommt an
Der Agent liest die Nachricht und nutzt das Wissen deiner Marke: deine Website, deine FAQ und alles, was du sonst hinterlegt hast.
Der Agent legt einen Entwurf bereit
Der Entwurf liegt im Ordner Entwürfe deines Postfachs, im selben Thread, mit der ursprünglichen Nachricht darunter. Meist innerhalb einer halben Minute.
Du liest nach und versendest
Du änderst, was du ändern willst, und drückst auf Senden. Nichts tun geht auch: ein Entwurf, den du nicht versendest, geht nirgendwohin.
Jeder Thread wird in Heyloha zusätzlich als Konversation gespeichert, damit du nachlesen kannst, was der Agent geschrieben hat.
Was der Agent per E-Mail tut und was nicht
- Er beantwortet jede Frage in einer Nachricht, auch wenn es drei sind.
- Er führt einen laufenden Thread weiter, inklusive dessen, was vorher gesagt wurde.
- Er sagt ehrlich, was er nicht weiß, statt sich etwas auszudenken.
- Er versendet nicht selbst, plant keine Termine, schickt nichts an dein CRM und übergibt kein Gespräch an eine Kollegin. Diese Aktionen sind per E-Mail abgeschaltet.
Deshalb hat der E-Mail-Kanal auch weniger Einstellungen als der Web-Chat. Im Handover-Bildschirm kannst du E-Mail nicht als Kanal wählen, und alles, was sich um ein Live-Gespräch dreht, etwa Agenda und Funktionalität, hat auf diesem Kanal keine Wirkung.
Was trotzdem gilt
Identität, Persönlichkeit, Vorteile und Verhaltensregeln stellst du auf Markenebene ein, und sie gelten auch für E-Mail. Willst du in der Mail einen anderen Ton als im Web-Chat, stellst du das pro Kanal separat ein.