Festlegen, wann die KI einen Entwurf schreibt
Standardmäßig schreibt der Agent für jede eingehende E-Mail einen Entwurf. Für ein Postfach, in dem nur Kundenfragen landen, ist das prima. Kommen dort auch Rechnungen, Bewerbungen und interne Post an, willst du es wahrscheinlich einschränken. Dafür ist der Tab Wann da.
Öffne den Tab Wann
Ganz oben steht in einer Zeile, was der Agent gerade tut. Lies diese Zeile: dort siehst du sicher, ob deine Regeln wirklich etwas abschirmen.
Schalte Nur bei E-Mails, die meinen Regeln entsprechen ein
Darunter erscheint die Liste der Regeln.
Füge eine Regel hinzu
Gib der Regel einen Namen, zum Beispiel Frage zu einer Immobilie. Beschreibe dann unter Entwurf schreiben wenn in einfacher Sprache die Situation, etwa: der Absender fragt nach einer Immobilie, einer Besichtigung oder einem Angebot.
Speichere
Klicke unten auf Änderungen speichern.
Den Schalter umzulegen reicht nicht. Solange keine einzige Regel in der Liste steht, schreibt der Agent weiterhin für jede E-Mail einen Entwurf. Die Zeile oben im Tab sagt das dann auch.
Regeln schreiben, die funktionieren
- Schreib in einfacher Sprache. Der Agent liest die eingehende Nachricht und entscheidet selbst, ob die Situation zutrifft, Suchbegriffe brauchst du nicht.
- Beschreibe die Situation, nicht die Wörter. Die Kundin fragt nach dem Status einer Bestellung funktioniert besser als Bestellung, Auftrag, Paket.
- Fang weit an und zieh danach enger. Eine zu strenge Regel lässt Fragen liegen, ohne dass du es merkst.
- Du kannst höchstens sechs Regeln anlegen.
E-Mail, die keiner Regel entspricht, bleibt einfach in deinem Postfach liegen. Es wird nur kein Entwurf dafür geschrieben.
Eine Regel mit Beschreibung, aber ohne Namen lässt sich nicht speichern. Gib ihr einen Namen oder lösche sie, sonst verweigert das Speichern weiter.