Configurar integraciónes CRM y webhook
Con una integración CRM o webhook, envias automáticamente los datos de contacto recopilados por tu agente IA a tu CRM, herramienta de email marketing o cualquier otra plataforma externa. Heyloha tiene integraciónes nativas para HubSpot y ActiveCampaign, y también soporta un webhook genérico para herramientas como Zapier, Make (Integromat) y n8n.
En este artículo te explicamos paso a paso cómo configurar una conexión webhook desde Heyloha.
¿Qué es un webhook?
Un webhook es una forma de enviar datos automáticamente de un sistema a otro. En cuanto tu Agente IA ha recopilado los datos de contacto necesarios, Heyloha envía esos datos mediante una solicitud HTTP POST a la URL que hayas configurado. El sistema receptor procesa los datos, por ejemplo creando un nuevo contacto en tu CRM.
Plataformas soportadas
- HubSpot: conexión directa a la API de Contactos de HubSpot.
- ActiveCampaign: sincronización via la API REST de ActiveCampaign.
- KeyVue: para clientes que usan el CRM inmobiliario KeyVue.
- Webhook genérico: envia datos como JSON a cualquier URL. Compatible con Zapier, Make, n8n y endpoints personalizados.
Para HubSpot y ActiveCampaign, tenemos guias dedicadas. Ve los enlaces al final de este articulo.
¿Qué necesitas?
- Una cuenta activa de Heyloha con al menos un Agente IA.
- Un sistema externo que soporte webhooks (por ejemplo un CRM, plataforma de marketing o aplicación propia).
- La URL del webhook del sistema receptor, incluyendo los parámetros necesarios.
La función de webhook debe estar habilitada a nivel de empresa. Si no ves la opción 'Conexiónes' en el menú de tu Agente IA, contacta a tu administrador.
Configurar una conexión webhook
Ve a tu Agente IA
Abre el panel de Heyloha y haz clic en el Agente IA para el que quieres configurar la conexión.
Abre el menú 'Conexiónes'
En el menú lateral de tu Agente IA, encontrarás la opción 'Conexiónes'. Haz clic para abrir el resumen.
Haz clic en 'Agregar integración'
Accederás a un formulario paso a paso para crear una nueva conexión webhook.
Elige tu plataforma
Selecciona el tipo de integración: HubSpot, ActiveCampaign, KeyVue o Genérico. El formulario se adapta automáticamente.
Pega la URL del webhook
Copia la URL completa del webhook del sistema receptor y pégala en el campo. La URL suele contener parámetros como 'company' y 'webhook'. Heyloha reconoce automáticamente la URL y sus parámetros.
Nombra la integración
Elige un nombre fácil de reconocer, por ejemplo 'Reenvío de lead CRM' o 'Solicitud de presupuesto'. Este nombre también se usa como nombre de función interna para tu Agente IA.
Selecciona los campos de contacto
Elige qué datos debe recopilar y reenviar tu Agente IA. Puedes elegir entre: nombre, apellido, correo electrónico, número de teléfono, dirección, código postal, ciudad y país.
Describe cuándo debe usarse la conexión
Proporciona una breve descripción de cuándo tu Agente IA debe activar esta conexión, por ejemplo: 'Usa esta conexión cuando un visitante muestre interés en una visita y deje sus datos de contacto.'
Guarda y activa
Configura la conexión como 'Activa' y haz clic en Guardar. No olvides guardar también el Agente IA para que los cambios surtan efecto.
Los cambios en las conexiónes solo surten efecto después de guardar el Agente IA. ¡No olvides este paso!
¿Qué datos de contacto puedes reenviar?
Tú decides qué campos recopila y reenvía tu Agente IA mediante el webhook. Los campos disponibles son:
- Nombre
- Apellido
- Correo electrónico
- Número de teléfono
- Dirección
- Código postal
- Ciudad
- País
Selecciona al menos un campo. El Agente IA solicita estos datos de forma natural durante la conversación y los reenvía automáticamente una vez que se alcanza el objetivo.
¿Cómo funciona en la práctica?
Cuando un visitante chatea con tu Agente IA y proporciona los datos requeridos, Heyloha envía automáticamente una solicitud a la URL del webhook configurada. El sistema receptor procesa los datos de contacto, para que tu equipo pueda hacer seguimiento de inmediato.
- Un visitante del sitio web inicia una conversación con tu Agente IA.
- El Agente IA reconoce el objetivo (por ejemplo: reenviar lead) y solicita los datos necesarios.
- Después de recopilar los datos, Heyloha los envía al sistema externo mediante el webhook.
- El sistema receptor procesa los datos (por ejemplo: crear un nuevo contacto).
- Tu equipo recibe una notificación y puede hacer seguimiento del lead.
Gestionar conexiónes
En el resumen de 'Conexiónes', puedes ver todas tus conexiónes webhook activas e inactivas. Aquí puedes:
- Editar una conexión (cambiar URL, nombre, campos o descripción).
- Activar o desactivar una conexión mediante el interruptor de estado.
- Eliminar una conexión si ya no la necesitas.
Puedes configurar múltiples conexiónes webhook por Agente IA, cada una con su propio objetivo y conjunto de campos de contacto. Por ejemplo, puedes configurar una conexión para visitas y otra separada para solicitudes de presupuesto.
Probar la conexión
Despues de guardar, prueba la conexión con el boton 'Probar conexión' en la tarjeta de integración.
Disparadores de eventos
Elige cuando debe activarse la integración:
- Datos de contacto capturados: cuando la IA recopila información durante un chat (mas comun).
- Cita reservada: cuando un visitante reserva una cita a traves del agente.
- Objetivo alcanzado: cuando un visitante alcanza un objetivo definido.
Incluir resumen del chat
Opcionalmente, puedes incluir un resumen de la conversacion con los datos de contacto. Esto da contexto a tu equipo de ventas.
Nota: activar el compartir del transcript significa que los mensajes del visitante se comparten con la plataforma externa.
Registro de entrega y reintentos
Cada intento de envio se registra. En caso de errores temporales, Heyloha reintenta hasta 4 veces (1 intento directo + 3 reintentos en segundo plano con backoff exponencial).
Preguntas frecuentes
Ejemplos de conexiónes webhook
- Sistema CRM: Reenviar leads automáticamente a tu sistema de gestión de clientes.
- Herramienta de email marketing: Agregar nuevos contactos a una lista de correo.
- Plataforma interna: Reenviar solicitudes de visita o presupuesto al equipo correcto.
- Helpdesk: Crear tickets de soporte basados en conversaciones con tu Agente IA.
Preguntas frecuentes
¿Puedo probar el webhook?
Sí. Guarda la conexión y guarda tu Agente IA. Luego inicia una conversación de prueba con tu Agente IA y proporciona los datos requeridos. Verifica en el sistema receptor si los datos se recibieron correctamente.
¿Qué hacer si el webhook no funciona?
Verifica que la URL del webhook sea correcta, que la conexión esté configurada como 'Activa' y que hayas guardado el Agente IA después de crear la conexión. También verifica en el sistema receptor si el webhook está activo de su lado.
¿Qué sistemas son compatibles?
La conexión webhook funciona con cualquier sistema que pueda recibir una solicitud HTTP POST con datos de formulario. Esto incluye sistemas CRM, herramientas de marketing, aplicaciones internas y más.
¿Cuántas conexiónes puedo configurar?
No hay límite. Puedes configurar múltiples conexiónes por Agente IA, cada una con su propio objetivo y campos de contacto.
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