Laisser ton agent IA planifier des rendez-vous
Avec les types de rendez-vous, tu détermines quand ton agent IA peut proposer un rendez-vous et sous quelles conditions. Tu définis la durée d'un rendez-vous, les informations nécessaires et si une réunion Teams doit être créée. Ton IA utilise ces paramètres comme un modèle fiable lors de chaque conversation.
En bref
Les types de rendez-vous déterminent quels rendez-vous peuvent être planifiés automatiquement. Chaque type contient la durée, l'instruction IA, les données client requises et optionnellement une réunion Teams. Ton IA utilise les types de rendez-vous pour proposer directement des créneaux adaptés.
Ton IA ne dévie jamais de tes paramètres. Un rendez-vous n'est proposé que lorsque toutes les conditions du type de rendez-vous sont remplies, comme la durée, la disponibilité et les données nécessaires.
Les types de rendez-vous ne fonctionnent que lorsque ton agenda est connecté. Connecte d'abord un agenda (Outlook maintenant, Google bientôt) si tu ne l'as pas encore fait.
Ce que tu configures dans un type de rendez-vous
Nom du rendez-vous
Par exemple : Demo, Entretien d'accueil, Visite de service, Consultation.
Instruction pour l'IA
Une brève explication qui aide l'IA à déterminer quand ce type doit être utilisé. Par exemple : 'Utilise ce type de rendez-vous lorsque quelqu'un souhaite planifier une démo produit.'
Durée
Le nombre de minutes que dure le rendez-vous.
Tampon
Temps supplémentaire avant ou après le rendez-vous. Pratique pour le temps de trajet, la préparation, la finalisation, les pauses ou le temps de concentration.
Réunion Teams (activer/désactiver)
Choisis si le rendez-vous doit être une réunion Teams. Active le commutateur réunion Teams et une invitation Microsoft Teams est automatiquement envoyée à tous les participants.
Agendas
Sélectionne dans quels agendas ce type de rendez-vous peut être planifié.
Données que l'IA doit demander
L'IA demande automatiquement les informations nécessaires pour ce type de rendez-vous, comme le nom, le numéro de téléphone, le code postal et le numéro de rue, l'adresse e-mail ou une remarque.
Disponibilité
Tu détermines les jours et heures où ton IA peut planifier ce type. Un créneau n'est proposé que lorsque ton agenda et le type de rendez-vous montrent tous deux de la disponibilité.
Comment créer un type de rendez-vous
Va dans Agent, puis Agenda
Agent se trouve dans le menu de gauche. Ouvre l'onglet Agenda et fais défiler jusqu'à Types de rendez-vous.
Clique sur Ajouter un type de rendez-vous
Tu ouvres un formulaire dans lequel tu configures le type de rendez-vous.
Renseigne les paramètres
Renseigne les champs : le nom, quand l'agent peut proposer ce type, la durée et les marges (buffers), quels agendas reçoivent une invitation, si une réunion Teams est ajoutée, quelles coordonnées l'agent demande, qui reçoit une confirmation (destinataires de notification) et sur quels canaux ce type peut être réservé.
Enregistrer
Après l'enregistrement, le type de rendez-vous apparaît dans la liste. Tu peux toujours le modifier ou le supprimer plus tard.
Consulter tes rendez-vous planifiésConnecter ton agenda