Permanence téléphonique IA qui décroche jour et nuit
Une permanence téléphonique IA qui répond à votre téléphone 24h/24, renseigne vos clients et prend les rendez-vous dans votre agenda. Heyloha transfère à votre équipe si besoin, sur votre propre numéro, à partir de 149 € par mois.
14 jours gratuits sur le forfait de votre choix. Résiliable chaque mois. Prix hors TVA.
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“Bonjour, vous êtes en ligne avec Loha, l'assistant numérique. Que puis-je faire pour vous ?”
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Joignable jour et nuit. Posez-lui vos questions.
Qu'est-ce qu'une permanence téléphonique IA ?
Une permanence téléphonique répond au téléphone quand vous ou votre équipe ne le pouvez pas. Avec une permanence classique, c'est un secrétariat à distance qui s'en charge : il décroche au nom de votre entreprise, note qui a appelé et pourquoi, puis vous envoie un message.
Une permanence téléphonique IA fait le même travail avec un assistant numérique. La différence tient à ce qui se passe pendant l'appel. L'assistant connaît vos horaires, vos services, vos tarifs et votre façon de travailler, et aide l'appelant tout de suite. Un rendez-vous arrive directement dans votre agenda. Ce que l'assistant ne peut pas ou ne doit pas traiter est transmis à un collègue.
Heyloha est une permanence téléphonique IA de ce type, conçue et suivie par une petite équipe à Utrecht, aux Pays-Bas. Pour voir comment fonctionne l'assistant téléphonique lui-même, rendez-vous sur assistant téléphonique IA.
Permanence téléphonique IA ou classique : les différences
Les deux décrochent en votre nom. Ensuite, leurs chemins se séparent. Voici les différences qui comptent le plus au quotidien. Tarifs et conditions varient d'une permanence à l'autre : comparez avec votre propre devis.
- Modèle de prix
- ClassiqueSouvent un forfait mensuel plus un prix par appel traité.
- HeylohaUn forfait mensuel fixe avec des crédits : 1 crédit = 1 minute d'appel. À partir de 149 € par mois hors TVA. Crédits supplémentaires en option.
- Disponibilité
- ClassiqueEn général aux heures de bureau. Soirées, nuits et week-ends sont souvent en option.
- Heyloha24h/24 et 7j/7, sans supplément le soir, la nuit ou le week-end.
- Ce que reçoit l'appelant
- ClassiqueEn général une note ou une demande de rappel. Les questions de fond vous attendent.
- HeylohaUne réponse immédiate tirée de votre site, de vos documents et de votre FAQ.
- Rendez-vous
- ClassiqueParfois possible, si le secrétariat a accès à votre agenda.
- HeylohaLes prend pendant l'appel dans votre agenda Outlook ou Microsoft 365.
- Transfert
- ClassiqueVers un numéro convenu.
- HeylohaTransfert annoncé (l'assistant présente d'abord l'appelant) ou direct (l'appelant est mis en relation immédiatement). Si personne ne répond, une demande de rappel est enregistrée.
- Pics d'appels
- ClassiqueDépend des effectifs. En période chargée, l'appelant attend qu'une personne se libère.
- HeylohaPrend plusieurs appels en même temps. Pas de file d'attente, pas de tonalité occupée.
- Langues
- ClassiqueDépend de la personne de permanence.
- HeylohaPlus de 50 langues. L'assistant reconnaît automatiquement la langue de l'appelant.
- Après l'appel
- ClassiqueUn message par e-mail, SMS ou application.
- HeylohaLa transcription est disponible dans votre espace Heyloha. Les appels sont transcrits, pas enregistrés.
Ce qu'une personne fait toujours mieux
Une permanence téléphonique IA ne traite pas chaque appel mieux qu'une personne. Un collègue reste meilleur pour :
- Trancher quand une situation sort de vos règles habituelles.
- Gérer une réclamation complexe ou une conversation chargée d'émotion.
- Répondre aux questions que vos propres informations ne couvrent pas.
Comment l'assistant passe la main
- Transfert annoncé : l'assistant présente d'abord l'appelant à votre collègue, puis le met en relation.
- Transfert direct : l'appelant est envoyé tout de suite vers le numéro que vous choisissez.
- Si personne ne répond, l'assistant enregistre une demande de rappel avec le nom, le numéro et la question, et l'envoie à votre équipe.
- Vous décidez quand : quels sujets sont transférés, et vers qui.
Combien coûte une permanence téléphonique IA ?
Un forfait mensuel fixe plutôt qu'un prix par appel traité, et aucun supplément hors heures de bureau. Le forfait se compose de crédits : 1 crédit = 1 minute d'appel, ou 1 conversation par chat ou WhatsApp. Prix par mois, hors TVA.
Heyloha 250
149 €par mois
250 minutes d'appel ou conversations
Crédits supplémentaires, si vous les activez : 0,75 € l'unité
Heyloha 500
239 €par mois
500 minutes d'appel ou conversations
Crédits supplémentaires, si vous les activez : 0,60 € l'unité
Heyloha 1.000
339 €par mois
1 000 minutes d'appel ou conversations
Crédits supplémentaires, si vous les activez : 0,45 € l'unité
Heyloha 2.500
599 €par mois
2 500 minutes d'appel ou conversations
Crédits supplémentaires, si vous les activez : 0,32 € l'unité
Exemple chiffré
Vous recevez environ 100 appels par mois et un appel dure en moyenne 2,5 minutes. Cela fait environ 250 minutes d'appel, ce qui correspond à Heyloha 250 : 149 € par mois, même si la moitié de ces appels arrive le soir ou le week-end. Avec 200 appels de même durée, vous arrivez à environ 500 minutes : Heyloha 500, 239 € par mois.
Une ligne principale très sollicitée : 1 200 appels de 2,5 minutes en moyenne, cela fait environ 3 000 minutes d'appel par mois. Heyloha 2.500 (599 €) plus 500 crédits supplémentaires (0,32 € l'unité, 160 €) revient à environ 759 € par mois hors TVA. Ou vous demandez un forfait sur mesure avec remise sur volume.
Que ce soit moins cher que votre permanence actuelle dépend du nombre d'appels et de leur durée. Mettez le forfait et les frais d'appel de votre dernière facture à côté du forfait qui correspond à vos minutes, ou faites le calcul avec le calculateur de ROI.
Si votre forfait est épuisé un mois chargé, l'IA met par défaut les nouveaux appels en pause. Pas de coûts imprévus, mais les appelants entendent alors un court message indiquant que le service n'est pas disponible. Pour une ligne centrale, nous conseillons donc d'activer les crédits supplémentaires automatiques. Les crédits supplémentaires ne sont facturés que si vous les activez vous-même ; le prix par crédit figure ci-dessus pour chaque forfait. Ou vous passez à un forfait supérieur. Nous comptons les minutes d'appel en minutes entières, arrondies à l'inférieur, avec au moins 1 crédit par appel : un appel de 2 minutes 50 coûte 2 crédits.
Plus de 2 500 minutes d'appel ou conversations par mois ?
Nous composons un forfait sur mesure, avec remise sur volume.
Pour les équipes plus grandes : premier niveau et débordement
Si vous avez votre propre accueil ou service client, vous placez en général une permanence téléphonique IA à côté de l'équipe, pas à sa place. Trois configurations courantes :
Débordement aux heures de pointe
Quand tout le monde est en ligne, l'assistant prend les appelants suivants. Il gère plusieurs appels en même temps, personne n'attend qu'un collègue se libère.
En dehors des heures de bureau
Après la fermeture, la nuit et le week-end, l'assistant décroche. Il répond aux questions, prend les rendez-vous, et le reste vous attend le lendemain matin sous forme de demandes de rappel.
Toujours en premier niveau
L'assistant prend chaque appel en premier, traite les questions récurrentes et transfère le reste au bon collègue ou service. Avec un transfert annoncé, votre collègue sait tout de suite de quoi il s'agit.
Heyloha se connecte en standard à Outlook et Microsoft 365, HubSpot, ActiveCampaign, Zapier, Make, n8n et aux webhooks. Nous développons sur demande une intégration avec votre propre logiciel.
Vous envisagez de confier entièrement votre service client ? Découvrez ce que cela implique d'externaliser le service client.
Changer de service : vous gardez votre numéro
Votre téléphonie reste telle quelle. Vous renvoyez votre numéro actuel vers Heyloha et décidez quand l'assistant décroche.
- 1
Donnez vos informations à l'assistant
L'assistant lit votre site web. Vous ajoutez documents, FAQ et vos propres réponses.
- 2
Choisissez quand il décroche
Configurez le renvoi d'appel chez votre opérateur : toujours, seulement hors heures de bureau, ou quand vous êtes en ligne ou ne répondez pas.
- 3
Appelez vous-même et passez en ligne
Testez l'assistant avec vos propres questions. La plupart des équipes sont en ligne en moins d'une heure.
Votre forfait comprend un numéro Heyloha. Vous pouvez aussi l'utiliser directement comme nouveau numéro.
Du service client téléphonique à l'IA, 24h/24
“Nous voulons donner à nos clients de bonnes réponses à tout moment. Avec Heyloha, notre service client est désormais joignable 24h/24 dans nos 11 studios.”
Équipe NEXXT GYMFitness & entraînement EMSNEXXT GYM
NEXXT GYM a remplacé le service client téléphonique de ses 11 studios par l'IA. L'assistante Alma décroche jour et nuit et transmet les demandes au bon studio.
122demandes téléphoniques traitées automatiquement chaque mois
Lire le témoignage de NEXXT GYMQuestions fréquentes sur la permanence téléphonique IA
Quelle différence entre une permanence téléphonique IA et une permanence classique ?
Une permanence classique décroche en votre nom et prend généralement un message. Une permanence téléphonique IA décroche aussi en votre nom, mais aide l'appelant tout de suite : elle répond aux questions à partir de vos informations, prend un rendez-vous ou transfère à un collègue. Elle est joignable 24h/24 et prend plusieurs appels en même temps.
Combien coûte Heyloha ?
À partir de 149 € par mois hors TVA pour 250 crédits, 1 crédit correspondant à 1 minute d'appel. Il existe des forfaits de 250, 500, 1 000 et 2 500 crédits à 149 €, 239 €, 339 € et 599 € par mois. Pas de supplément le soir, la nuit ou le week-end, et vous pouvez résilier chaque mois. Si votre forfait est épuisé, l'IA met par défaut les nouveaux appels en pause ; les crédits supplémentaires ne sont facturés que si vous les activez vous-même. Tous les forfaits figurent sur la page des tarifs.
L'appelant sait-il qu'il parle à une IA ?
Oui. L'accueil par défaut présente l'assistant comme l'assistant numérique de votre entreprise. Les appelants savent ainsi à qui ils parlent, comme l'exige le règlement européen sur l'IA.
Les appelants acceptent-ils une IA ?
Cela dépend de chaque appelant, c'est pourquoi vous gardez la main. Personne n'attend dans une file d'attente : l'assistant prend plusieurs appels en même temps. Le message d'accueil par défaut le présente comme l'assistant numérique de votre entreprise, pour que l'appelant sache à qui il parle. Quand une question relève d'un collègue, l'assistant transfère l'appel, avec ou sans annonce. Si personne ne répond, il enregistre une demande de rappel avec le nom, le numéro et la question. Et vous décidez vers qui il transfère, et à quelles heures.
L'assistant peut-il prendre des rendez-vous dans mon agenda ?
Oui, dans votre agenda Outlook ou Microsoft 365, pendant l'appel. Vous utilisez votre propre agenda ou logiciel de gestion de cabinet ? Nous développons cette intégration sur demande.
Une permanence téléphonique IA est-elle conforme au RGPD ?
Les appels sont transcrits, pas enregistrés. Les données sont hébergées sur des serveurs dans l'UE et nous signons avec vous un accord de traitement des données. Pour en savoir plus, consultez la page sécurité.
Puis-je garder mon propre numéro ?
Oui. Vous renvoyez votre numéro actuel, via votre opérateur, vers le numéro Heyloha compris dans votre forfait : toujours, seulement hors heures de bureau, ou quand vous êtes en ligne ou ne répondez pas. La plupart des équipes sont en ligne en moins d'une heure.
Que se passe-t-il si l'IA ne peut pas répondre à une question ?
L'assistant transfère alors l'appel au collègue que vous avez désigné, avec ou sans annonce. Si personne ne répond, il enregistre une demande de rappel avec le nom, le numéro et la question, et l'envoie à votre équipe.
Dans quelles langues Heyloha répond-il ?
Dans plus de 50 langues. L'assistant reconnaît la langue de l'appelant et répond aussitôt dans cette langue. Vous choisissez parmi 10 voix.
Puis-je d'abord l'essayer ?
Oui. Appelez la ligne de démo pour entendre à quoi ressemble une conversation, ou essayez Heyloha gratuitement pendant 14 jours sur votre propre numéro. L'essai se fait sur le forfait de votre choix, avec les crédits de ce forfait.
Laissez Heyloha décrocher pour vous gratuitement pendant 14 jours
Choisissez un forfait, branchez Heyloha sur votre numéro et voyez ce qui arrive. Les 14 premiers jours sont gratuits. Vous préférez d'abord voir comment ça marche ? Planifiez une démo, nous la parcourons ensemble.
Ou appelez la ligne de démo : +31 970 102 257 34