KI-Telefonservice, der Tag und Nacht abnimmt
Ein KI-Telefonservice, der Ihr Telefon rund um die Uhr annimmt, Fragen beantwortet und Termine in Ihren Kalender bucht. Heyloha verbindet bei Bedarf an Ihr Team weiter, unter Ihrer eigenen Nummer, ab 149 € im Monat.
14 Tage kostenlos mit dem Paket Ihrer Wahl. Monatlich kündbar. Preise zzgl. MwSt.
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Was ist ein KI-Telefonservice?
Ein Telefonservice nimmt Anrufe an, wenn Sie oder Ihr Team es nicht schaffen. Beim klassischen Telefonservice übernimmt das ein externes Sekretariat: Es meldet sich mit Ihrem Firmennamen, notiert, wer angerufen hat und warum, und schickt Ihnen eine Nachricht.
Ein KI-Telefonservice erledigt dieselbe Aufgabe mit einem digitalen Assistenten. Der Unterschied liegt darin, was während des Gesprächs passiert. Der Assistent kennt Ihre Öffnungszeiten, Leistungen, Preise und Abläufe und hilft dem Anrufer sofort weiter. Ein Termin steht direkt in Ihrem Kalender. Was der Assistent nicht selbst erledigen kann oder soll, geht an Ihr Team.
Heyloha ist ein solcher KI-Telefonservice, entwickelt und betreut von einem kleinen Team in Utrecht. Wie der Telefonassistent selbst funktioniert, lesen Sie unter KI-Telefonassistent.
KI-Telefonservice oder klassischer Telefonservice: die Unterschiede
Beide melden sich in Ihrem Namen. Danach trennen sich die Wege. Das sind die Unterschiede, die im Alltag am meisten zählen. Preise und Bedingungen unterscheiden sich je nach Anbieter, legen Sie also Ihr eigenes Angebot daneben.
- Preismodell
- KlassischOft eine monatliche Grundgebühr plus ein Preis pro angenommenem Anruf.
- HeylohaEin festes Monatspaket mit Credits: 1 Credit ist 1 Gesprächsminute. Ab 149 € im Monat zzgl. MwSt. Zusatz-Credits aktivieren Sie bei Bedarf.
- Erreichbarkeit
- KlassischMeist zu Bürozeiten. Abende, Nächte und Wochenenden sind oft eine Zusatzoption.
- Heyloha24/7, ohne Aufpreis für Abend, Nacht oder Wochenende.
- Was der Anrufer bekommt
- KlassischMeist eine Notiz oder eine Rückrufbitte. Fachliche Fragen bleiben für Sie liegen.
- HeylohaEine direkte Antwort aus Ihrer Website, Ihren Dokumenten und FAQs.
- Termine
- KlassischManchmal möglich, wenn das Sekretariat Zugriff auf Ihren Kalender bekommt.
- HeylohaBucht sie während des Gesprächs in Ihren Outlook- oder Microsoft-365-Kalender.
- Weiterverbinden
- KlassischAn eine vereinbarte Nummer.
- HeylohaWarm (der Assistent kündigt den Anrufer vorher an) oder kalt (der Anrufer wird direkt durchgestellt). Nimmt niemand ab, folgt eine Rückrufbitte.
- Stoßzeiten
- KlassischHängt von der Besetzung ab. Bei hohem Aufkommen warten Anrufer, bis jemand frei ist.
- HeylohaNimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an. Keine Warteschleife, kein Besetztzeichen.
- Sprachen
- KlassischHängt davon ab, wer gerade Dienst hat.
- HeylohaÜber 50 Sprachen. Der Assistent erkennt die Sprache des Anrufers selbst.
- Nach dem Gespräch
- KlassischEine Nachricht per E-Mail, SMS oder App.
- HeylohaDas Transkript liegt im Heyloha-Dashboard. Gespräche werden transkribiert, nicht aufgezeichnet.
Was ein Mensch weiterhin besser kann
Ein KI-Telefonservice führt nicht jedes Gespräch besser als ein Mensch. Ihr Team bleibt stärker bei:
- Einer Einschätzung, wenn eine Situation außerhalb Ihrer üblichen Abläufe liegt.
- Einer komplizierten Beschwerde oder einem emotionalen Gespräch.
- Fragen, die Ihre eigenen Informationen nicht abdecken.
So übergibt der Assistent das Gespräch
- Warme Weiterleitung: Der Assistent kündigt den Anrufer zuerst bei Ihrem Kollegen an und verbindet dann durch.
- Kalte Weiterleitung: Der Anrufer geht direkt an die Nummer, die Sie festlegen.
- Nimmt niemand ab, erfasst der Assistent eine Rückrufbitte mit Name, Nummer und Anliegen und schickt sie an Ihr Team.
- Sie bestimmen, wann: bei welchen Themen weiterverbunden wird und an wen.
Was kostet ein KI-Telefonservice?
Ein festes Monatspaket statt eines Preises pro angenommenem Anruf, und kein Aufpreis außerhalb der Bürozeiten. Das Paket besteht aus Credits: 1 Credit ist 1 Gesprächsminute oder 1 Gespräch per Chat oder WhatsApp. Preise pro Monat, zzgl. MwSt.
Heyloha 250
149 €pro Monat
250 Gesprächsminuten oder Gespräche
Zusatz-Credits, wenn Sie sie aktivieren: 0,75 € pro Stück
Heyloha 500
239 €pro Monat
500 Gesprächsminuten oder Gespräche
Zusatz-Credits, wenn Sie sie aktivieren: 0,60 € pro Stück
Heyloha 1.000
339 €pro Monat
1.000 Gesprächsminuten oder Gespräche
Zusatz-Credits, wenn Sie sie aktivieren: 0,45 € pro Stück
Heyloha 2.500
599 €pro Monat
2.500 Gesprächsminuten oder Gespräche
Zusatz-Credits, wenn Sie sie aktivieren: 0,32 € pro Stück
Rechenbeispiel
Sie erhalten etwa 100 Anrufe im Monat, ein Gespräch dauert im Schnitt 2,5 Minuten. Das sind rund 250 Gesprächsminuten und passt in Heyloha 250: 149 € im Monat, auch wenn die Hälfte dieser Anrufe abends oder am Wochenende kommt. Bei 200 Anrufen gleicher Länge sind Sie bei etwa 500 Minuten: Heyloha 500, 239 € im Monat.
Eine stark frequentierte Zentrale: 1.200 Anrufe von durchschnittlich 2,5 Minuten sind rund 3.000 Gesprächsminuten im Monat. Heyloha 2.500 (599 €) plus 500 Zusatz-Credits (0,32 € pro Stück, 160 €) ergibt etwa 759 € im Monat zzgl. MwSt. Oder Sie fragen ein individuelles Paket mit Mengenrabatt an.
Ob das günstiger ist als Ihr aktueller Telefonservice, hängt davon ab, wie viele Anrufe Sie bekommen und wie lange sie dauern. Legen Sie Grundgebühr plus Gesprächskosten Ihrer letzten Rechnung neben das Paket, das zu Ihren Gesprächsminuten passt, oder rechnen Sie es mit dem ROI-Rechner durch.
Ist Ihr Paket in einem vollen Monat aufgebraucht, pausiert die KI standardmäßig neue Gespräche. So entstehen keine unerwarteten Kosten, allerdings hören Anrufer dann eine kurze Ansage, dass der Dienst nicht erreichbar ist. Für eine zentrale Nummer empfehlen wir deshalb automatische Zusatz-Credits. Zusatz-Credits werden nur berechnet, wenn Sie sie selbst aktivieren; den Preis pro Credit sehen Sie oben bei jedem Paket. Oder Sie wechseln in ein größeres Paket. Gesprächsminuten zählen wir in ganzen Minuten, abgerundet, mit mindestens 1 Credit pro Gespräch: ein Gespräch von 2 Minuten 50 kostet 2 Credits.
Mehr als 2.500 Gesprächsminuten oder Gespräche pro Monat?
Wir stellen ein individuelles Paket mit Mengenrabatt zusammen.
Für größere Teams: erste Anlaufstelle und Überlauf
Haben Sie einen eigenen Empfang oder Kundenservice, setzen Sie einen KI-Telefonservice meist nicht an deren Stelle, sondern daneben ein. Drei gängige Aufstellungen:
Überlauf in Stoßzeiten
Sind alle im Gespräch, nimmt der Assistent die nächsten Anrufer an. Er führt mehrere Gespräche gleichzeitig, niemand muss warten, bis ein Kollege frei ist.
Außerhalb der Bürozeiten
Nach Feierabend, nachts und am Wochenende nimmt der Assistent ab. Fragen werden beantwortet, Termine gebucht, und der Rest liegt am nächsten Morgen als Rückrufbitte bereit.
Immer als erste Anlaufstelle
Der Assistent nimmt jeden Anruf zuerst an, erledigt die wiederkehrenden Fragen und leitet den Rest an die richtige Person oder Abteilung weiter. Bei einer warmen Weiterleitung weiß Ihr Team sofort, worum es geht.
Heyloha lässt sich standardmäßig mit Outlook und Microsoft 365, HubSpot, ActiveCampaign, Zapier, Make, n8n und Webhooks verbinden. Eine Anbindung an Ihre eigene Software bauen wir auf Anfrage.
Sie überlegen, Ihren Kundenservice ganz abzugeben? Lesen Sie, was dazugehört, wenn Sie den Kundenservice auslagern.
Umstieg: Sie behalten Ihre eigene Nummer
Ihre Telefonanlage bleibt, wie sie ist. Sie leiten Ihre bestehende Nummer zu Heyloha um und bestimmen selbst, wann der Assistent abnimmt.
- 1
Geben Sie dem Assistenten Ihre Informationen
Der Assistent liest Ihre Website ein. Sie ergänzen Dokumente, FAQs und eigene Antworten.
- 2
Legen Sie fest, wann er abnimmt
Richten Sie bei Ihrem Telefonanbieter eine Rufumleitung ein: immer, nur außerhalb der Bürozeiten oder wenn Sie besetzt sind oder nicht abnehmen.
- 3
Selbst anrufen und live gehen
Testen Sie den Assistenten mit Ihren eigenen Fragen. Die meisten Teams sind innerhalb einer Stunde live.
In Ihrem Paket ist eine Heyloha-Telefonnummer enthalten. Sie können sie auch direkt als neue Nummer nutzen.
Vom telefonischen Kundenservice zur KI, rund um die Uhr
“Wir möchten unseren Kunden zu jeder Zeit gute Antworten geben können. Mit Heyloha ist unser Kundenservice jetzt rund um die Uhr über alle 11 Standorte erreichbar.”
Team NEXXT GYMFitness & EMS-TrainingNEXXT GYM
NEXXT GYM hat den telefonischen Kundenservice aller 11 Studios durch KI ersetzt. KI-Assistentin Alma nimmt rund um die Uhr ab und leitet Anliegen an das richtige Studio weiter.
122telefonische Anliegen pro Monat automatisch bearbeitet
Die Geschichte von NEXXT GYM lesenHäufige Fragen zum KI-Telefonservice
Was ist der Unterschied zwischen einem KI-Telefonservice und einem klassischen Telefonservice?
Ein klassischer Telefonservice meldet sich in Ihrem Namen und notiert meist eine Nachricht. Ein KI-Telefonservice meldet sich ebenfalls in Ihrem Namen, hilft dem Anrufer aber sofort weiter: Er beantwortet Fragen aus Ihren Informationen, bucht einen Termin oder verbindet mit Ihrem Team. Er ist rund um die Uhr erreichbar und nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an.
Was kostet Heyloha?
Ab 149 € im Monat zzgl. MwSt. für 250 Credits, wobei 1 Credit 1 Gesprächsminute ist. Es gibt Pakete mit 250, 500, 1.000 und 2.500 Credits für 149 €, 239 €, 339 € und 599 € im Monat. Es gibt keinen Aufpreis für Abend, Nacht oder Wochenende, und Sie können monatlich kündigen. Ist Ihr Paket aufgebraucht, pausiert die KI standardmäßig neue Gespräche; Zusatz-Credits werden nur berechnet, wenn Sie sie selbst aktivieren. Alle Pakete finden Sie auf der Preisseite.
Weiß der Anrufer, dass er mit einer KI spricht?
Ja. Die Standardbegrüßung stellt den Assistenten als digitalen Assistenten Ihres Unternehmens vor. So wissen Anrufer, mit wem sie sprechen, wie es die europäische KI-Verordnung vorschreibt.
Akzeptieren Anrufer eine KI?
Das ist von Anrufer zu Anrufer verschieden, deshalb behalten Sie die Kontrolle. Niemand hängt in einer Warteschleife: Der Assistent nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an. Die Standardbegrüßung stellt ihn als digitalen Assistenten Ihres Unternehmens vor, damit Anrufer wissen, woran sie sind. Gehört eine Frage zu einem Kollegen, verbindet der Assistent warm oder kalt weiter. Nimmt niemand ab, erfasst er eine Rückrufbitte mit Name, Nummer und Anliegen. Und Sie legen fest, an wen er weiterverbindet und zu welchen Zeiten.
Kann der Assistent Termine in meinen Kalender eintragen?
Ja, in Ihren Outlook- oder Microsoft-365-Kalender, noch während des Gesprächs. Sie arbeiten mit einem eigenen Kalender- oder Praxissystem? Diese Anbindung bauen wir auf Anfrage.
Ist ein KI-Telefonservice DSGVO-konform?
Gespräche werden transkribiert, nicht aufgezeichnet. Die Daten liegen auf Servern in der EU, und wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Mehr dazu auf der Seite zur Sicherheit.
Kann ich meine eigene Telefonnummer behalten?
Ja. Sie leiten Ihre bestehende Nummer über Ihren Telefonanbieter auf die Heyloha-Nummer in Ihrem Paket um: immer, nur außerhalb der Bürozeiten oder wenn Sie besetzt sind oder nicht abnehmen. Die meisten Teams sind innerhalb einer Stunde live.
Was passiert, wenn die KI eine Frage nicht beantworten kann?
Dann verbindet der Assistent warm oder kalt an die Person weiter, die Sie dafür festlegen. Nimmt niemand ab, erfasst er eine Rückrufbitte mit Name, Nummer und Anliegen und schickt sie an Ihr Team.
In welchen Sprachen nimmt Heyloha ab?
In über 50 Sprachen. Der Assistent erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet direkt in dieser Sprache. Sie wählen aus 10 Stimmen.
Kann ich es zuerst ausprobieren?
Ja. Rufen Sie die Demo-Nummer an, um zu hören, wie ein Gespräch klingt, oder testen Sie Heyloha 14 Tage kostenlos mit Ihrer eigenen Nummer. Der Test läuft mit dem Paket Ihrer Wahl und dessen Credits.
Lassen Sie Heyloha 14 Tage kostenlos für Sie abnehmen
Wählen Sie ein Paket, schalten Sie Heyloha auf Ihre eigene Nummer und sehen Sie, was hereinkommt. Die ersten 14 Tage sind kostenlos. Lieber erst zuschauen? Vereinbaren Sie eine Demo, wir gehen es gemeinsam durch.
Oder rufen Sie die Demo-Nummer an: +31 970 102 257 34