WhatsApp Business koppelen aan een AI-assistent: zo werkt het

Wat je eigenlijk wilt regelen

Wie zoekt op 'WhatsApp Business API instellen', wil meestal één ding: dat klantvragen via WhatsApp snel en goed beantwoord worden, ook als het team het druk heeft of als het kantoor dicht is. Dat lukt met een AI-assistent die berichten op je WhatsApp-nummer beantwoordt.

De officiële WhatsApp Business API is de manier waarop vooral grote bedrijven WhatsApp via Meta aan hun eigen systemen koppelen, vaak met hulp van een gespecialiseerde partij. Met Heyloha hoef je dat traject niet te doorlopen. Je koppelt het nummer dat je al hebt rechtstreeks aan de assistent.

Hoe Heyloha WhatsApp koppelt

Je koppelt je WhatsApp-nummer door in Heyloha een QR-code te scannen met je telefoon, net als bij WhatsApp Web. Heyloha wordt zo een gekoppeld apparaat van je nummer.

Je kiest zelf welk nummer je koppelt. Dat kan het nummer zijn dat je klanten al kennen, of een apart nummer als je klantenservice liever gescheiden houdt.

Je team hoeft niets anders te gaan doen. Iedereen blijft antwoorden vanuit de WhatsApp-app op de telefoon. Reageert een collega zelf in een gesprek, dan kan de AI een stap terug doen.

Stap voor stap live

Stap 1: koppel je nummer. Open het WhatsApp-kanaal in Heyloha en scan de QR-code met je telefoon, via Gekoppelde apparaten in WhatsApp.

Stap 2: controleer de kennis. De assistent gebruikt dezelfde kennis en dezelfde toon als de chat op je website: je website, documenten en instructies. Draait je websitechat al, dan is dit werk grotendeels gedaan.

Stap 3: bepaal de overdracht. Leg vast wanneer een gesprek naar een collega moet, bijvoorbeeld bij een klacht, een vraag over maatwerk of als de klant om een mens vraagt.

Stap 4: zet het kanaal live. Koppelen en activeren zijn twee aparte stappen. Pas als je in Heyloha naar Agent > Kanalen > WhatsApp gaat en op Activeer kanaal klikt, begint de assistent te antwoorden. Zo kun je eerst rustig alles nalopen.

Meestal ben je binnen ongeveer een uur live, zonder technische kennis.

Wat je klanten zien

Voor je klanten verandert er niets aan hoe ze je bereiken. Ze appen naar je vertrouwde nummer en krijgen direct antwoord, ook 's avonds en in het weekend.

De assistent antwoordt in de taal waarin de klant schrijft en spreekt meer dan 50 talen. De WhatsApp-assistent reageert alleen op inkomende berichten. Er worden geen proactieve berichten of bulkberichten verstuurd.

Hoe de overdracht naar een collega werkt

Wordt een vraag te specifiek, dan draagt de assistent het gesprek over aan een collega, met het hele gesprek erbij. Je collega ziet meteen wat er al besproken is en hoeft de klant niets opnieuw te vragen.

Omdat je team in de WhatsApp-app blijft meelezen, kan een collega ook zelf inspringen wanneer dat beter voelt. De AI kan dan een stap terug doen, zodat de klant niet twee antwoorden tegelijk krijgt.

Privacy en AVG

Heyloha draait op servers in de EU en je sluit een verwerkersovereenkomst af, zoals de AVG vraagt. Gesprekken worden bewaard zodat je team bij een overdracht de context heeft, en je kunt gegevens op elk moment inzien of verwijderen.

Direct aan de slag

Klaar om WhatsApp in te zetten voor je klantenservice? Start een gratis proefperiode van 14 dagen, scan de QR-code en zet het kanaal live wanneer je er klaar voor bent. Binnen ongeveer een uur antwoordt de assistent op je eigen nummer.

Veelgestelde vragen