AI-telefoonassistent en AI-receptionist

Je bestaande telefoonnummer houden

Elke assistent krijgt een eigen telefoonnummer van Heyloha, en dat nummer zit in je pakket. Overstappen is niet nodig. Bij je telefonieprovider stel je in dat je huidige nummer doorschakelt naar het Heyloha-nummer. Dat kan bij vrijwel elke vaste, mobiele of VoIP-aansluiting.

Je kiest zelf wanneer de assistent opneemt: altijd, alleen buiten kantooruren, of pas als je zelf niet opneemt of in gesprek bent. Doorschakelen als je niet opneemt of in gesprek bent, heet voorwaardelijk doorschakelen. Je provider vertelt je hoe je dat instelt.

Op je mobiel stel je het doorschakelen in met een code die bij de meeste providers werkt: **21*nummer# schakelt alle gesprekken door, **61*nummer# alleen als je niet opneemt en **67*nummer# alleen bij in gesprek. Met ##21#, ##61# of ##67# zet je het weer uit. Voor een vaste lijn of VoIP-centrale regel je het doorschakelen in het klantportaal van je provider of in je telefooncentrale. Hoe dat per provider gaat, en hoe je test en weer uitzet, lees je in het stappenplan telefoon doorschakelen.

Nummers zijn beschikbaar in Nederland, België, Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland. In Duitsland, Oostenrijk en Frankrijk krijg je een lokaal nummer met een regionaal netnummer.

Doorverbinden, en wat er gebeurt als niemand opneemt

Vraagt een beller naar een medewerker, of kan de assistent iets niet zelf afhandelen, dan verbindt hij door naar het nummer dat jij daarvoor instelt. Per contactpersoon bepaal je wanneer dat mag, op welke dagen en tijden, en of het warm of koud gebeurt.

Bij een warme doorverbinding hoort je collega eerst waar het gesprek over gaat. Bij een koude doorverbinding hoort hij alleen een korte melding dat er een gesprek binnenkomt. In beide gevallen neemt je collega aan met toets 1, en pas dan wordt de beller doorverbonden.

Neemt niemand op en staan terugbelverzoeken aan, dan legt de assistent een terugbelverzoek vast met naam, telefoonnummer en vraag, en gaat dat per e-mail naar het adres dat jij kiest. Staan ze uit, dan hoort de beller dat er nu niemand bereikbaar is.

Een AI-telefoniste die zegt dat ze AI is

Sinds 2 augustus 2026 schrijft de Europese AI-verordening (AI Act) voor dat mensen weten wanneer ze met een AI-systeem praten. De standaardbegroeting van Heyloha stelt de assistent daarom voor als digitale assistent van je bedrijf. Je kunt die tekst zelf aanpassen, maar we raden aan de melding te laten staan.

Dat hoeft geen nadeel te zijn. Voor een beller is het alternatief vaak een voicemail, een keuzemenu of een bezettoon. Een assistent die direct opneemt, de vraag begrijpt en een afspraak inplant, is dan eerder een verbetering dan een drempel.

Privacy en AVG

Gesprekken worden niet opgenomen. Ze worden alleen uitgeschreven, zodat jij en je team ze kunnen teruglezen. De gegevens staan op servers in de Europese Unie en de verwerking valt onder de AVG.

Heyloha verwerkt persoonsgegevens als verwerker namens jou, en daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst. Meer over hosting, toegang en beveiliging lees je op de pagina beveiliging.

AI-telefoniste, antwoordservice of keuzemenu

Bij een telefonische antwoordservice nemen medewerkers van een extern bedrijf je telefoon op. Ze noteren een bericht of beantwoorden eenvoudige vragen, en je betaalt meestal per gesprek of per minuut. Een keuzemenu stuurt bellers met toetsen door, maar beantwoordt zelf niets. Hoe een AI-antwoordservice zich verhoudt tot een traditionele, lees je op de pagina over de AI-antwoordservice.

Een AI-telefoonassistent neemt meteen op, ook midden in de nacht en ook als er meerdere mensen tegelijk bellen. Hij beantwoordt vragen uit je eigen informatie en plant zelf afspraken in. Wat hij niet kan of mag afhandelen, zet hij door naar je team. Voor complexe of gevoelige gesprekken blijft een mens de beste keuze.

Van keuzemenu tot AI aan de telefoon: welke systemen er zijn en hoe ze worden afgerekend, lees je in onze uitleg over voicebots.

Wil je aanbieders naast elkaar zetten? In de koopgids AI-telefoonassistent vergelijken zie je waar je op moet letten: stem, doorverbinden, agenda, privacy en prijs.

Wat kost een AI-telefoonassistent?

Heyloha kost vanaf €149 per maand, exclusief btw. Je betaalt met credits: één credit staat voor één belminuut of één chatgesprek. Het kleinste pakket bevat 250 credits per maand. Telefonie, chat, WhatsApp en e-mail zitten in hetzelfde pakket, en één telefoonnummer is inbegrepen. Je betaalt per volle belminuut, naar beneden afgerond: een gesprek van 2 minuten en 50 seconden kost 2 credits.

Een rekenvoorbeeld: duurt een gemiddeld gesprek tweeënhalve minuut, dan dekt het kleinste pakket zo'n 100 telefoongesprekken per maand. Wordt er vaker gebeld, dan kies je een groter pakket of koop je extra credits bij. Je abonnement is maandelijks opzegbaar, zonder opstartkosten, en je kunt het eerst 14 dagen gratis proberen. Is je pakket op en staan automatische extra credits uit, dan horen bellers een korte melding dat de dienst niet bereikbaar is. Voor een drukke lijn raden we daarom aan automatische extra credits aan te zetten.

Bekijk alle pakketten op de prijzenpagina, of reken met de ROI-calculator uit wat een AI-telefoonassistent jou oplevert.