Doorverbinden instellen voor je Telefoon Agent
Met doorverbinden bepaal je wanneer je AI Telefoon Agent een gesprek mag overdragen aan een persoon of extern telefoonnummer. Zo kan de Agent gesprekken zelfstandig afhandelen en alleen doorverbinden wanneer dat nodig is.
Jij bepaalt precies wanneer, naar wie en onder welke voorwaarden een gesprek wordt doorverbonden.
In het kort
Je stelt per contact in wanneer doorverbinden is toegestaan. Je kiest hoe een gesprek wordt overgedragen (warm of koud). Je bepaalt op welke dagen en tijden doorverbinden mag plaatsvinden. Je stelt een fallback in voor het geval doorverbinden niet lukt.
Zo stel je doorverbinden in
Open het tabblad Doorschakelen
Ga naar Agent, dan Kanalen. Open Telefoon en klik op het tabblad Doorschakelen. Hier vind je het Telefoonboek en de instellingen onder Bij geen gehoor.
Voeg een nummer toe aan het telefoonboek
Klik in Telefoonboek op Nummer toevoegen. Vul de naam in, het telefoonnummer in internationaal formaat (met landcode) en de reden om door te schakelen: de instructie waaraan de agent herkent wanneer dit nummer de juiste keuze is.
Kies de doorschakelmethode en bereikbaarheid
Kies Warm (de agent kondigt het gesprek eerst aan, pas na akkoord wordt doorverbonden) of Koud (de beller wordt direct doorverbonden). Stel met tijdblokken in wanneer de agent dit nummer mag kiezen en klik op Opslaan.
Stel Bij geen gehoor in
Onder Bij geen gehoor bepaal je wat er gebeurt als doorschakelen niet lukt of niemand opneemt binnen de timeout: sta een terugbelverzoek toe, schrijf het bericht bij mislukken, kies naar welk e-mailadres een terugbelverzoek gaat en welke gegevens de agent daarvoor uitvraagt.
Wat je per contact instelt
- Naam: Een herkenbare interne naam voor dit contact, bijvoorbeeld een persoon of team.
- Telefoonnummer: Het nummer waarnaar gesprekken mogen worden doorverbonden. Gebruik het internationale formaat met landcode, bijvoorbeeld +31 voor Nederland. Mobiele en vaste nummers werken allebei.
- Gebruiksregel: Een instructie voor de AI die beschrijft wanneer doorverbinden naar dit nummer is toegestaan.
Beschrijf de gebruiksregel zo concreet mogelijk. Hoe duidelijker de instructie, hoe beter de Telefoon Agent weet wanneer doorverbinden is toegestaan.
Warm of koud doorverbinden
- Warm doorverbinden: De AI geeft eerst een korte samenvatting van het gesprek aan de ontvanger.
- Koud doorverbinden: De AI meldt alleen dat er een gesprek wordt doorgeschakeld.
Tijdsblokken
Geef aan op welke dagen en tijden doorverbinden naar dit nummer is toegestaan. Buiten deze tijden zal de Agent niet doorverbinden.
Fallback-instellingen
De fallback bepaalt wat de Telefoon Agent doet wanneer doorverbinden niet lukt. Je geeft aan wat de Agent tegen de beller moet zeggen, hoe lang de Agent wacht voordat dit bericht wordt uitgesproken en of de Agent een terugbelverzoek mag aanbieden.
Goed om te weten
De Telefoon Agent verbindt alleen door wanneer alle instellingen kloppen: de gebruiksregel, het gekozen type doorverbinden, het tijdsblok en de fallback. Je kunt deze instellingen op elk moment aanpassen.
Welkomstberichten instellen voor je Telefoon AgentEen AI Telefoon Agent aanmaken