Décider quand l'IA rédige un brouillon
Par défaut, l'agent rédige un brouillon pour chaque e-mail entrant. Pour une boîte qui ne reçoit que des questions de clients, c'est parfait. Si des factures, des candidatures et du courrier interne y arrivent aussi, tu voudras sans doute restreindre. C'est le rôle de l'onglet Quand.
Ouvre l'onglet Quand
En haut, une ligne indique ce que l'agent fait en ce moment. Lis cette ligne : c'est là que tu vois avec certitude si tes règles filtrent vraiment quelque chose.
Active Uniquement pour les e-mails qui correspondent à mes règles
La liste des règles apparaît en dessous.
Ajoute une règle
Donne un nom à la règle, par exemple Question sur un bien. Puis, sous Rédiger un brouillon quand, décris la situation en langage courant, par exemple : l'expéditeur pose une question sur un bien, une visite ou une offre.
Enregistre
Clique sur Enregistrer les changements en bas.
Activer l'interrupteur ne suffit pas. Tant qu'aucune règle ne figure dans la liste, l'agent continue de rédiger un brouillon pour chaque e-mail. La ligne en haut de l'onglet le dit d'ailleurs.
Écrire des règles qui fonctionnent
- Écris en langage courant. L'agent lit le message entrant et détermine lui-même si la situation s'applique, tu n'as pas besoin de mots-clés.
- Décris la situation, pas les mots. Le client demande le statut d'une commande fonctionne mieux que commande, colis, expédition.
- Commence large, puis resserre. Une règle trop stricte laisse passer des questions sans que tu t'en rendes compte.
- Tu peux ajouter six règles au maximum.
Un e-mail qui ne correspond à aucune règle reste simplement dans ta boîte. Il n'y a juste pas de brouillon pour lui.
Une règle avec une description mais sans nom ne peut pas être enregistrée. Donne-lui un nom ou supprime-la, sinon l'enregistrement continue de refuser.