AI-workflows: van losse doelen naar een compleet proces
Een moderne AI-agent beantwoordt niet alleen vragen, hij voert processen uit. Met workflows leg je vast wat je agent doet: wanneer X gebeurt, doe Y, dan Z. Zo werkt het.
Auteur: Heyloha Team
Van antwoorden geven naar dingen doen
De eerste generatie chatbots gaf antwoorden. Je stelde een vraag, je kreeg tekst terug. Handig, maar het gesprek eindigde meestal bij de eerste doorverwijzing: "neem contact op met ons team".
Een moderne AI-agent doet meer. Hij plant afspraken in, stuurt leads door naar je CRM, zoekt een bestelstatus op en verzamelt de juiste gegevens, allemaal in het gesprek zelf. Bij Heyloha regel je dat met workflows.
Wat is een AI-workflow?
Een workflow is een recept: wanneer er iets gebeurt, doet je agent een reeks stappen. In gewone taal: als dit, doe dan dat, en daarna dit.
Elke workflow bestaat uit een trigger en een of meer stappen. De trigger bepaalt wanneer de workflow start, bijvoorbeeld wanneer een bezoeker om een demo vraagt. De stappen bepalen wat er dan gebeurt.
Van doelen naar processen
Voorheen gaf je je agent losse doelen mee: "plan afspraken in", "verzamel leads". Die doelen stonden los van elkaar en de agent moest zelf bedenken hoe hij ze bereikte.
Met workflows leg je het proces vast in plaats van alleen het doel. Je bepaalt niet alleen dát er een lead wordt verzameld, maar ook welke gegevens de agent vraagt, waar ze naartoe gaan en wat er daarna gebeurt. Het doel wordt automatisch mee bijgehouden.
Wat een workflow kan doen
Je kiest uit verschillende soorten stappen, die je in de juiste volgorde zet. De agent voert ze een voor een uit.
Vraag de bezoeker om specifieke gegevens, zoals naam en e-mailadres. Stuur een e-mail naar een inbox. Voer een tool uit, bijvoorbeeld Shopify om een bestelstatus op te zoeken. Deel een telefoonnummer of een link naar de juiste pagina. Of stuur de gegevens via een webhook door naar een extern systeem.
Drie voorbeelden uit de praktijk
Demo plannen: wanneer een bezoeker om een demo vraagt, verzamelt de agent naam en e-mailadres en stuurt die naar je salesinbox.
Bestelstatus: wanneer iemand naar een bestelling vraagt, voert de agent een tool uit om de actuele status op te zoeken en die terug te geven in het gesprek.
Offerte-aanvraag: wanneer een bezoeker een offerte wil, verzamelt de agent de benodigde gegevens en stuurt een e-mail naar je team, zodat niemand een lead misloopt.
Per kanaal in te stellen
Een workflow kan actief zijn op het ene kanaal en niet op het andere. Zo laat je bijvoorbeeld op je webchat een uitgebreide intake lopen, terwijl je op WhatsApp alleen de kern uitvraagt.
Waarom dit ertoe doet
Een agent die processen uitvoert, lost meer op zonder dat je team eraan te pas komt. Minder handmatig overtypen, minder gemiste leads en een consistent proces dat elke keer hetzelfde verloopt.
Benieuwd wat workflows voor jouw klantcontact kunnen betekenen? Test Heyloha gratis en bouw je eerste workflow in een paar minuten.
Veelgestelde vragen
Heb ik technische kennis nodig om een workflow te bouwen? Nee. Je stelt een workflow in de app samen door een trigger te kiezen en stappen toe te voegen. Onderin zie je een voorbeeld van wat je agent zal doen.
Hoeveel workflows kan ik instellen? Zoveel als je nodig hebt, elk met een eigen trigger en eigen stappen.
Werken workflows samen met mijn CRM? Ja. Via de e-mailstap, een tool of een webhook stuur je gegevens door naar systemen als HubSpot, ActiveCampaign of je eigen endpoint.