AI agent + CRM: leads automatisch doorsturen vanuit elk kanaal

Het is 23:00 uur. Je telefoon gaat.

Een potentiele klant belt je makelaarskantoor. Niet tijdens kantooruren, maar op een dinsdagavond. De AI telefoonagent neemt op, beantwoordt vragen over een woning, en vraagt of de beller een bezichtiging wil plannen. Naam, telefoonnummer en voorkeurstijdstip worden vastgelegd. Voordat jij de volgende ochtend je laptop openklapt, staat de lead al in HubSpot.

Dit is geen toekomstmuziek. Dit is wat er gebeurt wanneer je een AI agent koppelt aan je CRM.

Waarom handmatig leads overnemen niet werkt

78% van de klanten koopt bij het bedrijf dat als eerste reageert. Toch is de gemiddelde reactietijd op een lead in het MKB meer dan 5 uur. Leads die binnenkomen via WhatsApp, Instagram DM's of een chatgesprek worden gekopieerd naar een Excel-sheet, doorgestuurd via e-mail, of erger: vergeten.

Elke handmatige stap is een kans op verlies. Een typefout in een telefoonnummer. Een lead die pas maandag wordt opgepakt terwijl de concurrent zaterdag al reageerde. Handmatige overdracht is niet schaalbaar en kost je omzet.

Hoe automatische CRM-koppeling werkt

Met Heyloha werkt het anders. Zodra een bezoeker zijn contactgegevens deelt, via welk kanaal dan ook, stuurt de AI die data direct naar je CRM. Geen tussenkomst, geen vertraging.

De AI agent verzamelt naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel adresgegevens op een natuurlijke manier tijdens het gesprek. Zodra alle velden zijn ingevuld, gaan de gegevens naar je CRM. De bezoeker krijgt direct een bevestiging.

Dit werkt op elk kanaal: de chatbot op je website, de AI telefoonagent, WhatsApp, LinkedIn en Instagram. Een klant die om 23:00 via WhatsApp een vraag stelt, staat de volgende ochtend in je CRM met volledige context.

HubSpot: leads en notities automatisch aanmaken

Heyloha heeft een directe integratie met HubSpot. Geen Zapier of tussenstappen nodig. Zodra je AI agent contactgegevens vastlegt, wordt er automatisch een contact aangemaakt in HubSpot, of bijgewerkt als het e-mailadres al bestaat.

Alle 8 contactvelden (voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, adres, postcode, stad, land) worden op de standaard HubSpot-eigenschappen gezet. Geen custom fields nodig. Boekt een bezoeker een afspraak via de AI agent? Dan wordt ook die afspraak automatisch doorgestuurd naar HubSpot.

Schakel je 'Gespreksamenvatting meesturen' in, dan maakt Heyloha ook een Note aan op het HubSpot-contact. Je salesteam ziet precies waar de bezoeker in geinteresseerd was, welke vragen er zijn gesteld en wat de AI heeft geantwoord. Dat is het verschil tussen 'er is een nieuwe lead' en 'deze lead wil donderdag een bezichtiging, heeft een budget van 400.000 en zoekt in Amsterdam-Zuid'.

Lees de stap-voor-stap handleiding voor HubSpot om de koppeling in te stellen.

ActiveCampaign: van lead naar e-mailcampagne in seconden

Gebruik je ActiveCampaign voor e-mailmarketing? Dan kun je leads uit AI-gesprekken direct in je contactenlijst laten landen. Naam, e-mail en telefoon worden automatisch gesynchroniseerd.

Stel je voor: iemand vraagt via WhatsApp naar de prijzen van je sportschool. De AI agent beantwoordt de vraag en vangt het e-mailadres op. Binnen seconden staat het contact in ActiveCampaign en start automatisch een welkomstserie van 3 e-mails met een proeflesaanbod.

ActiveCampaign's lead scoring pikt het op. De prospect opent de eerste e-mail, klikt door naar de pagina met tarieven, en wordt automatisch getagd als 'warm lead'. Je salesteam weet precies wie ze moeten bellen.

Lees de handleiding voor ActiveCampaign voor de volledige setup.

Zapier, Make of n8n: verbind met 5.000+ tools

Werk je met een ander CRM, projectmanagementtool of intern systeem? Met de generieke webhook stuurt Heyloha leads als gestructureerde JSON naar elke URL. Koppel dit aan Zapier, Make (Integromat) of n8n en je hebt toegang tot meer dan 5.000 apps.

Een evenementenbureau dat leads uit LinkedIn-gesprekken doorstuurt naar Monday.com. Een webshop die klantgegevens uit Instagram DM's naar Mailchimp stuurt. Een advocatenkantoor dat intakegegevens uit telefoongesprekken in Notion zet. De mogelijkheden zijn eindeloos.

De webhook bevat alle contactgegevens plus een idempotency key, zodat je endpoint dubbele verzoeken kan filteren bij een retry.

Directe koppeling met KeyVue

Makelaars die KeyVue gebruiken als CRM kunnen leads uit AI-gesprekken direct als nieuwe lead in KeyVue laten aanmaken. Het type lead, de status, bron en prioriteit stel je in vanuit KeyVue zelf. Heyloha herkent de webhook-URL automatisch.

Lees de KeyVue handleiding voor de stappen.

Elk kanaal, dezelfde CRM

Wat Heyloha anders maakt dan de meeste chatbotplatforms: het is niet alleen een chatbot. Het is een compleet AI-team dat werkt op elk klantkanaal. De chatbot op je website, de AI telefoonagent die inkomende gesprekken beantwoordt, de WhatsApp agent, de LinkedIn agent en de Instagram agent.

Al die kanalen voeden dezelfde CRM-integraties. Een lead die binnenkomt via een telefoongesprek om 18:00 belandt in hetzelfde HubSpot-account als een lead die via Instagram DM binnenkomt om middernacht. Je salesteam heeft een compleet beeld, ongeacht het kanaal.

En je kunt per integratie instellen welke events de koppeling activeren: contactgegevens vastgelegd, afspraak geboekt, of een doel bereikt. Zo kun je een HubSpot-koppeling voor bezichtigingen en een aparte ActiveCampaign-koppeling voor nieuwsbriefinschrijvingen instellen.

Veilig en betrouwbaar

Je API-tokens en keys worden versleuteld opgeslagen (AES-256). Webhook-URL's moeten HTTPS gebruiken. Elke verzendpoging wordt gelogd in de bezorgingslog, en bij een tijdelijke storing probeert Heyloha het automatisch opnieuw: 1 directe poging plus 3 achtergrondpogingen met exponentieel uitstel.

Geen leads kwijt door een korte CRM-storing. En als alle pogingen falen, staat het contact alsnog veilig in de Heyloha-gespreksgeschiedenis.

In 2 minuten live

Een CRM-koppeling instellen kost je letterlijk 2 minuten. Kies je platform (HubSpot, ActiveCampaign, KeyVue of generiek), vul je credentials in, selecteer de contactvelden die je wilt verzamelen, en je bent klaar.

Lees de complete handleiding of start direct met Heyloha en ervaar het zelf. Bekijk onze prijzen voor alle beschikbare plannen.