HubSpot-integratie instellen
Met de HubSpot-integratie stuurt je AI Agent verzamelde contactgegevens direct naar je HubSpot CRM. Zodra een bezoeker zijn naam, e-mailadres of telefoonnummer deelt, wordt er automatisch een nieuw contact aangemaakt of een bestaand contact bijgewerkt. Geen handmatig overtypen, geen CSV-bestanden.
In het kort
Heyloha maakt via een Private App verbinding met HubSpot. Contactgegevens worden direct op de juiste HubSpot-velden gezet. Bestaande contacten worden automatisch bijgewerkt op basis van het e-mailadres.
Wat wordt er gesynchroniseerd?
Alle contactvelden die je in Heyloha selecteert worden automatisch naar de standaard HubSpot-contacteigenschappen gestuurd. Er is geen configuratie van custom fields nodig.
- Voornaam en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Adres, postcode, stad en land
Heyloha gebruikt HubSpot's upsert-endpoint: als er al een contact bestaat met hetzelfde e-mailadres, worden de gegevens bijgewerkt in plaats van een duplicaat aan te maken.
Wat heb je nodig?
- Een HubSpot-account met API-toegang (beschikbaar op alle betaalde en gratis CRM-plannen).
- Een Private App in HubSpot met de juiste rechten.
- Een actief Heyloha-account met minimaal een AI Agent.
Private App aanmaken in HubSpot
Ga naar Private Apps
Log in bij HubSpot en ga naar Instellingen > Integraties > Private Apps.
Maak een nieuwe Private App aan
Klik op 'Create a Private App' en geef de app een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'Heyloha'.
Stel de juiste rechten in
Ga naar het tabblad 'Scopes' en schakel deze twee rechten in: crm.objects.contacts.write en crm.objects.contacts.read.
Kopieer de Access Token
Na het aanmaken van de app verschijnt een Access Token. Kopieer deze, je hebt hem zo nodig in Heyloha.
Bewaar de Access Token veilig. Deel hem niet met derden. In Heyloha wordt de token versleuteld opgeslagen en nooit in logs getoond.
Integratie instellen in Heyloha
Open je AI Agent
Ga naar het Heyloha-dashboard en klik op de AI Agent waarvoor je de koppeling wilt instellen.
Instellingen > Geavanceerd > Koppelingen
Klik op 'Integratie toevoegen' om een nieuwe koppeling aan te maken.
Kies 'HubSpot' als platform
Selecteer HubSpot in de lijst. Het formulier past zich automatisch aan en toont alleen de velden die je nodig hebt.
Plak de Access Token
Plak de Private App Access Token die je in HubSpot hebt gekopieerd. Er is geen URL nodig, Heyloha maakt direct verbinding met de HubSpot API.
Geef de integratie een naam
Kies een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'HubSpot Lead Sync'. Deze naam wordt ook gebruikt als interne functienaam.
Selecteer contactvelden
Kies welke gegevens je AI Agent moet verzamelen. Selecteer minimaal een e-mailadres. De AI vraagt alleen naar de velden die je hier selecteert.
Kies event triggers
Selecteer wanneer de integratie moet activeren: bij het vastleggen van contactgegevens, bij het boeken van een afspraak, of bij het bereiken van een doel.
Beschrijf wanneer de koppeling gebruikt moet worden
Geef een korte instructie wanneer de AI deze integratie moet activeren, bijvoorbeeld: 'Gebruik dit wanneer een bezoeker een demo wil plannen en zijn gegevens achterlaat.'
Sla op en activeer
Zet de integratie op 'Actief' en klik op Opslaan. Vergeet niet om daarna ook de AI Agent zelf op te slaan.
Verbinding testen
Na het opslaan kun je de verbinding direct testen via de knop 'Verbinding testen' op de integratiekaart. Er wordt een testcontact verstuurd naar HubSpot.
- Groen 'Verbonden': je inloggegevens kloppen en HubSpot heeft het testcontact geaccepteerd.
- Rood foutmelding: er is iets mis. De foutmelding geeft aan wat er niet klopt (ongeldige token, ontbrekende rechten, etc.).
Controleer na het testen je HubSpot-contacten. Je zou een testcontact moeten zien met de naam 'Test Contact' en het e-mailadres test@heyloha.ai.
HubSpot Notes met gespreksamenvatting
Als je "Gespreksamenvatting meesturen" inschakelt, maakt Heyloha automatisch een Note aan op het HubSpot-contact met de samenvatting van het chatgesprek. Zo heeft je salesteam direct context over waar de bezoeker in geinteresseerd was.
Bezorgingslog
Elke verzendpoging wordt bijgehouden in de bezorgingslog, bereikbaar via de integratiekaart. De log toont het tijdstip, het event, de status (geslaagd, mislukt of opnieuw geprobeerd) en het aantal pogingen. Accountbeheerders kunnen de volledige request- en responsgegevens inzien voor foutopsporing.
Heyloha probeert elke verzending tot 4 keer opnieuw (1 directe poging + 3 achtergrondpogingen met exponentieel uitstel). Een korte storing bij HubSpot leidt daardoor niet tot verloren leads.
Veelgestelde vragen
Welk HubSpot-plan heb ik nodig?
Je hebt een HubSpot-plan nodig met API-toegang en de scope crm.objects.contacts.write. Dit is beschikbaar op alle betaalde CRM-plannen en het gratis CRM-plan. Let op: developer-testaccounts hebben deze scope niet altijd beschikbaar. Gebruik een gratis CRM-account of een betaald plan.
Worden duplicaten voorkomen?
Ja. Heyloha gebruikt HubSpot's upsert-endpoint. Als er al een contact bestaat met hetzelfde e-mailadres, worden de gegevens bijgewerkt in plaats van een nieuw contact aan te maken.
Kan ik HubSpot combineren met andere integraties?
Ja. Elke AI Agent kan meerdere integraties hebben. Je kunt bijvoorbeeld tegelijkertijd naar HubSpot en ActiveCampaign sturen.
Generieke webhook-koppeling instellenActiveCampaign-integratie instellen