Workflows instellen voor je AI Agent
Met workflows bepaal je precies wat je agent doet zodra er iets gebeurt in een gesprek. Elke workflow is een recept: wanneer X, doe Y, dan Z. Zo laat je de agent bijvoorbeeld een demo inplannen, een offerte-aanvraag doorsturen of een bestelstatus opzoeken.
Workflows vervangen de losse doelen van vroeger. In plaats van alleen een doel te benoemen, leg je nu de concrete stappen vast die de agent zet om dat doel te bereiken.
Waar vind je workflows?
Ga in het linkermenu naar Agent en open het tabblad Workflows. Hier zie je al je geconfigureerde workflows. Klik op Nieuwe workflow om er een toe te voegen, of op een bestaande kaart om die te bewerken.
Hoe een workflow is opgebouwd
Een workflow bestaat uit drie delen: een naam, een trigger (wanneer moet het lopen) en een of meer stappen (wat moet er gebeuren).
Naam
Geef de workflow een herkenbare naam, bijvoorbeeld Demo plannen, Prijsvraag of Bestelstatus.
Trigger: wanneer moet het lopen?
Je kiest uit twee soorten triggers:
- Wanneer de bezoeker zegt...: de agent herkent een onderwerp tijdens het gesprek en start dan de workflow. Handig voor vragen als "ik wil een demo" of "wat kost het?".
- Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt: de workflow start automatisch. Handig voor webhooks en meldingen.
Stappen: wat moet er gebeuren?
Je voegt een of meer stappen toe. De agent voert ze op volgorde uit. Je kunt kiezen uit:
- Vraag de bezoeker: verzamel eerst specifieke gegevens, bijvoorbeeld naam en e-mailadres, voordat de volgende stap begint.
- Stuur een e-mail: stuur de verzamelde gegevens naar een inbox.
- Voer een tool uit: roep een verbonden actie aan, bijvoorbeeld Shopify om een bestelstatus op te zoeken. Tools verbind je onder Integraties.
- Deel een telefoonnummer: toon de bezoeker een nummer om te bellen.
- Deel een link: verwijs de bezoeker naar een pagina op je eigen website.
- Stuur een webhook: stuur gegevens door naar een extern systeem.
Zo maak je een workflow aan
Open het tabblad Workflows
Ga naar Agent, dan Workflows en klik op Nieuwe workflow.
Geef de workflow een naam
Bijvoorbeeld Demo plannen of Bestelstatus.
Kies de trigger
Bepaal wanneer de workflow moet lopen: bij een onderwerp dat de bezoeker noemt, of bij een gebeurtenis.
Voeg stappen toe
Voeg een of meer stappen toe en zet ze in de juiste volgorde. Onderin zie je een voorbeeld: je agent zal, wanneer iemand een onderwerp noemt, de stappen uitvoeren die je hebt ingesteld.
Sla op en activeer
Sla de workflow op en zet hem op actief. Vanaf dat moment voert de agent de workflow uit zodra de trigger optreedt.
Voorbeelden
- Demo plannen: wanneer de bezoeker om een demo vraagt, verzamel naam en e-mailadres en stuur die naar je salesinbox.
- Bestelstatus: wanneer de bezoeker naar een bestelling vraagt, voer de Shopify-tool uit om de status op te zoeken.
- Offerte-aanvraag: wanneer de bezoeker een offerte wil, verzamel de benodigde gegevens en stuur een e-mail naar je team.
Test elke nieuwe workflow met een testgesprek. Zo zie je meteen of de agent de trigger herkent en de stappen in de juiste volgorde uitvoert.