CRM- en webhook-koppelingen instellen

Met een CRM- of webhook-koppeling stuur je contactgegevens die je AI Agent verzamelt automatisch door naar je CRM, e-mailmarketingtool of een ander extern platform. Heyloha heeft ingebouwde integraties voor HubSpot en ActiveCampaign, en ondersteunt daarnaast een generieke webhook voor tools als Zapier, Make (Integromat) en n8n.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een webhook-koppeling instelt vanuit Heyloha.

Wat is een webhook?

Een webhook is een manier om automatisch gegevens van het ene systeem naar het andere te sturen. Zodra je AI Agent de benodigde contactgegevens heeft verzameld, stuurt Heyloha die gegevens via een HTTP POST-verzoek naar de URL die jij hebt ingesteld. Het ontvangende systeem verwerkt de gegevens vervolgens, bijvoorbeeld door een nieuw contact aan te maken in je CRM.

Ondersteunde platforms

• HubSpot: directe koppeling met de HubSpot Contacts API. Contactgegevens worden automatisch op standaard HubSpot-velden gezet.
• ActiveCampaign: synchronisatie via ActiveCampaign's REST API. Standaardvelden worden automatisch gevuld; voor adresgegevens zijn custom field ID's nodig.
• KeyVue: voor klanten die het KeyVue vastgoed-CRM gebruiken. Leads worden direct als nieuwe lead in KeyVue aangemaakt.
• Generieke webhook: stuur contactgegevens als JSON naar elke URL. Werkt met Zapier, Make (Integromat), n8n en eigen endpoints.

Wat heb je nodig?

• Een actief Heyloha-account met minimaal een AI Agent.
• Een extern systeem dat webhooks ondersteunt (bijvoorbeeld een CRM, marketingplatform of eigen applicatie).
• De webhook-URL van het ontvangende systeem, inclusief eventuele parameters.

Webhook-koppeling instellen

Welke contactgegevens kun je doorsturen?

Je bepaalt zelf welke velden je AI Agent verzamelt en doorstuurt via de webhook. De beschikbare velden zijn:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres
• Postcode
• Stad
• Land

Selecteer minimaal een veld. De AI Agent vraagt deze gegevens op een natuurlijke manier uit tijdens het gesprek en stuurt ze automatisch door zodra het doel is bereikt.

Hoe werkt het in de praktijk?

Zodra een bezoeker in gesprek is met je AI Agent en de juiste gegevens achterlaat, stuurt Heyloha automatisch een bericht naar de ingestelde webhook-URL. Het ontvangende systeem verwerkt de contactgegevens, zodat je team direct kan opvolgen.

1. Een websitebezoeker start een gesprek met je AI Agent.
2. De AI Agent herkent het doel (bijvoorbeeld: lead doorsturen) en vraagt de benodigde gegevens.
3. Na het verzamelen van de gegevens stuurt Heyloha ze via de webhook naar het externe systeem.
4. Het ontvangende systeem verwerkt de gegevens (bijvoorbeeld: nieuw contact aanmaken).
5. Je team krijgt direct een melding en kan de lead opvolgen.

Koppelingen beheren

In het overzicht 'Koppelingen' zie je al je actieve en inactieve webhook-koppelingen. Hier kun je:

• Een koppeling bewerken (URL, naam, velden of beschrijving aanpassen).
• Een koppeling (de)activeren via de statusschakelaar.
• Een koppeling verwijderen als je deze niet meer nodig hebt.

Voorbeelden van webhook-koppelingen

• CRM-systeem: Leads automatisch doorsturen naar je klantenbeheersysteem.
• E-mailmarketingtool: Nieuwe contacten toevoegen aan een mailinglijst.
• Intern platform: Bezichtigingsaanvragen of offerteaanvragen doorsturen naar het juiste team.
• Helpdesk: Supporttickets aanmaken op basis van gesprekken met je AI Agent.

Verbinding testen

Na het opslaan kun je de verbinding direct testen via de knop 'Verbinding testen' op de integratiekaart. Er wordt een testcontact verstuurd en je ziet direct of de verbinding werkt (groen) of er een fout is (rood).

Event triggers

Kies wanneer de integratie moet activeren:

• Contactgegevens vastgelegd: wanneer de AI contactgegevens verzamelt tijdens een chat (meest gebruikelijk).
• Afspraak geboekt: wanneer een bezoeker een afspraak boekt via de agent.
• Doel bereikt: wanneer een bezoeker een ingesteld doel bereikt (bijvoorbeeld 'gekwalificeerde lead' of 'demo aangevraagd').

Je kunt meerdere events selecteren. Elk event maakt een apart item aan in je CRM.

Gespreksamenvatting meesturen

Optioneel kun je een samenvatting van het chatgesprek meesturen met de contactgegevens. Dit geeft je salesteam context over waar de bezoeker in geinteresseerd was.

Bezorgingslog en retries

Elke verzendpoging wordt bijgehouden in de bezorgingslog. Bij een tijdelijke fout probeert Heyloha de verzending tot 4 keer opnieuw (1 directe poging + 3 achtergrondpogingen met exponentieel uitstel). Dit betekent dat een korte storing bij je CRM niet tot verloren leads leidt.

Veelgestelde vragen

Kan ik de webhook testen?

Ja. Sla de koppeling op en sla je AI Agent op. Start vervolgens een testgesprek met je AI Agent en laat de benodigde gegevens achter. Controleer in het ontvangende systeem of de gegevens correct zijn binnengekomen.

Wat als de webhook niet werkt?

Controleer of de webhook-URL correct is, de koppeling op 'Actief' staat, en of je de AI Agent hebt opgeslagen na het aanmaken van de koppeling. Controleer ook in het ontvangende systeem of de webhook daar actief is.

Welke systemen worden ondersteund?

De webhook-koppeling werkt met elk systeem dat een HTTP POST-verzoek kan ontvangen met formulierdata. Denk aan CRM-systemen, marketingtools, interne applicaties en meer.

Hoeveel koppelingen kan ik instellen?

Er is geen limiet. Je kunt meerdere koppelingen per AI Agent instellen, elk met een eigen doel en contactvelden.