Zakelijke voicemail: 14 voorbeeldteksten om zo in te spreken

Buiten kantoortijden

Voor 's avonds, 's nachts en in het weekend. Noem je openingstijden en een concreet terugbelmoment.

'U spreekt met de voicemail van [bedrijfsnaam]. We zijn nu gesloten. Op werkdagen zijn we er van [half negen] tot [vijf uur]. Spreek uw naam, uw nummer en uw vraag in, dan bellen we u de volgende werkdag voor [tien uur] terug.'

Beloof alleen een tijd die je elke dag haalt. Lukt tien uur niet altijd, zeg dan alleen: de volgende werkdag.

Lunchpauze

Voor een klein team dat tussen de middag even dicht is. Op een gewone mobiele voicemail wisselt deze tekst niet vanzelf; daarvoor heb je een centrale nodig, zie verderop.

'U spreekt met de voicemail van [bedrijfsnaam]. Tussen [half een] en [half twee] hebben we pauze. Spreek uw naam en uw nummer in, dan bellen we u na de pauze terug. U kunt ook na [half twee] opnieuw bellen.'

Vakantie en bouwvak

Noem de laatste dag dat je dicht bent en de eerste dag dat je er weer bent, allebei met de dag van de week erbij.

'U spreekt met de voicemail van [bedrijfsnaam]. We zijn met vakantie tot en met [vrijdag 6 augustus]. [Maandag 9 augustus] zijn we er weer. Voor spoed belt u [naam] op [nummer]. Spreek uw naam en nummer in, dan bellen we u na de vakantie terug.'

Zeg 'tot en met', niet 'tot'. Bij 'tot 6 augustus' weet de beller niet of je die vrijdag open bent. En noem alleen een spoednummer dat in die weken ook echt opneemt.

Feestdagen

Voor Koningsdag, Hemelvaartsdag, Tweede Pinksterdag of de dagen rond kerst.

'U spreekt met de voicemail van [bedrijfsnaam]. Vandaag, op [Tweede Pinksterdag], zijn we gesloten. Morgen zijn we er vanaf [half negen] weer. Spreek uw naam en uw nummer in, dan bellen we u morgen terug.'

Ben je rond kerst en oud en nieuw dicht, zeg dan: 'We zijn gesloten van donderdag 24 december tot en met vrijdag 1 januari.' En zet je gewone tekst terug zodra je weer open bent.

Even weg: je zakelijke mobiel

Voor de zakelijke mobiel van wie veel onderweg is, zoals een monteur, adviseur of accountmanager. Hier past de je-vorm vaak beter, en een appje is voor sommige bellers makkelijker dan inspreken.

'Je spreekt met de voicemail van [voornaam] van [bedrijfsnaam]. Ik ben bij een klant en kan nu niet opnemen. Spreek je naam en nummer in of stuur me een appje, dan bel ik je vandaag nog terug.'

Langer afwezig: verlof of ziekte

Voor de persoonlijke voicemail van een medewerker die een tijd weg is. Verwijs naar een collega, en zeg eerlijk dat een bericht blijft liggen.

'U spreekt met de voicemail van [voornaam] van [bedrijfsnaam]. Ik ben afwezig tot en met [vrijdag 12 maart]. Mijn collega [naam] helpt u graag, op [nummer] of via [e-mailadres]. Uw bericht hoor ik pas als ik terug ben.'

Drukte: alle lijnen bezet

Voor de wachtrij van een telefooncentrale, als iedereen in gesprek is. Hoe lang een beller wacht voordat hij naar de voicemail gaat, stel je in de centrale in.

'Welkom bij [bedrijfsnaam]. Al onze medewerkers zijn in gesprek. Blijft u aan de lijn, dan helpt de eerstvolgende collega u. Duurt het u te lang, kijk dan op [website]; daar staan antwoorden op de meest gestelde vragen.'

Laat 'uw gesprek is belangrijk voor ons' weg. De beller kan er niets mee, en je tekst wordt er alleen langer van.

Receptie met keuzemenu

Voor een hoofdnummer waar bellers zelf kiezen waar ze uitkomen.

'Welkom bij [bedrijfsnaam]. Heeft u een storing of spoed, toets 1. Voor een afspraak of offerte, toets 2. Voor facturen en administratie, toets 3. Voor al het andere blijft u aan de lijn.'

Zet spoed als eerste keuze; dat raadt ook Vodafone aan in zijn handleiding voor meldteksten. Houd het bij drie of vier keuzes, en geef bellers die niets intoetsen een bestemming. Bij Rinkel heet dat de standaardtoets: zonder standaardtoets wordt de verbinding na een paar herhalingen verbroken. Het keuzemenu zit bij Rinkel alleen in het Expert-abonnement (Rinkel, keuzemenu).

Tweetalig: Nederlands en Engels

Voor bedrijven met internationale klanten. Eerst Nederlands, dan Engels, in één opname.

'U spreekt met de voicemail van [bedrijfsnaam]. Spreek na de piep uw naam, nummer en vraag in, dan bellen we u terug. You have reached the voicemail of [bedrijfsnaam]. Please leave your name, number and question after the tone, and we will call you back.'

Installateur

Een lekkage kan niet tot morgen wachten, een offerte wel. Splits die twee in je tekst.

'U spreekt met de voicemail van [bedrijfsnaam]. We zijn bij een klant. Heeft u een lekkage of geen verwarming, bel dan onze storingsdienst op [nummer]. Voor een offerte of afspraak: spreek uw naam, nummer, adres en vraag in, dan bellen we u vandaag terug.'

Vraag om het adres: dan weet je voordat je terugbelt of het in je werkgebied ligt. Wat een AI-telefoonassistent voor installateurs anders doet, lees je op die pagina.

Makelaar

Wie over een woning belt, wil iets weten over dat ene huis. Zonder adres weet je bij het terugbellen niet over welk huis het gaat.

'U spreekt met de voicemail van [kantoornaam] Makelaars. We zijn bij een bezichtiging. Spreek uw naam en nummer in. Belt u over een woning, noem dan het adres. Wilt u uw huis verkopen of laten taxeren, zeg dat dan. We bellen u vandaag nog terug.'

Zo hoor je meteen welk bericht van een verkoper komt en welk over een bezichtiging gaat, en bel je in de goede volgorde terug. Hoe dat met een AI-telefoonassistent gaat, lees je op de pagina voor makelaars.

Advocatenkantoor

Wie met een juridisch probleem belt, vertelt snel zijn hele verhaal. Vraag om één zin, en om een termijn als die er is.

'U spreekt met de voicemail van [kantoornaam] Advocaten. Spreek na de piep uw naam en telefoonnummer in en zeg in één zin waar het over gaat. Loopt er binnenkort een termijn af, zeg dat dan meteen. Dan bellen we u met voorrang terug.'

Zo komt een zaak met een termijn bovenaan je terugbellijst, en vertelt de beller zijn verhaal maar één keer: aan de advocaat. Zie ook de pagina voor advocatenkantoren.

Webshop

Belt iemand een webshop, dan gaat het vaak over een bestelling. Vraag om het ordernummer, en zeg waar de beller zijn pakket zelf kan volgen. Webshops spreken hun klanten vaak met je aan, dus deze tekst ook.

'Je spreekt met de voicemail van [webshopnaam]. De klantenservice is nu gesloten. Gaat het over een bestelling, spreek dan je naam, nummer en ordernummer in, dan bellen we je de volgende werkdag terug. Waar je pakket is, zie je via de link in je verzendmail.'

In een zakelijke telefooncentrale: Rinkel en Voys

Met een centrale spreek je je teksten in via het beheerportaal of de app, en wisselen ze vanzelf op de tijden die je instelt. Rinkel en Voys zijn twee bekende Nederlandse voorbeelden; we werken met geen van beide samen. Bij een andere centrale zoek je naar audiobestanden, meldteksten of het belplan.

Rinkel: in MyRinkel ga je naar Algemene Instellingen, Audiobestanden, Nieuwe opname. Kies Nieuwe opname inspreken, of upload een MP3- of WAV-bestand. Daarna kies je in Nummerinstellingen waar de beller die opname hoort: onder Doorschakeling, Onbeantwoord als niemand opneemt, en onder Openingstijden, Gesloten buiten je openingstijden. Een lunchpauze maak je met twee tijdvakken op een dag, bijvoorbeeld 9.00 tot 12.00 en 13.00 tot 17.00 uur. Een feestdag of vakantiedag voeg je per datum toe als uitzondering. Bronnen: Rinkel, opnames en Rinkel, openingstijden.

Hoort een beller toch de voicemail van je mobiele provider, dan nam die het eerder over. Rinkel raadt aan de rinkeltijd korter te zetten dan die van je provider, of de voicemail van je provider uit te zetten (Rinkel, voicemail).

Voys: in Freedom ga je naar Voicemail en klik je op Toevoegen. Kies bij Type welkomstbericht voor Aangepast en upload een bestand, bijvoorbeeld MP3 of WAV tot 7 MB, of neem het bericht direct op. Zet de voicemail daarna als laatste stap in je belplan. Ingesproken berichten krijg je per mail, als geluidsbestand en uitgeschreven. Met de module Openingstijden | Basis bepaal je in je belplan wat er gebeurt tijdens en buiten je openingstijden en op feestdagen, en selecteer je de officiële feestdagen waarop je dicht bent. Bronnen: Voys, voicemail en Voys, openingstijden.

Laten inspreken door een professionele stem

Heb je zakelijk mobiel bij KPN, dan is Business Voicemail gratis. Een stemacteur spreekt in de studio de standaardtekst of je eigen tekst in, in het Nederlands of het Engels, en KPN zet die op je mobiele nummers: volgens de pagina binnen twee weken, volgens de veelgestelde vragen binnen 30 dagen (KPN Business Voicemail). Ben je klant bij Rinkel, dan bestel je in MyRinkel een voice-over: volgens Rinkel 75 cent per woord, met een starttarief van €12,50. Of dat inclusief of exclusief btw is, staat er niet bij. De opname is binnen vijf werkdagen klaar (Rinkel, opnames).

Een professionele stem klinkt rustiger dan je eigen opname, maar je zit vast aan die tekst. Elke nieuwe vakantiedatum is een nieuwe opname. Laat dus je vaste tekst inspreken, en spreek de wisselende teksten zelf in.

Je tekst op tijd wisselen

Een klassieke voicemailfout hoor je in september: 'We zijn met vakantie tot en met vrijdag 6 augustus.' Op een mobiel wisselt een tekst niet vanzelf. Zet daarom op de dag dat je terug bent een herinnering in je agenda om je gewone tekst terug te zetten.

Bij KPN kun je twee persoonlijke begroetingen inspreken. Spreek je gewone tekst in als eerste en je vakantietekst als tweede; via 1233 en Begroetingen zet je dan de juiste aan. Vodafone heeft in hetzelfde menu een optie Tijdelijke boodschap opnemen, maar legt op zijn hulppagina niet uit of die vanzelf weer uitgaat. Ga daar dus niet van uit en zet je gewone tekst zelf terug. Met een centrale als Rinkel of Voys stel je de wissel vooraf in, met openingstijden, uitzonderingen en feestdagen.

Je voicemailteksten worden begroetingen

Het werk dat je in je voicemailteksten hebt gestoken, gebruik je opnieuw. In Heyloha stel je onder Agent, Kanalen, Telefoon, op het tabblad Begroeting, regels in per dag en tijdvak. De eerste regel die past, spreekt de assistent uit als hij opneemt. Standaard staan er vijf tijdvakken klaar, elke dag van de week. Voor 9 uur 's ochtends en vanaf 17 uur zegt de assistent daarin dat jullie gesloten zijn, maar dat hij graag helpt. Pas die tijden aan je eigen openingstijden aan, ook voor het weekend. De standaardbegroeting stelt hem voor als digitale assistent van je bedrijf; die tekst kun je aanpassen.

Je tekst voor buiten kantoortijden wordt dan bijvoorbeeld, in een regel voor de avond: 'Goedenavond, u spreekt met {agent.name}, de digitale assistent van {brand.name}. We zijn nu gesloten, maar ik help u graag. Waarmee kan ik u helpen?' De naam van de assistent en van je bedrijf vult Heyloha zelf in. Omdat elke regel bij een eigen tijdvak hoort, mag het dagdeel er hier wel in, zolang het bij dat tijdvak past.

Ga je dicht voor de bouwvak, pas dan voor die weken de begroeting aan, zodat bellers horen vanaf wanneer jullie er weer zijn, en zet je gewone begroeting terug zodra je weer open bent. De assistent helpt bellers intussen gewoon verder. Spreek je je klanten met je aan, zet de assistent dan op informeel. Je kiest uit tien stemmen. De begroeting hoort de beller zoals jij hem schrijft; spreekt hij daarna Engels of een andere taal, dan gaat de assistent mee in die taal, en dat kan in meer dan vijftig talen. Een tweetalige voicemailtekst heb je dan niet meer nodig.

Wat de assistent niet doet

De assistent neemt alleen inkomende gesprekken aan; hij belt niemand terug. Wie teruggebeld moet worden, bel je zelf. Verbindt hij door en neemt niemand op, dan hoort de beller dat er nu niemand beschikbaar is. Wil je dat de assistent dan een terugbelverzoek aanneemt en naar je mailt, zet dat dan aan; standaard staat het uit.

Je bestellingen, dossiers of planning ziet hij niet, behalve een Outlook- of Microsoft 365-agenda die je koppelt, of een koppeling die op verzoek voor je wordt gebouwd. Gesprekken worden uitgeschreven, niet opgenomen: er wordt geen geluidsopname bewaard, en het uitgeschreven gesprek staat in je dashboard.