Een AI e-mail agent inzetten
Met het e-mailkanaal leest je AI Agent de binnenkomende post in je eigen mailbox en zet hij een antwoord klaar als concept, in dezelfde thread. Jij leest het na, past aan wat je wilt aanpassen en drukt op verzenden.
De agent verstuurt zelf nooit e-mail. Dat is geen instelling die je aan of uit zet, het is hoe het kanaal is gebouwd. Er gaat niets de deur uit zonder dat een mens op verzenden drukt.
Wat je nodig hebt
- Een mailbox bij Gmail of Outlook, of een eigen mailbox via IMAP.
- Iemand die toestemming mag geven voor de koppeling. Bij Google Workspace en Microsoft 365 is dat vaak de beheerder.
- Het e-mailkanaal aangezet voor jouw merk. Het kanaal is nog in besloten beta, dus wij zetten het per merk aan.
Staat E-mail op het Kanalen-scherm nog als Binnenkort beschikbaar? Dan is het kanaal voor jouw merk nog niet vrijgegeven en kun je de rij nog niet openen. Laat het ons weten, dan zetten we je op de lijst.
Hoe het werkt
Je koppelt je mailbox
Je meldt je aan bij Gmail of Outlook, of je vult de gegevens van je eigen mailserver in. Daarna wijs je die mailbox aan als de mailbox van dit kanaal.
Er komt een e-mail binnen
De agent leest het bericht en gebruikt de kennis van je merk: je website, je FAQ en wat je verder hebt vastgelegd.
De agent zet een concept klaar
Het concept staat in de map Concepten van je mailbox, in dezelfde thread, met het oorspronkelijke bericht eronder. Meestal binnen een halve minuut.
Jij leest na en verstuurt
Je past aan wat je wilt aanpassen en drukt op verzenden. Niets doen mag ook: een concept dat je niet verstuurt, gaat nergens heen.
Elke thread wordt in Heyloha ook als gesprek bewaard, zodat je kunt terugzien wat de agent heeft geschreven.
Wat de agent op e-mail wel en niet doet
- Wel: alle vragen in een bericht beantwoorden, ook als het er drie zijn.
- Wel: doorgaan op een lopende thread, inclusief wat er eerder is gezegd.
- Wel: eerlijk zijn over wat hij niet weet, in plaats van iets te verzinnen.
- Niet: zelf verzenden, afspraken inplannen, gegevens naar je CRM sturen of een gesprek overdragen aan een collega. Die acties zijn op e-mail uitgeschakeld.
Daarom zie je op het e-mailkanaal ook minder instellingen dan bij de webchat. Op het Handover-scherm kun je e-mail niet als kanaal kiezen, en alles wat om een live gesprek draait, zoals Agenda en Functionaliteit, heeft op dit kanaal geen effect.
Wat wel gewoon meetelt
Identiteit, persoonlijkheid, voordelen en gedragsregels stel je op merkniveau in en die gelden ook voor e-mail. Wil je in de mail een andere toon dan in de webchat, dan stel je dat per kanaal apart in.