Bepalen wanneer de AI een concept schrijft
Standaard schrijft de agent een concept voor elke binnenkomende e-mail. Voor een mailbox die alleen klantvragen ontvangt is dat prima. Komen er ook facturen, sollicitaties en interne post binnen, dan wil je het waarschijnlijk beperken. Dat doe je op het tabblad Wanneer.
Open het tabblad Wanneer
Bovenaan staat in een regel wat de agent op dit moment doet. Lees die regel: dat is de plek waar je zeker ziet of je regels echt iets afschermen.
Zet Alleen bij e-mails die aan mijn regels voldoen aan
Daaronder verschijnt de lijst met regels.
Voeg een regel toe
Geef de regel een naam, bijvoorbeeld Vraag over woning. Beschrijf daarna bij Concept schrijven wanneer in gewone taal om welke situatie het gaat, bijvoorbeeld: de afzender stelt een vraag over een woning, een bezichtiging of een bod.
Sla op
Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.
De schakelaar aanzetten is niet genoeg. Zolang er geen enkele regel in de lijst staat, schrijft de agent nog steeds voor elke e-mail een concept. De regel bovenaan het tabblad zegt dat dan ook.
Regels schrijven die werken
- Schrijf in gewone taal. De agent leest het binnenkomende bericht en bepaalt zelf of die situatie zich voordoet, je hoeft geen zoekwoorden op te geven.
- Beschrijf de situatie, niet de woorden. De klant vraagt naar de status van een bestelling werkt beter dan bestelling, order, pakket.
- Begin ruim en knijp daarna dicht. Een regel die te streng staat, laat vragen liggen zonder dat je het merkt.
- Je kunt maximaal zes regels toevoegen.
E-mail die aan geen enkele regel voldoet, blijft gewoon in je mailbox staan. Er wordt alleen geen concept voor geschreven.
Een regel met een omschrijving maar zonder naam kun je niet opslaan. Geef hem een naam of verwijder hem, anders blijft opslaan weigeren.